Làm sao để tiết kiệm chi phí khi triển khai ERP

Thực tế cho thấy, để triển khai ERP thành công thì các doanh nghiệp cần phải đầu tư một khoản chi phí không hề nhỏ cả về nguồn lực. Để tối ưu được chi phí và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp cần chuẩn bị cho mình kế hoạch cụ thể và lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Dưới đây là một số gợi ý khi triển khai ERP để tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.

Làm thế nào để tiết kiệm chi phí triển khai ERP

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP

Chi phí cho quá trình triển khai ERP trong doanh nghiệp sẽ chịu ảnh hưởng bởi những yếu tố sau:

Quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng

Chi phí triển khai ERP sẽ thay đổi dựa trên quy mô của doanh nghiệp. Khi tổ chức càng lớn, số lượng người dùng càng nhiều, nhà triển khai sẽ giải quyết nhiều vấn đề phức tạp hơn để đảm bảo một hệ thống được vận hành trơn tru.

Khi doanh nghiệp có dự định mở rộng quy mô, phát triển hoạt động kinh doanh và thêm người sử dụng cho hệ thống thì chi phí cũng sẽ tăng lên. Vì vậy, chi phí triển khai ERP sẽ thay đổi dựa trên quy mô và số lượng người dùng của hệ thống.

Loại giải pháp

Việc lựa chọn phần mềm ERP theo đặc thù doanh nghiệp thường sẽ có chi phí cao hơn so với giải pháp ERP đóng gói. Bởi ERP chuyên sâu theo ngành là giải pháp được doanh nghiệp đặt hàng viết theo yêu cầu nhằm phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Chi phí tư vấn, khảo sát và triển khai

Khi triển khai ERP, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra nhiều chi phí cho tài nguyên bổ sung như chi phí: tư vấn, khảo sát, lập kế hoạch, đào tạo người dùng hay chi phí phát triển phần mềm. Ngoài ra, sau khi dự án ERP kết thúc, doanh nghiệp cũng cần trả phí bảo trì hệ thống hay nâng cấp phần mềm,… nhằm đảm bảo doanh nghiệp triển khai hệ thống có hiệu quả, vận hành linh hoạt.

Đọc thêm: TỔNG CHI PHÍ TRIỂN KHAI PHẦN MỀM ERP

Nhân sự chưa sẵn sàng 

Đội ngũ nhân viên của công ty góp một phần thành công không nhỏ trong quá trình triển khai hệ thống ERP. Khi toàn bộ nhân sự của công ty đồng lòng quyết tâm và sẵn sàng chuyển đổi sang sử dụng phần mềm ERP, quá trình triển khai sẽ thuận lợi hơn. Điều này không những tiết kiệm thời gian triển khai ERP mà còn giảm thiểu được kha khá chi phí cho việc đào tạo, chi phí thất thoát trong lúc chờ đợi, v.v.

Ngược lại, nếu nhân sự chưa sẵn sàng cho việc ứng dụng phần mềm ERP thì doanh nghiệp sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Vì vậy, doanh nghiệp nên thống nhất với nhân sự và chuẩn bị kế hoạch đào tạo cho việc triển khai.

Lựa chọn đơn vị triển khai

Chi phí triển khai được quyết định phần lớn bởi đơn vị triển khai. Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm ngoại hay nội. Khi lựa chọn một đơn vị cung cấp ngoại, chi phí triển khai ERP sẽ từ vài triệu USD, một khoản đầu tư lớn. Trong khi đó, mức chi phí triển khai của nhà cung cấp trong nước chỉ bằng 1/10 so với giá triển khai các phần mềm ERP ngoại. Vì vây, doanh nghiệp cần xem xét kỹ khi lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP nhằm tránh việc phải ngừng dự án do không đủ kinh phí tiếp tục triển khai.

>>>5 tiêu chí để đánh giá phần mềm ERP tốt cho doanh nghiệp

2. Làm sao tiết kiệm được chi phí triển khai ERP

Để tối ưu chi phí triển khai ERP, dưới đây là một số gợi ý cho bạn:

Chia nhỏ lộ trình triển khai

Thay vì lên kế hoạch cho cả một chiến dịch dài, các doanh nghiệp nên chia nhỏ theo từng giai đoạn thực hiện và số lượng tính năng triển khai, cụ thể là thực hiện các công việc như tìm hiểu kỹ lưỡng và lập kế hoạch, phân bổ nhân sự phù hợp với vị trí, chia nhỏ tính năng triển khai ERP,...

Bằng những cách trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát được quá trình thực hiện, hạn chế sai sót và có hướng điều chỉnh cho phù hợp nhằm mang lại hiệu quả cao, tránh lãng phí ngân sách triển khai ERP.

Thiết lập kỳ vọng phù hợp

Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt được kỳ vọng lớn, mang lại lợi nhuận cao cho công ty của mình trong một khoảng thời gian ngắn.

Tuy nhiên, nếu ngay ở bước đầu tiên, doanh nghiệp đề ra mục tiêu và kỳ vọng quá cao sẽ khiến cả dự án dễ bị thất bại. 

Thay vào đó, doanh nghiệp nên bắt đầu với những kỳ vọng vừa phải và tăng tiến dần dần. Đây sẽ là bước đệm giúp doanh nghiệp dễ dàng chinh phục những mục tiêu lớn hơn.

Lựa chọn đơn vị triển khai tin cậy

Không ít các nhà cung cấp phần mềm hiện nay, mỗi nhà cung cấp ERP sẽ mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp và mức chi phí khác nhau. Không phải bất kỳ đơn vị cung cấp nào đưa ra mức giá cao là sẽ hiệu quả và hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Do vậy, trước khi đưa ra quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp hãy đánh giá dựa trên mục đích, nhu cầu, quy mô, nguồn lực và tình hình kinh doanh thực tế tại doanh nghiệp. Cần ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm và luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn, giám sát và triển khai ERP sát sao cho doanh nghiệp của mình.

Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn đọc đã nắm rõ những bí quyết nhằm tiết kiệm được chi phí triển khai ERP. Bên cạnh đó, phần mềm SIS ERP là một trong những giải pháp hàng đầu mà nhà quản trị cần quan tâm bởi sự uy tín đã được khẳng định qua thời gian của nhiều doanh nghiệp đang và đã sử dụng. 

Để tìm hiểu thêm về phần mềm, vui lòng đăng ký với S.I.S để được nhận hỗ trợ sớm nhất.