Những khó khăn khi quản lý công việc
Dù là doanh nghiệp vừa là nhỏ hay doanh nghiệp có quy mô lớn thì các vấn đề về quản lý công việc hiệu quả luôn là một trong những khó khăn cho từng cá nhân trong công ty nói riêng và cho các cấp quản trị nói chung. Một số khó khăn khi quản lý công việc bao gồm:
- Thiếu hệ thống quản lý hiệu quả: Khối lượng công việc ngày càng tăng cao, khiến việc kiểm soát nhân viên trở nên khó khăn hơn. Cùng với đó, khối lượng dữ liệu và thông tin tích lũy qua các năm cũng gây ra nhiều khó khăn trong việc quản lý.
- Thiếu sự đồng bộ trong việc quản lý công việc: Tại nhiều doanh nghiệp, thông tin về công việc thường được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau như email, các tập tin Excel, ghi chú giấy, hoặc thậm chí trong đầu của mỗi cá nhân. Điều này dẫn đến sự phân tán thông tin và công cụ, làm cho việc tìm kiếm thông tin và cập nhật tiến độ trở nên tốn thời gian và khó khăn hơn.
- Khó khăn trong việc theo dõi tiến độ công việc: Không thể theo dõi mỗi hoạt động của từng công nhân một cách chi tiết là nguyên nhân chính gây ra khó khăn này. Hậu quả là ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm và tiến độ công việc.
- Khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả công việc: Việc thiếu phần mềm quản lý công việc phù hợp gây ra những khó khăn đáng kể trong việc đánh giá hiệu suất và đưa ra phương án chiến lược mới. Công cụ này tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý tổ chức và điều chỉnh các hoạt động làm việc.
- Không kiểm soát được khối lượng công việc của nhân viên cũng như giao việc không phù hợp với năng lực của nhân viên cũng là những khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải.
Quản lý công việc sẽ
giúp doanh nghiệp
Đối với tổ chức
Quản lý công việc đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, kế hoạch và nguồn lực: điều này tạo ra sự rõ ràng và định hướng cho quá trình triển khai
- Giám sát, điều phối và đánh giá quá trình thực hiện: việc này đảm bảo công việc được thực hiện đúng kế hoạch và đạt hiệu quả cao.
- Gia tăng hiệu quả quản trị nguồn nhân lực: quản lý công việc giúp phát hiện và phát huy những nhân tố tích cực, đồng thời uốn nắn những hạn chế của nhân viên.
- Cải tiến bộ máy vận hành của tổ chức: việc đo lường hiệu quả của công tác quản trị là cơ sở để họ đưa ra giải pháp cải tiến bộ máy và vận hành, nâng cao hiệu quả của tổ chức.
Đối với nhà quản lý
Nhà quản lý nắm bắt được năng lực, trình độ của nhân viên, nhìn nhận toàn bộ quá trình thực hiện công việc và đo lường hiệu quả. Cụ thể là:
- Quản lý công việc giúp tăng cường hiệu suất làm việc bằng cách tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả. Quản lý có thể dễ dàng lập kế hoạch công việc, giao việc cho nhân viên và theo dõi tiến độ công việc một cách chính xác, từ đó đảm bảo mọi nhiệm vụ đều hoàn thành đúng hạn.
- Ngoài ra, bằng cách ưu tiên và phân chia thời gian cho các công việc quan trọng, quản lý có thể đảm bảo rằng các công việc được hoàn thành theo đúng ưu tiên và mục tiêu của tổ chức.
- Cuối cùng, quản lý công việc cung cấp các công cụ quản lý đội nhóm một cách hiệu quả. Nhà quản lý có thể dễ dàng tương tác với nhân viên, chia sẻ thông tin và cập nhật tiến độ công việc. Điều này giúp cải thiện sự hợp tác nhóm và tăng cường hiệu suất làm việc tổng thể.
Đối với nhân viên
Đối với từng cá nhân trong doanh nghiệp, việc quản lý công việc từ cấp thấp đến cấp cao sẽ tạo ra một quy trình xử lý, điều phối nhịp nhàng, xây dựng một văn hóa doanh nghiệp bền chặt hơn.
Tăng cường hiệu suất làm việc: quản lý công việc giúp nhân viên có thể dễ dàng xem danh sách công việc, lập kế hoạch làm việc và ưu tiên các nhiệm vụ, giúp họ tăng cường hiệu suất làm việc cá nhân.
Quản lý công việc cũng tạo điều kiện cho nhân viên tự quản lý thời gian làm việc và tự chủ trong việc hoàn thành công việc, từ đó tăng cường sự tự tin và sự độc lập trong công việc.
