Áp dụng phần mềm ERP như thế nào để hoạt động hiệu quả?

Phần mềm ERP là một trong những giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất trong thời kỳ số hóa như hiện nay. Bên cạnh đó, không ít doanh nghiệp vẫn còn đang phân vân về cách thức của ERP vận hành và làm thế nào để phần mềm này hoạt động hiệu quả. Bài viết dưới đây của S.I.S sẽ bật mí cho bạn cách để hệ thống ERP hoạt động hiệu quả nhất.

1. Tầm quan trọng của phần mềm ERP

Không thể phủ nhận những lợi ích to lớn về phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp, chỉ với một phần mềm duy nhất mà các công việc của các phòng ban trong công ty đều được đơn giản hóa, nâng cao năng suất làm việc và các dữ liệu cũng đều được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất, đảm bảo tính liên kết thông tin giữa các bộ phận được trôi chảy hơn, tín bảo mật được đảm bảo an toàn.

Những giá trị mà ERP mang lại là rất lớn, do đó để nó hoạt động được hiệu quả nhất thì doanh nghiệp nên có những kế hoạch cụ thể và rõ ràng trước khi triển khai phần mềm. Khoảng thời gian đầu, có thể doanh nghiệp bạn sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí, tuy nhiên nếu biết cách ứng dụng thì hiệu quả mà ERP mang lại trong tương lai là không hề nhỏ.

Tầm quan trọng của phần mềm ERP

» Phần mềm quản lý ERP và những lợi ích mang lại cho doanh nghiệp

Để ERP hoạt động hiệu quả nhất thì mỗi doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP? 

2. Cần chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP ?

Dưới đây là những lời khuyên trước khi bạn muốn triển khai ứng dụng một phần mềm ERP:

Hiểu rõ bản chất của ERP

Bản chất hoạt động của ERP đó chính là quản lý và tích hợp các bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất, qua đó giúp người lãnh đạo có thể sử dụng và phân bổ các nguồn lực trong doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn. Do đó, phần mềm ERP sẽ đóng vai trò chính trong việc thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích các dữ liệu và lập báo cáo tổng quan, chi tiết.

Triển khai ERP không chỉ là cài đặt một phần mềm mà còn là xây dựng một quy trình hoạt động chuẩn. Toàn bộ quá trình làm việc được thực hiện trên cơ sở tài nguyên duy nhất. Vì vậy, hiểu được bản chất của việc triển khai ERP sẽ giúp cho các doanh nghiệp xác định được hướng đi đúng đắn, hạn chế mắc phải sai lầm khi triển khai.

Xác định yêu cầu và mục tiêu cần đặt ra cho dự án

Khi đã nắm rõ được bản chất của ERP, việc tiếp theo đối với mỗi doanh nghiệp là xác định yêu cầu và mục tiêu cấp cao cần đặt ra cho mỗi dự án. Thông qua đó, doanh nghiệp cần phải đánh giá được quy trình của mình có thực sự phù hợp triển khai ERP hay không. Đồng thời, lãnh đạo doanh nghiệp cũng cần có kế hoạch để kiểm soát, đánh giá quy trình của mỗi phòng ban.

Xây dựng đội ngũ quản lý thực hiện ERP

Để có được hệ thống ERP chất lượng, bên cạnh việc lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp ERP chuyên nghiệp, thì đội ngũ nhân sự tham gia vào việc quản lý thực hiện ERP cũng đóng vai trò quan trọng.

Do đó, trước khi thực hiện cách sử dụng hệ thống ERP doanh nghiệp cần xây dựng một đội ngũ quản lý nội bộ. Những cá nhân này sẽ là người chủ động thực hiện, đưa ra yêu cầu chi tiết đối với việc triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế lệ thuộc quá mức vào các đơn vị cung cấp.

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Hiện nay, trên thị trường không ít các đơn vị cung cấp phần mềm với chi phí hợp lý, công nghệ hiện đại,...Tuy nhiên, không phải nhà cung cấp nào cũng có bề dày về kinh nghiệm triển khai nhiều dự án và được các doanh nghiệp tin tưởng và đồng hành. Vì vậy, để hạn chế nhiều lỗi bất cập trong quá trình sử dụng, chúng tôi khuyên bạn nên lựa chọn những nhà cung cấp uy tín, có nhiều thâm niên trong việc triển khai ERP. Bạn có thể tìm hiểu về phần mềm SIS (tên cũ là phần mềm SAS). S.I.S Việt nam là nhà cung cấp uy tín với bề dày về kinh nghiệm hơn 20 năm, luôn là đối tác bền vững đối với các doanh nghiệp trong và ngoài nước.

3. Ứng dụng phần mềm ERP như thế nào để hoạt động hiệu quả?

Bất kì phần mềm nào dù có chất lượng đến đâu nhưng nếu áp dụng không đúng cách đều sẽ phản tác dụng, một số lưu ý để phần mềm ERP hoạt động hiệu quả:

Chuẩn hóa quy trình hoạt động, dữ liệu kinh doanh

Bước quan trọng đầu tiên khi triển khai ERP cho doanh nghiệp chính là chuẩn hóa quy trình hoạt động cũng như toàn bộ cấu trúc dữ liệu. Lúc này phần mềm ERP sẽ là công cụ tuyệt vời để chia sẻ đồng nhất dữ liệu, chuẩn hóa quy tắc xử lý và tiêu chuẩn định dạng của các dữ liệu.

Phân quyền kiểm soát quy trình, tiếp cận thông tin

Các hệ thống ERP đều cho phép người quản lý chia sẻ quyền xem, nhập và truy cập dữ liệu tới tất cả nhân viên, bộ phận cũng như phòng ban của tổ chức tùy theo vị trí, cấp bậc. Chính vì thế tất cả mọi thông tin sẽ được cập nhật tức thời, chính xác và xử lý chỉ trong 1 lần, tránh nhầm lẫn, chồng chéo thông tin dữ liệu 

Khai thác khả năng Workflow của hệ thống ERP

Sau khi đã phân quyền kiểm soát các doanh nghiệp tiếp tục thực hiện Workflow để phân chia công việc cho từng phòng ban cụ thể. Tất cả thông tin công việc đều sẽ được truyền từ vị trí này đến vị trí khác hoàn toàn tự động. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho việc trao đổi qua lại giữa các bộ phận và hạn chế sai sót phát sinh trong quá trình trao đổi như cách làm việc thông thường.

Ứng dụng công cụ phân tích

Để nắm bắt được tình hình thực tế của quá trình thực hiện các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp các bạn có thể ứng dụng công cụ phân tích thông qua hệ thống báo cáo, phân tích chính xác tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Đây chính là công cụ đắc lực nhất của hệ thống ERP đối với những nhà quản lý, giúp lãnh đạo doanh nghiệp luôn nắm được chính xác hoạt động của mọi phòng ban, đưa ra các giải pháp xử lý kịp thời cho mọi vấn đề phát sinh.

Theo dõi và điều chỉnh quy trình hoạt động

Để ERP hoạt động hiệu quả nhất thì công đoạn cuối cùng đó chính là tái thiết kế quy trình kinh doanh đảm bảo thích ứng với hoạt động của phần mềm ERP, tránh được các trục trặc trong quá trình thực hiện.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi để nhận hỗ trợ tư vấn miễn phí qua hotline: 0912.210.210 hoặc đăng ký dươi đây: