Khi nào doanh nghiệp cần ứng dụng phần mềm ERP

Xu hướng ứng dụng phần mềm ERP trong các doanh nghiệp ngày càng phổ biến, đặc biệt là trong thời đại số hóa bùng nổ mạnh mẽ như hiện nay. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận thấy lợi ích của sự thay đổi nhờ ERP, trong khi những doanh nghiệp khác thì không. Vậy lợi ích của ERP đối với các doanh nghiệp như thế nào và khi nào cần ứng dụng ERP?

Khi nào các doanh nghiệp cần ứng dụng ERP

1. ERP là gì?

ERP có tên tiếng anh là Enterprise resource Planning - phần mềm hoạch định nguồn nhân lực, được thiết kế để giúp các công ty lưu trữ, quản lý và sử dụng dữ liệu liên quan đến các quy trình hàng ngày và thường ngày. Hiểu đơn giản thì ERP là một hệ thống tập trung mà từ đó có thể chạy các chức năng thiết yếu của doanh nghiệp.

ERP có thể làm gì? 

ERP được sử dụng để lưu trữ tất cả dữ liệu quan trọng của tổ chức trên một hệ thống duy nhất , đảm bảo rằng các dữ liệu được an toàn, có tổ chức.

ERP giúp doanh nghiệp quản lý đa chức năng, đa phòng ban, theo dõi nhiều thông tin từ bảng lương, nguyên vật liệu, chỉ tiêu cam kết kinh doanh đến đơn đặt hàng và năng lực sản xuất,… Doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả dữ liệu, hoạch định chi phí, sản phẩm và thúc đẩy chuyển đổi kinh doanh.

Phần mềm ERP cung cấp một bức tranh toàn cảnh về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

2. Những lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp

Nền kinh tế liên tục phát triển, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, muốn tồn tại và phát triển bền vững thì việc trước hết là quản lý và kiểm soát mọi hoạt động của công ty sao cho tốt nhất. Và ứng dụng phần mềm quản lý chính là một giải pháp thông minh, mang lại hiệu quả cao được lựa chọn bởi nhiều doanh nghiệp lớn hiện nay. Vậy ERP mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

ERP sẽ giúp bạn cải thiện hiệu quả kinh doanh của mình và hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn trong tương lai. Giải quyết các vấn đề tích hợp mà các hệ thống rời rạc không làm được, từ đó giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành do dữ liệu từ các bộ phận được liên kết và kế thừa.

Hệ thống phần mềm ERP hoạt động linh hoạt, không giới hạn về quy mô kinh doanh hay loại hình sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, nó còn có khả năng thiết kế theo từng ngành nghề kinh doanh cụ thể nên đảm bảo hoạt động tốt trong từng doanh nghiệp.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp luôn nảy sinh những phát triển mới, khiến cho các nhà quản lý không ngừng nảy sinh những nhu cầu quản lý mới. Do đó, một hệ thống linh hoạt, dễ nâng cấp và mở rộng như ERP sẽ dẫn đến một phương thức hoạt động hiệu quả hơn và phù hợp hơn với những thay đổi hàng ngày của doanh nghiệp; tiết kiệm chi phí đầu tư so với hệ thống rời rạc, dễ vận hành và bảo trì. Đồng thời góp phần hạn chế lỗ hổng thông tin, đảm bảo an toàn bí mật kinh doanh.

Bên cạnh đó, việc ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu trực tuyến trong giải pháp ERP hiện nay giúp các nhà lãnh đạo có thể truy xuất dữ liệu và báo cáo mọi lúc, mọi nơi một cách dễ dàng và thuận tiện.

>>>5 lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp sản xuất

3. Khi nào doanh nghiệp cần ứng dụng ERP

Nếu doanh nghiệp bạn có những dấu hiệu sau đây, có thể bạn đang cần một hệ thống ERP:

Quá nhiều phần mềm rời rạc

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng những phần mềm đơn lẻ cho từng phòng ban khác nhau như phần mềm nhân sự, kế toán, phần mềm chăm sóc khách hàng,..chi phí có thể khá rẻ và đáp ứng được nhu cầu sử dụng của từng bộ phận. Tuy nhiên, các phần mềm này lại không được liên kết với nhau, từ đó dẫn đến những bất cập về dữ liệu: không đồng nhất; nhập đi nhập lại dữ liệu nhiều lần, dữ liệu giữa các bộ phận sai lệch, không khớp với nhau…

ERP giúp ích như thế nào: với ERP, mọi phần mềm đơn lẻ này được tích hợp trên một hệ thống duy nhất, tất cả dữ liệu được liên kết và kế thừa trên một giao diện. Qua đó, nhà lãnh đạo có thể nắm bắt, theo dõi được tình hình của doanh nghiệp dễ dàng hơn rất nhiều.

Quy trình hiện tại không hiệu quả

Ví dụ, một nhà sản xuất dựa vào dự báo nhu cầu để quản lý sản xuất và duy trì mức tồn kho thích hợp. Nhưng để làm được điều này một cách chính xác và hiệu quả đòi hỏi một quy trình chuỗi cung ứng được sắp xếp hợp lý, một quy trình tích hợp các chức năng tìm nguồn cung ứng, bán hàng, phân phối và các chức năng lập kế hoạch sản xuất khác.

Sự thiếu thông tin liên lạc hay liên kết giữa các quy trình kém hiệu quả có thể khiến sản xuất bị trật bánh, phá vỡ tiến độ thời gian và giảm lợi nhuận của công ty.

ERP giúp ích như thế nào: Ưu điểm hàng đầu của ERP là khả năng tích hợp các chức năng một cách liền mạch, kết hợp các chức năng khác nhau trong một không gian duy nhất.

Điều này giúp loại bỏ hầu hết, nếu không phải tất cả, các quy trình trùng lặp mà bạn đang thực hiện trên một số ứng dụng khác nhau. Nó cũng làm giảm nguy cơ lỗi nhập dữ liệu, vì thông tin chỉ phải được nhập một lần vào hệ thống tập trung.

Khi bạn mất nhiều thời gian để xử lý công việc

Đơn hàng của khách hàng không được xử lý kịp thời, bộ phận bán hàng mất nhiều thời gian để nhận được thông tin phải hồi của bộ phận kho hay bộ phận sản xuất. Bộ phận bán hàng phải gọi điện để kiểm tra tình trạng hàng tồn kho hay tiến độ sản xuất.

ERP giúp ích như thế nào: Với phần mềm ERP mọi thứ đều tự động cập nhật nhanh chóng và chính xác.

Gặp khó khăn với kho dữ liệu

Nếu ai đó hỏi bạn doanh thu trung bình của cửa hàng là bao nhiêu? Doanh thu từ khách hàng cũ so với khách hàng mới như thế nào? Bạn sẽ mất bao lâu để tìm hiểu? Thông thường, bạn phải chờ đợi 1 tuần, 2 tuần hay 1 tháng để cập nhật số liệu và đối chiếu thủ công, đặc biệt khi quá trình đó có sự tham gia của nhiều phòng ban. Các quy trình không liên kết với nhau, nên mỗi quy trình sẽ cho ra một tập dữ liệu. Bạn sẽ phải đọc các báo cáo riêng lẻ của từng phòng ban đó hoặc cần một người để tổng hợp. Đôi khi các số liệu còn bị sai lệch, khiến việc đánh giá có thể bị sai sót, gây lên hậu quả không mong muốn.

ERP giúp ích như thế nào: Ứng dụng ERP sẽ thuận tiện và chính xác hơn rất nhiều. Bởi các dữ liệu về mọi mảng của doanh nghiệp sẽ được quản lý và thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Mọi dữ liệu được cập nhật liên tục và liên kết chặt chẽ với nhau. Vì vậy, sẽ có sự đồng nhất giữa các số liệu, tránh sai sót hoặc khập khiễng. Nhà lãnh đạo dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp thông qua những số liệu của doanh thu bất cứ lúc nào, trên các thiết bị như điện thoại, máy tính một cách thuận tiện.

Cạnh tranh để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Khách hàng rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Cho dù bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý và theo dõi hàng tồn kho, truy xuất thông tin tài chính cụ thể của khách hàng hoặc tạo báo cáo toàn diện cho khách hàng, phần mềm ERP cho phép bạn tổ chức và truy cập dữ liệu ở vị trí trung tâm.

Ví dụ, giả sử bạn là một nhà sản xuất đang tăng sản lượng và thêm một nhà máy mới. Nhưng bạn vẫn đang sử dụng các phương pháp thủ công và các ứng dụng khác nhau để theo dõi hàng tồn kho và xử lý đơn đặt hàng, và mọi thứ đang trở nên lộn xộn.

Trong trường hợp này, một hệ thống ERP có thể giúp bạn mở rộng quy mô một cách thích hợp và tính đến bất kỳ sự gia tăng nào về nhu cầu.

ERP giúp ích như thế nào: Phần mềm ERP có thể giúp hợp lý hóa và đơn giản hóa quy trình sản xuất theo những cách sau:

• Hệ thống ERP thu thập dữ liệu từ kế toán, CRM, quản lý đơn hàng và vận chuyển, giữa các bộ phận khác.
• Nó cũng hợp nhất dữ liệu này thành một trang tổng quan duy nhất, dễ điều hướng, mang lại hiệu quả cao hơn, độ chính xác và thông tin chi tiết về các quy trình nội bộ của bạn.

Những hiệu quả này là điều cần thiết để đảm bảo rằng khách hàng của bạn vẫn hài lòng và trở thành những người ủng hộ trung thành cho doanh nghiệp của bạn. 

Tất cả đối thủ đều đang sử dụng phần mềm ERP

Nếu các đối thủ của bạn, đều đang ứng dụng hệ thống ERP để quản lý doanh nghiệp, dù quy mô có lớn hay nhỏ. Vậy bạn có thể đặt câu hỏi vì sao rồi?

ERP giúp ích như thế nào: Phần mềm ERP cung cấp lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, để tồn tại và phát triển bền vững trong thời đại 4.0 thì ứng dụng ERP là điều cần thiết.

4. Các doanh nghiệp có thực sự cần ERP không?

Nếu bạn muốn phát triển doanh nghiệp của mình, xây dựng hệ thống dữ liệu đồng nhất, tìm cách để tổ chức của bạn cải thiện quy trình làm việc của mình, thì ERP có thể là câu trả lời.

Nếu bạn thực sự không thể thấy bất kỳ điểm cải thiện nào trong cách hoạt động kinh doanh của bạn, có lẽ bạn không cần ERP. Tuy nhiên, có nhiều khả năng đối thủ cạnh tranh của bạn đang sử dụng một công cụ. Để không bị trật khỏi đường đua hay bị bỏ lại phía xa thì tốt hơn hết, hãy lựa chọn cho mình một giải pháp quản lý hiệu quả.

Không ai nói rằng việc sử dụng ERP sẽ khiến việc điều hành doanh nghiệp trở nên khó khăn, nhưng nó sẽ giúp quy trình hoạt động của doanh nghiệp bạn ổn định hơn, dễ quản lý hơn.

>>>Những ngành nào thích hợp triển khai hệ thống ERP

Như vậy, những gì mà ERP mang lại là có giá trị rất lớn cho sự phát triển lâu dài của một doanh nghiệp. Là đơn vị đi đầu về cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp theo yêu cầu, SIS ERP sme được kế thừa những kinh nghiệm từ các dự án triển khai thành công  trong suốt hơn 20 năm qua. Đến nay, khách hàng của SIS đã đạt đến hơn 5000 khách hàng. Hệ thống ERP của S.I.S xây dựng phù hợp triển khai cho các đơn vị thuộc mọi lĩnh vực: Thương mại, Dịch vụ, Xây lắp, Sản xuất, bán lẻ. Tùy vào nhu cầu hay quy mô của doanh nghiệp bạn ra sao chúng tôi sẽ sẵn sàng tư vấn và đáp ứng.

Nếu bạn cần tư vấn thêm về phần mềm, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0912.210.210 hoặc đăng ký nhận tư vấn: