Tại sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần ứng dụng phần mềm ERP?

Áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đang nhận được nhiều sự quan tâm từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) trong thời kỳ số hóa bùng nổ như hiện nay. Tuy nhiên, việc triển khai ERP chưa phổ biến nhiều tại các doanh nghiệp SME. Bài viết dưới đây, S.I.S sẽ cung cấp một số lý do mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần ứng dụng phần mềm ERP. 

1. Những thách thức khiến doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa áp dụng phần mềm ERP

Một số những rào cản khiến nhiều doanh nghiệp SME ngại áp dụng phần mềm quản trị tổng thể ERP:

Chi phí triển khai lớn

Lý do dễ nhận thấy nhất là chi phí đầu tư khá lớn. Các loại chi phí cần bỏ ra phải kể đến bao gồm: Chi phí bản quyền, chi phí nâng cấp hệ thống, chi phí phát triển,...Chi phí triển khai ERP là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, không thể phủ nhận về những hiệu quả vượt trội mà ERP mang lại. Hiện nay cũng có nhiều nhà cung cấp phần mềm có chi phí phù hợp với doanh nghiệp SME mà mang lại hiệu quả.

Vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc khi lựa chọn triển khai phần mềm erp cũng như lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín.

>>>TỔNG CHI PHÍ TRIỂN KHAI PHẦN MỀM ERP

Doanh nghiệp chưa có thói quen ứng dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp

Hiện nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí một vài doanh nghiệp trải nghiệm quãng thời gian hình thành hầu như vẫn chưa áp dụng những tiến bộ về công nghệ thông tin vào quản trị mà vẫn quản lý doanh nghiệp theo cách truyền thống thủ công.

Mặt khác, đội ngũ nhân viên sẽ là khó khăn tiếp theo mà các nhà quản lý phải đối mặt. Chất lượng nguồn nhân lực ở nước ta hiện nay chưa tốt, kiến thức về công nghệ của người lao động vẫn còn rất hạn chế. Việc đưa công nghệ số vào quy trình làm việc sẽ làm cho nhân viên gặp bỡ ngỡ và khó khăn, nhiều khi làm xáo trộn quy trình làm việc và ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động kinh doanh của công ty.

Doanh nghiệp nên khảo sát tình hình sử dụng CNTT kỹ càng của nhân viên để tránh lãng phí trong quá trình triển khai ERP.

Triển khai phần mềm erp mất khá nhiều thời gian

Vì ERP là một hệ thống lớn bao gồm nhiều module chức năng và thay thế hoàn toàn các phần mềm rời rạc, riêng lẻ đang được sử dụng tại doanh nghiệp. Các module này có tính liên kết thông tin giữa các bộ phận, phòng ban. Bên cạnh đó là các báo cáo đa chiều, sâu rộng về mọi hoạt động của doanh nghiệp nên việc triển khai ERP sẽ mất một thời gian khá dài.

Do đó, để việc triển khai được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả thì doanh nghiệp cần có những kế hoạch chi tiết và thống nhất ngay từ khi triển khai hệ thống lúc ban đầu để tránh làm chậm dự án. Một trong những đơn vị có kinh nghiệm lâu năm trong việc thực hiện các dự án ERP, S.I.S Việt Nam hiểu nhanh chóng những yêu cầu của các doanh nghiệp. Do vậy, tùy thuộc vào đặc thù hay lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mà S.I.S triển khai với thời gian phù hợp, thông thường thời gian triển khai khá ngắn tầm 3-6 tháng.

Không thống nhất giữa đơn vị cung cấp phần mềm và doanh nghiệp

Bởi ERP là một mảng khá đặc thù, các chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý còn khá mơ hồ về khái niệm của chúng nếu không phải người trong ngành. Vì thế, quá trình trao đổi bước đầu giữa đơn vị cung ứng giải pháp ERP và doanh nghiệp sẽ có thể gặp nhiều khó khăn do hai bên chưa thực sự hiểu nhau.

Nếu đơn vị cung cấp không nắm rõ được nhu cầu của doanh nghiệp thì rất có thể dẫn đến tư vấn sai hoặc thiết kế hệ thống ERP không phù hợp với doanh nghiệp. 

Để tránh xảy ra tình trạng này,  phía doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về phần mềm và nhà cung cấp cần diễn đạt rõ ràng, trực quan nhất để doanh nghiệp dễ hình dung.

Đây là một số những thách thức cho doanh nghiệp vừa và nhỏ khi triển khai hệ thống ERP. Nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp ngại khó bởi khi áp dụng thành công thì lợi ích mà ERP mang lại là rất lớn.

2. Lý do các doanh nghiệp SME nên ứng dụng phần mềm ERP

Những lo ngại của các chủ doanh nghiệp về phần mềm đã được giải quyết. Bởi hiện nay, nhiều nhà cung cấp phần mềm tại Việt Nam có mức giá cực hợp lý đối với hầu hết các doanh nghiệp, đáp ứng được mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Các lý do mà doanh nghiệp nên cân nhắc khi áp dụng:

Hiệu suất công việc được tăng cao

Doanh nghiệp buộc luôn muốn cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết, nâng cao năng suất sản xuất để từ đó tăng biên lợi nhuận. Đặc biệt trong bối cảnh sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng khốc liệt. Triển khai hệ thống ERP chính là chìa khóa giải quyết cho bài toán này bởi:

• ERP giúp xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua cộng tác, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
• Truy xuất, tìm kiếm dữ liệu nhanh hơn từ đó giúp đẩy mạnh hiệu quả làm việc.
• Tất cả các dữ liệu, thông số của doanh nghiệp đều được tích hợp, tổng hợp trên hệ thống ERP; nhờ đó cấp quản lý sẽ nhanh chóng nắm tình hình hoạt động và ra quyết định

Tiết kiệm chi phí vận hành

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí hoạt động là vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Khi áp dụng phần mềm ERP, các dữ liệu được lưu trữ hệ thống và quản lý hiệu quả, quy trình thủ công được tự động hóa, phân công công việc hợp lý, kiểm soát hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên. Do đó, có thể cắt giảm tối đa chi phí hoạt động để có vốn đầu tư cho những thương vụ lớn hơn trong tương lai.