Cuối cùng, nhân viên nhận được các phản hồi định kỳ về hiệu suất làm việc. Nhân viên có thể dễ dàng xem tiến độ công việc và nhận được phản hồi từ quản lý, giúp họ cải thiện và phát triển kỹ năng làm việc một cách liên tục.
quản lý công việc
- Tạo ra các dự án mới, thiết lập các thông tin cơ bản như tên dự án, mô tả, ngày bắt đầu và kết thúc.
- Gán các dự án với các thẻ ưu tiên và trạng thái để dễ dàng quản lý và phân biệt.
- Phân công nhiệm vụ và nguồn lực, cho phép người dùng phân chia công việc một cách hợp lý và hiệu quả.
- Gắn kết các nhiệm vụ cụ thể với các thành viên trong nhóm, giúp đảm bảo rằng mỗi công việc được giao đúng người và theo đúng tiến độ.
- Tính năng này cho phép người dùng dễ dàng tạo và quản lý các nhiệm vụ, từ gán địa chỉ, ưu tiên, thời hạn đến các thông tin liên quan khác. Điều này giúp người dùng có thể tổ chức và theo dõi công việc của mình một cách có hệ thống và khoa học.
- Cung cấp các công cụ để theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và công việc. Thông tin về mức độ hoàn thành, thời gian đã dành và thời hạn sẽ được cập nhật và hiển thị rõ ràng, giúp người dùng biết được tình hình làm việc và có thể điều chỉnh kế hoạch linh hoạt.
- Đưa ra thông báo và nhắc nhở giúp người dùng luôn được cập nhật về các sự kiện, nhiệm vụ và thời hạn sắp đến hoặc đã qua. Điều này hạn chế rủi ro quên mất công việc quan trọng và giúp mọi người làm việc theo đúng tiến độ.
- Hỗ trợ tương tác nhóm thông qua chia sẻ nhiệm vụ, gán công việc cho thành viên và theo dõi tiến độ. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và làm việc nhóm, qua đó tăng cường hiệu suất và chất lượng của dự án.
- Phân công nhiệm vụ công bằng
- Giao việc một cách rõ ràng
- Tạo điều kiện cho sự phát triển
- Theo dõi và đánh giá chính xác
- Tạo môi trường làm việc tích cực
- Xác định các tiêu chí đánh giá: Xác định rõ ràng các tiêu chí cần được đánh giá để đảm bảo mục tiêu và kỳ vọng của công việc được hiểu rõ. Các tiêu chí có thể bao gồm thành tích công việc, kỹ năng, sự đóng góp vào nhóm, và các tiêu chuẩn hiệu suất khác.
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Thiết lập mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được cho mỗi nhân viên. Những mục tiêu này nên phản ánh những gì được mong đợi từ nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định và được đạt được sự đồng thuận trước.
- Phản hồi xây dựng: Cung cấp phản hồi cụ thể và có tính xây dựng về hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhấn mạnh vào những điểm mạnh và cung cấp các gợi ý để cải thiện các điểm yếu.
- Chấm điểm công việc: Sử dụng hệ thống chấm điểm hoặc bảng điểm để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Đảm bảo rằng các tiêu chí đánh giá được áp dụng một cách công bằng và rõ ràng.
- Xác định yêu cầu báo cáo
- Xác định người nhận và lịch trình gửi báo cáo
- Tạo và phân phối báo cáo
- Thu thập phản hồi và đánh giá
Tại sao nên chọn SIS ERP ONLINE
Dữ liệu được bảo mật và sao lưu tự động
Dễ triển khai và sử dụng
Tiết kiệm chi phí
Khả năng mở rộng và linh hoạt
Tiết kiệm thời gian và nhân lực
Tích hợp dễ dàng
Câu hỏi thường gặp
Có, SIS ERP SME có thể tích hợp với nhiều phần mềm khác như CRM, HRM, MES, SCM, BI, kế toán, bán hàng, v.v. để tạo thành một hệ thống quản lý tổng thể.
Lợi ích của tích hợp ERP với các hệ thống khác bao gồm:
- Tăng cường tính liên tục và chính xác của dữ liệu
- Tăng cường khả năng tự động hóa
- Nâng cao hiệu quả quản lý
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng
- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng
- Nâng cao năng lực cạnh tranh
Dữ liệu trong SIS ERP Online được lưu trữ Cloud an toàn và có thể truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau thông qua truy cập Internet. Đây là một bước phát triển vượt bậc của ERP và cũng là xu hướng sử dụng của nhiều doanh nghiệp hiện nay.
Một số ưu điểm của lưu trữ dữ liệu trên Cloud tại SIS ERP Online bao gồm:
- Lưu trữ dữ liệu một cách an toàn
- Không tốn chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng ban đầu
- Kết nối và lấy dữ liệu mọi lúc mọi nơi bằng Internet
- Tương thích với đa thiết bị