ERP là một phần mềm lớn bao quát tất cả các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa vào quy mô và loại hình kinh doanh, giải pháp ERP của bạn có thể tác động đến mọi bộ phận từ kế toán đến nhân sự tới phân phối sản phẩm và quản lý kho.

Một vài giải pháp mang tính tổng quát và được hướng tới quy mô của khách hàng còn các giải pháp khác được mài dũa để phù hợp với từng ngành công nghiệp cụ thể hoặc loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là ngành sản xuất. Nhưng mọi giải pháp đều có những phân hệ cốt lõi là nhóm những tính năng hỗ trợ tập hợp các chức năng kinh doanh.

Các phân hệ trong hệ thống ERP của các công ty đa quốc gia có nhiều tính năng hơn và phức tạp hơn các tính năng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ; các phân hệ được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ được đơn giản hóa để phù hợp với yêu cầu của họ.

Tóm lại, có 3 phân hệ sẽ đem lại lợi ích cơ bản khi sử dụng ERP cho bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô hay ngành công nghiệp.

1. Phân hệ tài chính kế toán quản trị - trái tim của phần mềm ERP

Phân hệ này có thể tập hợp các dữ liệu tài chính từ mọi bộ phận trong tổ chức của bạn để giúp bạn có cái nhìn tổng thể về hoạt động của tổ chức. Phân hệ tài chính xử lý tổng thể việc quản trị kế toán (bao gồm sổ cái và các khoản phải thu, phải trả), mua hàng, và thanh toán.

Một vài phân hệ cũng bao gồm cả hoạch định ngân sách, dự báo và quản lý tài sản. Một số nhà cung cấp gộp chung việc trả lương vào phân hệ tài chính của họ, trong khi số khác thì lại gộp vào phân hệ nhân sự. Mỗi phân hệ quản lý tài chính đều có chút khác biệt, vì vậy việc tìm ra cái nào hợp với chức năng tài chính trong doanh nghiệp của bạn là vô cùng quan trọng.

Để sử dụng nó một cách hiệu quả, bạn cần có khả năng tạo những báo cáo sử dụng dữ liệu thời gian thực. Những báo cáo này cũng nên dễ hiểu và thể hiện dữ liệu cho các nhân viên khác nhau trong doanh nghiệp của bạn; Giám đốc tài chính (CFO) cần một cái nhìn chắc chắn về dữ liệu tài chính và điều này không nhất thiết giống với cái nhìn mà Kế toán trưởng yêu cầu.

2. Các chức năng còn lại giúp quản lý doanh nghiệp tốt hơn

2.1. Phân hệ nhân sự giúp bạn quản lý mọi mặt về nguồn nhân lực

Phân hệ nhân sự thường được gọi là quản trị nguồn nhân lực (Human Resource Management - HRM). Phân hệ này được thiết kế để đơn giản hóa các giấy tờ HR và các công việc hành chính như quản lý thời gian, chấm công và phúc lợi cũng như cung cấp cho nhân viên những công cụ tự sử dụng, như một cổng thông tin để nhân viên tự quản lý thông tin cá nhân của mình.

Một vài phân hệ HR cũng có các ứng dụng để quản lý việc tính lương, quản trị tài năng, đào tạo và tuyển dụng, đảm bảo tuân thủ luật lao động và phân tích nguồn nhân lực.

Để sử dụng phân hệ HR hiệu quả, bạn phải chọn cái có thể hỗ trợ các tính năng mà bộ phận nhân sự của bạn phải thực hiện và phù hợp với nguồn lực của bộ phận. Ví dụ, nếu tất cả nhân viên của bạn đều làm việc hưởng lương tháng, bạn không cần các công cụ để theo dõi thẻ chấm công.

 SIS ERP là giải pháp có mẫu sẵn để các nhân viên nhân sự có thể điều chỉnh theo nhu cầu của họ và có giao diện dễ sử dụng.

2.2. Phân tích kinh doanh thông minh (BI) giúp bạn đưa ra những quyết định tốt hơn nhanh hơn

Phân hệ phân tích kinh doanh thông minh (BI) cung cấp các phân tích giúp các dữ liệu của bạn trở nên có ý nghĩa. BI có thể đem lại cho bạn cái nhìn sâu sắc về hoạt động của doanh nghiệp qua tất cả các bộ phận và tích hợp với những ứng dụng kinh doanh khác của doanh nghiệp như quản trị quan hệ khách hàng (CRM).

Điều này sẽ đem lại cho bạn cái nhìn thống nhất về tài chính, nhân sự, bán hàng, marketing và nhiều hơn nữa, tùy thuộc vào ứng dụng mà bạn đang sử dụng. Một phân hệ BI cần hoạt động theo thời gian thực và nó nên cung cấp những cách nhìn được cá nhân hóa dựa trên vai trò của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp.

Các báo cáo nên linh hoạt để bạn có thể thêm những trường mới khi bạn cần và tạo ra các công thức tùy chỉnh. Bạn cũng cần có khả năng sử dụng đồ thị và biểu đồ, đào sâu (drill-down) vào các báo cáo, sắp xếp, lọc và định dạng dữ liệu.

