Giải quyết khó khăn quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp thương mại và phân phối

Xử lý hàng tồn kho vẫn luôn là một bài toán lớn khó giải quyết của các doanh nghiệp ngành kinh doanh và phân phối. Bởi lượng hàng hóa luân chuyển hàng ngày cực kỳ lớn, mặt hàng đa dạng khiến cho những nhà quản lý gặp rắc rối. Để giải quyết vấn đề này, bạn hãy cùng SIS tìm hiểu ngay ở nội dung bài viết sau.

1. Doanh nghiệp thương mại và phân phối gặp khó khăn ra sao trong quản lý hàng tồn?

Kinh doanh và phân phối tức là cung cấp sản phẩm, hàng hóa đến đúng người, đúng thời điểm. Thế nhưng đang có nhiều “thế lực” cố chống lại bạn trong “sứ mệnh” cao cả này, đặc biệt là quản lý kho hàng tồn. Doanh nghiệp của bạn cần phải chuẩn bị thật tốt, dồn lực để vượt qua thách thức này.

Không đáp ứng được nhu cầu khách hàng:

Thật tồi tệ nếu khách hàng không thể có được thứ mà họ mong muốn. Tình trạng hàng hóa hết, hàng bị trả lại có thể đến từ nhiều nguyên nhân khác nhau nhưng nó đem đến 1 kết quả duy nhất đó chính là: Không đáp ứng nhu cầu của người dùng.

Dự trữ hàng hóa lớn:

Số lượng hàng hóa tồn kho lớn không thể di chuyển nhanh sẽ là một vấn đề lớn mà doanh nghiệp của bạn gặp phải. Đặc biệt, bạn cũng không thể sử dụng hàng tồn kho đấy để làm vốn kinh doanh cho lĩnh vực khác (đây là một hạn chế khá lớn của hàng tồn, để yên một chỗ sẽ hao mòn dần). Có thể nói đó là không gian dùng để lưu trữ hàng hóa mới, nhưng cũng là nơi khiến bạn giảm giá cực sâu để giải phóng toàn bộ không gian quá tải đó.

Thiếu tầm nhìn trong tổ chức:

Bạn là một doanh nghiệp lớn, nhiều kho, nhiều mặt hàng nên sẽ rất dễ rơi vào trường hợp không biết sản phẩm đang cần ở chi nhánh nào. Đặc biệt, kho hàng lại không có khả năng hiển thị theo thời gian thực, khiến bạn không thể tư vấn, cung cấp thông tin cho khách hàng. Nói một cách khác là chính bạn đang bỏ lỡ cơ hội cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn.

Lỗi thủ công:

Lỗi con người hay lỗi thủ công là một vấn đề thường xuyên gặp phải trong khâu quản lý hàng tồn kho. Chỉ cần nhập thông tin sai một lỗi nhỏ có thể đẩy chi phí lên cao. Đối với các doanh nghiệp lớn thì nhân sự nhập dữ liệu cũng nhiều, khi có quá nhiều người tham gia vào 1 công đoạn lại càng khó kiểm soát và phát hiện lỗi sai hơn.

2. Những hậu quả mà phía doanh nghiệp phải gánh khi quản lý hàng tồn không tốt

Doanh nghiệp kinh doanh và phân phối sẽ phải gánh chịu rất nhiều hậu quả nếu như quản lý hàng tồn kho không hiệu quả. Cụ thể như sau:

Mất danh tiếng

Về cơ bản thì các hoạt động kinh doanh, phân phối đều dựa vào mối quan hệ. Kể cả khi thương mại đang cực kỳ phát triển nhưng khách hàng vẫn muốn và có xu hướng hợp tác với các doanh nghiệp mà họ tin tưởng, giúp họ giải quyết tốt các vấn đề.