>>> Tại sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần ứng dụng phần mềm ERP

Hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác

Với ERP, dữ liệu luôn có sẵn và được cập nhật với giao diện trực quan và khoa học. Chính vì vậy, các chủ doanh nghiệp quản lý sẽ cảm thấy tự tin hơn khi đưa ra các quyết định liên quan đến doanh nghiệp. Các quyết định của họ sẽ chính xác hơn dựa trên dữ liệu các báo cáo mà ERP cung cấp.

Đơn giản hóa quá trình quản lý doanh nghiệp

Thông thường, nhà quản trị phải đọc rất nhiều các báo cáo từ các bộ phận khác nhau: báo cáo bán hàng, báo cáo kế toán, kiểm kho, chăm sóc khách hàng…Điều này, sẽ tốn khá nhiều thời gian, việc nắm rõ tình hình công ty sẽ gặp khó khăn hoặc không hiệu quả.

Khi sử dụng phần mềm ERP, việc lập kế hoạch và báo cáo dễ dàng hơn. Dữ liệu chính xác, thời gian thực có thể được tạo và chia sẻ, các hoạt động kinh doanh đều được lưu trên hệ thống. Bất cứ khi nào người quản lý cũng có thể theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp kịp thời.

Tăng sự hài lòng của khách hàng

Ở phần mềm ERP có tính năng quản trị quan hệ khách hàng. Tính năng này cung cấp cho doanh nghiệp đầy đủ như công cụ của một phần mềm chăm sóc khách hàng thông thường. Đây cũng là một công cụ chăm sóc khách hàng toàn diện. Sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP sẽ giúp các thông tin được liên kết, cập nhật chính xác liên tục, từ đó doanh nghiệp có thể chăm sóc hiệu quả khách hàng cũ đồng thời gia tăng được tối đa những khách hàng mới.

Đồng thời, tính năng quản trị quan hệ khách hàng của phần mềm ERP còn có khác biệt so với các phần mềm chăm sóc khách hàng thông thường đó là được liên kết với các tính năng khác của phần mềm như tính năng quản trị hoạt động bán hàng, quản lý kho,…

Phần mềm ERP hỗ trợ lên kế hoạch sản xuất

ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch và kiểm soát quá trình sản xuất từ lúc hoạch định đến tính giá thành. Đồng thời kiểm soát thời gian đặt hàng cho việc cung ứng hàng hóa, nguyên vật liệu, công suất từng khâu sản xuất, số lượng tồn kho hiện tại (nếu có) của vật tư, hàng hoá.

Việc lên kế hoạch sản xuất hiệu quả của phần mềm quản trị ERP còn giúp hoạt động kinh doanh và mua hàng diễn ra trơn tru đúng theo quy trình, tránh tình trạng thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa. Nhờ đó quá trình thống kê và lập kế hoạch kỳ sau cũng trở nên nhanh chóng dễ dàng hơn.

\

3. Doanh nghiệp nên ứng dụng hệ thống ERP khi nào?

Hệ thống ERP được thiết kế ra nhằm giúp nhà lãnh đạo giải quyết được các vấn đề khác nhau trong quản lý và vận hành doanh nghiệp. Vậy, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP khi:

• Doanh nghiệp thường xuyên có những sai sót trong quá trình nhập dữ liệu và truy xuất dữ liệu
• Có quá nhiều phần mềm rời rạc đang sử dụng trong doanh nghiệp
• Khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng kinh doanh, mở thêm chi nhánh
• Doanh nghiệp chưa có được phân tích chuyên sâu, báo cáo tổng thể
• Các doanh nghiệp muốn chuyển đổi số nhanh chóng, nâng cao khả năng cạnh tranh

>>> Áp dụng phần mềm ERP như thế nào để hoạt động hiệu quả?

Như vậy, thông qua những lợi ích vượt trội của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp thì việc đầu tư để ứng dụng phần mềm quản trị là khá xứng đáng. Hệ thống ERP là giải pháp giúp  doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí. Nếu bạn muốn xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể, hãy liên hệ với các chuyên gia của S.I.S với kinh nghiệm lâu năm thiết kế phần mềm theo yêu cầu, S.I.S hiểu rõ những nhu cầu mong muốn của doanh nghiệp khi triển khai. Hãy để việc quản lý doanh nghiệp của bạn dễ dàng và tăng khả năng cạnh tranh với phần mềm quản trị doanh nghiệp SIS ERP sme. 

Tìm hiểu về phần mềm SIS ERP sme TẠI ĐÂY

Liên hệ với chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn về phần mềm miễn phí theo phương thức sau:

• Fanpage: www.facebook.com/PhanmemketoanSISVN
• Zalo: zalo.me/1342865692358366846
• Hotline: 0912.210.210
• Email: phanmem@sis.vn