Phân hệ này cũng nên có khả năng tìm kiếm và hỗ trợ kết xuất ra các loại tài liệu đa dạng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Adobe PDF. Để đạt hiệu quả nhất, bạn nên tích hợp phân hệ BI với công cụ BI của nhà cung cấp thứ ba.

Phân hệ phân tích kinh doanh thông minh (BI) cung cấp các phân tích giúp các dữ liệu của bạn trở nên có ý nghĩa.

Doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng ERP, tuy nhiên khi triển khai ERP thì Doanh nghiệp cần có một số điều kiện như: Xác định mục tiêu, đã có quy trình doanh nghiệp, có nguồn lực để thực hiện

• Xác định mục tiêu: Cần biết rõ lý do và mục tiêu của doanh nghiệp khi triển khai ERP? Nhằm hướng đúng mục tiêu và có kế hoạch thực hiện rõ ràng để đạt được mục tiêu đề ra.
• Hiểu doanh nghiệp: Cần nắm rõ quy trình làm việc của doanh nghiệp, để đề ra các giải pháp phù hợp và bám sát thực tế.
• Lập kế hoạch chi tiết: Dự án thành công hay không phụ thuộc lớn vào việc tuân thủ kế hoạch đề ra.
• Kết nối: Xác định vai trò của các Stakeholder, tạo sự đồng thuận giữa tất cả những thành viên tham gia dự án hướng đến cùng mục tiêu chung là đưa dự án đến thành công. Con người là yếu tố tiên quyết để thực hiện được mục tiêu.

Tất cả những yếu tố trên tác động trực tiếp đến hoạt động của tổ chức và văn hóa ứng xử trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Khi triển khai ERP thành công sẽ đem lại những lợi ích mà doanh nghiệp nhận thấy ở ERP:

• Cung cấp thông tin tức thời. 
• Tập trung công việc giữa các bộ phận, phòng ban với nhau, tạo thành luồng thông tin xuyên suốt, minh bạch.

Ngoài ra, ERP còn sở hữu những ưu điểm sau:

• Tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp.
• Tự động hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp.
• Giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về tình hình doanh nghiệp để đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp, dựa vào các báo cáo số liệu nhanh chóng, kịp thời.
• ERP có khả năng thay đổi tùy biến theo sự phát triển của thị trường.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí. Điển hình như: chi phí vận hành, chi phí nhân công,…
• Quản lý tốt nguồn lực và tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh cao, góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

=>Vì vậy ERP sẽ làm tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp một cách mạnh mẽ.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có những dấu hiệu dưới đây thì chắc chắn rằng doanh nghiệp của bạn cần phải dùng phần mềm ERP:

1. Có quá nhiều phần mềm rời rạc đang được sử dụng ở doanh nghiệp bạn

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm đơn lẻ cho từng phòng ban khác nhau, các phần mềm này không có sự kết nối, liên kết chặt chẽ với nhau, từ đấy dẫn đến những bất cập như: dữ liệu không đồng nhất; nhập đi nhập lại dữ liệu nhiều lần, dữ liệu giữa các bộ phận khập khiễng, không khớp với nhau… Các dữ liệu sau khi được sửa chữa nhiều lần và chuyển qua chuyển lại giữa các bên cần sử dụng, nên sự sai sót diễn ra thường xuyên. Các sai sót này rất khó kiểm soát và gây nên một sự lãng phí nguồn lực rất lớn.

Thông thường, khi đầu tư các phần mềm quản lý rời rạc, doanh nghiệp sẽ ưu tiên cho các bộ phận kế toán, bán hàng trước, do đó các bộ phận còn lại bỗng nhiên sẽ trở thành một điểm yếu, trở thành nút thắt khó tháo và ảnh hưởng xấu đến đến các quá trình khác cũng như hiệu quả tổng thể của toàn bộ máy.

Quá nhiều phần mềm rời rạc khiến cho dữ liệu của doanh nghiệp không có tính liên kết.

ERP giúp ích như thế nào: Với giải pháp ERP, mọi phần mềm cần thiết này sẽ được tích hợp vào một hệ thống duy nhất, thay vì sử dụng rời rạc, riêng lẻ cho từng bộ phận. Từ đó các dữ liệu sẽ trở nên liên kết và kế thừa trên một giao diện duy nhất. Từ đó công việc của người quản lý cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn khi có thể nắm bắt được mọi hoạt động đang diễn ra của doanh nghiệp thông qua phần mềm ERP.

2. Khi doanh nghiệp bạn gặp khó khăn với kho dữ liệu

Một doanh nghiệp có nhiều phòng ban và phải quản lý rất nhiều mảng khác nhau như quản lý khách hàng, quản lý sản phẩm, quản lý nhân viên,… và đi kèm với công việc quản lý khó khăn vậy, doanh nghiệp thường có từ 2 tới 3 phần mềm riêng lẻ để quản lý các dữ liệu riêng. Việc này khiến thông tin không có sự thống nhất, trao đổi, tương tác giữa các phòng chức năng trong doanh nghiệp cũng như việc đồng bộ dữ liệu trong toàn bộ công ty.