Nếu như việc quản lý, cập nhật hàng tồn kho không tốt, bạn không thể làm hài lòng khách hàng, điều này có thể ảnh hưởng đến thương hiệu (internet càng phát triển lại càng khiến cho việc chia sẻ trải nghiệm xấu và tốt của người dùng phát tán nhanh hơn. Tốc độ lan truyền của nó sẽ khiến bạn phải bất ngờ đó). Từ đó sẽ khiến cho khách hàng mới phải đặt dấu hỏi chấm lớn với thương hiệu của bạn, tại sao họ phải đặt niềm tin ở bạn? Nếu bạn không thể đáp ứng nhu cầu của họ ở thời điểm hiện tại thì tại sao họ phải tin tưởng bạn ở tương lai?

Những vấn đề trong khâu quản lý kho sẽ khiến cho mối quan hệ giữa doanh nghiệp – khách hàng – đối tác căng thẳng hơn.

Giảm doanh thu

Rất đơn giản, nếu bạn không đáp ứng được nhu cầu cho khách hàng một cách đúng, đủ, kịp thời thì sẽ khiến cho nhu cầu biến mất. Đồng thời chính bạn cũng đang nhường lại cơ hội cho đối thủ cạnh tranh. Không bán được hàng đương nhiên doanh thu sẽ bị giảm đi rất nhiều.

Các chi phí tăng cao

Như đã nói ở trên, hàng tồn kho nếu không di chuyển được sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền (doanh nghiệp phải “chôn” tiền một chỗ) và không gian lưu trữ, năng lượng. Ngoài ra, nó còn khiến cho các chi phí tăng cao như: Phí bảo hiểm, kiểm soát khí hậu, khấu hao sản phẩm, sản phẩm lỗi thời, hết hạn,…

Nhìn chung, doanh nghiệp kinh doanh và phân phối sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề từ mối quan hệ đến doanh thu. Để giải quyết vấn đề trên, doanh nghiệp sẽ phải làm như thế nào?

3. Giải quyết vấn đề hàng tồn kho bằng cách nào?

Với phần mềm SIS ERP, bạn hoàn toàn không còn phải lo lắng bài toán hàng tồn kho. SIS ERP ngành kinh doanh và phân phối cung cấp các giải pháp toàn diện nhất, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện, kịp thời xử lý mọi tình huống phát sinh, trong đó tính năng “Giữ mức tồn kho vừa đủ” sẽ giúp xử lý hàng tồn kho một cách triệt để, cụ thể như sau:

Giúp quản lý nhiều địa điểm - kho

• Sẽ không có giới hạn về số lượng kho, cửa hàng nên bạn dễ dàng quản lý tồn kho cho toàn bộ cửa hàng.
• Có thể kiểm tra tình hình chi tiết của từng kho hàng.
• Cho phép kiểm soát biến động hàng tồn kho và chuyển mặt hàng giữa các kho với nhau.

Cài đặt quyền quản lý

• Có thể thiết lập quyền quản lý cho các kho - cửa hàng đến từng người phụ trách. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng phân cấp công việc và quản lý dễ dàng hơn.

Tính toán tự động số lượng xuất - nhập tồn

• Toàn bộ phiếu mua hàng, bán hàng, sản xuất đều được phản ánh một cách tự động lên hệ thống kho, giúp người quản lý kịp thời nắm bắt được các thông tin, giấy tờ quan trọng.
• Người sử dụng không cần phải nhập dữ liệu nhiều lần, hạn chế việc thủ công để tránh sai sót.
• Phần mềm có thể phản ánh, cập nhật dữ liệu chính xác theo thời gian thực.

Quản lý tồn kho theo thời gian thực

• Có thể tự do kết nối và sử dụng ở bất kỳ đâu, kể cả bạn đi công tác, làm việc ở nhà vẫn có thể theo dõi và quản lý kho hàng theo thời gian thực mà không cần bộ phận kho gửi báo cáo.

Kết luận

Như vậy, bài viết trên đây bạn đã cùng SIS tìm hiểu xong về vấn đề giải quyết hàng tồn kho cho doanh nghiệp thương mại và phân phối bằng phần mềm SIS ERP. Với tính năng “Giữ mức tồn kho vừa đủ” kho hàng sẽ luôn luôn trong trạng thái ổn định, đủ để cung cấp hàng hóa ra thị trường, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài nguyên.