Thiếu tính thống nhất, tính nhất quán trong hệ thống của một tổ chức sẽ khiến cho việc nắm bắt thông tin bị sai lệch, thiếu tính chính xác, và có thể gây nên những hậu quả không mong muốn. Điều này làm giảm năng suất công việc, nhà quản lý không nắm được chính xác tình hình công việc để đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời.

ERP giúp ích như thế nào: Tất cả dữ liệu về mọi mảng của doanh nghiệp sẽ được quản lý và thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Mọi dữ liệu được cập nhật liên tục và được liên kết chặt chẽ với nhau. Chỉ với một hệ thống duy nhất, các phòng ban có thể dễ dàng liên kết với nhau và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng.

3. Khó truy cập dữ liệu, thông tin không được cập nhật kịp thời

Dữ liệu được quản lý chặt chẽ và rõ ràng là nền tảng cho các phòng ban trong một doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả. Nếu chỉ sử dụng các phương pháp truyền thống hay rời rạc ở các phần mềm, thì với một khối lượng lớn thông tin sẽ gây khó khăn cho các quyết định của doanh nghiệp và việc nắm bắt kịp thời cũng như phân loại của nhân viên. Điều này gây lãng phí thời gian, tổn hại đến năng suất, hiệu quả của doanh nghiệp.

ERP giúp ích như thế nào: Ngoài việc dữ liệu được liên kết thì chúng còn ghi lại những thay đổi một cách nhanh chóng và kịp thời, do khả năng nhạy bén của mình. Như vậy tính đúng đắn của dữ liệu gần như là tuyệt đối trong mọi thời điểm, các quyết định của doanh nghiệp cũng sẽ đạt hiệu quả cao hơn.

4. Chưa phân tích được báo cáo tổng thể, hiệu quả kinh doanh

Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp chính là lợi nhuận hay nói một cách khác lợi nhuận chính là mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Phân tích được hiệu quả kinh doanh một cách triệt để là nắm rõ được doanh nghiệp đang ở đâu và đang có gì. Các biến động của các chỉ tiêu trên kết quả hoạt động của doanh nghiệp, mức độ sử dụng các khoản chi phí, đặc biệt là sự biến động của doanh thu thuần, những nhân tố ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đều cần phải được làm rõ. Việc báo cáo tài chính hay phân tích hiệu quả kinh doanh không rõ ràng, không triệt để sẽ khiến bạn không nắm bắt được doanh nghiệp mình.

ERP giúp ích như thế nào: Mọi kết quả được đồng nhất, doanh nghiệp đạt hiệu quả thiết thực trong chi tiêu và cải thiện quá trình vận hành doanh nghiệp. Thông tin được cập nhật theo hệ thống thời gian thực, đảm bảo chính xác, đầy đủ giúp việc quản lý dễ dàng hơn và có thể kịp thời sửa chữa lỗi sai phát sinh trong quá trình sản xuất.

Chi phí triển khai hệ thống ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí của ERP:

• Quy mô công ty (số lượng người dùng, số phòng ban, số lượng địa điểm truy cập, v.v.)
• Loại giải pháp (theo đặc thù ngành và có tùy chỉnh, hoặc giải pháp chung và linh hoạt)
• Tài nguyên bổ sung (tư vấn bên ngoài, đào tạo người dùng, theo dõi nhiệm vụ, v.v.)
• Mức độ tùy biến​

Đây là những yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP. Vì vậy, chỉ để cung cấp cho doanh nghiệp những hình dung cơ bản, dưới đây là chi phí ước tính cho việc triển khai hệ thống ERP dựa trên quy mô công ty và phạm vi thị trường.

• Doanh nghiệp nhỏ: $ 5.000
• Doanh nghiệp nhỏ - vừa: $ 25.000
• Doanh nghiệp vừa – lớn: $ 50.000 trở lên

Mỗi phần mềm sẽ có mức độ sử dụng khác nhau, chương trình đào tạo, tùy chỉnh, bảo trì, nâng cấp khác nhau. Chính vì vậy, mức giá sẽ khác nhau đối với mỗi dự án triển khai ERP. Đó là lý do vì sao các đơn vị cung cấp giải pháp ERP rất khó để đưa ra một mức giá chuẩn.

Không ai có thể xác định mức giá cuối cùng để triển khai ERP một cách chính xác. Các nhà cung cấp có thể cho bạn biết chính sách giá của họ và chi phí bổ sung có thể. Bạn có thể dự đoán ngân sách của mình dựa trên các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, nhân viên và phần mềm. Vấn đề là bạn sẽ chỉ biết tổng chi phí chính xác khi dự án hoàn thành.

Nguyên tắc chung là: công ty càng lớn, số lượng người dùng càng lớn, chi phí sẽ càng cao.