Phần mềm quản lý ERP và những lợi ích mang lại cho doanh nghiệp

Phần mềm ERP không còn là cái tên xa lạ đối với các doanh nghiệp. Trong thời kỷ nguyên số đang phát triển mạnh mẽ như hiện nay, mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất,... đều được số hóa. Các doanh nghiệp dần chuyển đổi áp dụng công nghệ số vào hoạt động kinh doanh ngày càng nhiều và việc triển khai phần mềm quản lý ERP là điều tất yếu.

Phần mềm quản lý ERP và những lợi ích mang lại cho doanh nghiệp

1. Khó khăn của doanh nghiệp khi chưa triển khai phần mềm ERP

Khi chưa sử dụng phần ERP, nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang gặp những khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề như: quản lý tình hình tài chính, quản lý nhân viên, khách hàng, quản lý kho hàng sao cho cụ thể, chính xác. Do đó, việc nắm bắt tổng quan tình hình hoạt động của công ty là điều không hề dễ dàng. Tuy nhiên, đến nay thì một số doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng hệ thống phần mềm ERP để giải quyết bài toán toàn cảnh về tình hình hoạt động trong doanh nghiệp.

Những lo ngại khiến doanh nghiệp chưa triển khai phần mềm ERP

Có khá nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đã triển khai phần mềm ERP thành công. Bên cạnh đó, cũng không ít các doanh nghiệp còn đang phân vân và lo ngại chưa dám triển khai vì một số lí do:

Ngân sách có hạn, chi phí đầu tư quá lớn
Phần mềm quản lý chưa phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
Thời gian triển khai quá dài
Lo ngại về tính bảo mật thông tin
Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Tuy nhiên, những phần mềm ERP hiện đại ngày nay, các doanh nghiệp sẽ yên tâm hơn khi sử dụng: Chi phí hợp lý, thời gian triển khai được rút ngắn, bảo mật thông tin tuyệt đối. Với các phân hệ được tích hợp đầy đủ sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt được toàn cảnh tình hình hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp.

>>> Làm sao để tiết kiệm chi phí khi triển khai ERP

2. Có bao nhiêu phân hệ trên một phần mềm quản lý ERP

Một hệ thống phần mềm quản lý tổng thể ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:

Kế toán tài chính
Quản lý mua hàng
Quản lý bán hàng và phân phối
Hệ thống quản lý dự án
Quản lý nhân sự
Quản lý quan hệ khách hàng
Quản lý hàng tồn kho
Báo cáo quản trị

>> Chi tiết về 9 phân hệ của ERP mà doanh nghiệp cần biết

Mỗi một module đều có những chức năng khác nhau được tích hợp trên một hệ thống duy nhất. Các dữ liệu và thông tin sẽ tự động cập nhật giúp nhà quản trị nắm bắt được toàn cảnh bức tranh hoạt động trong doanh nghiệp. Ngoài ra, với phần mềm ERP hiện đại còn được tích hợp thêm các giải pháp liên kết các module cố định.

3. Lợi ích nhận được khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Một số lợi ích mà phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP mang lại cho doanh nghiệp phải kể đến như sau:

3.1. Quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh

Phần mềm quản lý ERP giúp doanh nghiệp quản lý tập trung trên một cơ sở dữ liệu thay vì phân tán dữ liệu và nguồn lực trên các phần mềm riêng lẻ mà hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng. Hơn nữa, phân hệ báo cáo giúp nhà quản trị sẽ theo dõi và kiểm soát được tất cả hoạt động trên cơ sở dữ liệu chứ không còn thiên về cảm tính như trước đây. Do đó, theo dõi tình hình tài chính, đánh giá nhân viên, giám sát hàng hóa sẽ chính xác, minh bạch hơn.

Ngoài ra, việc sử dụng cùng một hệ thống giúp nhân viên có môi trường trao đổi, làm việc đồng nhất góp phần tăng khả năng phối hợp và cải thiện năng suất, hiệu quả công việc.

3.2. Quản lý nhân sự

Ngoài khả năng bao quát toàn bộ hoạt động kinh doanh, hệ thống ERP còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý nhân sự tại doanh nghiệp.

ERP hỗ trợ lưu trữ, quản lý toàn bộ thông tin của nhân viên bao gồm: lịch trình công tác, lương, thưởng, chấm công, bảo hiểm,..

Quản lý thông tin về thời gian làm việc và quá trình làm việc giúp nhà quản trị đánh giá chính xác về kết quả làm việc của từng nhân viên.
Hỗ trợ chấm công, tính lương cho nhân viên: Hệ thống sẽ chạy tự động khi việc chấm công, tính các khoản lương, thưởng, phạt được cài đặt sẵn. Vì vậy, tránh được sai sót của việc tính toán thủ công
Theo dõi, rà soát chế độ bảo hiểm nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Toàn bộ quá trình tham gia sẽ được phần mềm ERP ghi nhận và lưu trữ.

3.3. Nghiệp vụ tài chính- kế toán được đơn giản hóa

Toàn cảnh về tình hình tài chính của doanh nghiệp được hệ thống ERP ghi nhận, phản ánh dòng tiền chính xác trong doanh nghiệp. Hơn nữa, phần mềm còn giúp giải quyết các nghiệp vụ dễ dàng, nhanh gọn; quản lý chứng từ, hóa đơn tránh mất mát và sai sót.

Hệ thống ERP còn hỗ trợ thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến kế toán tài chính theo đúng quy định hiện hành. Phác họa những số liệu doanh thu, chi phí, dòng tiền trong kỳ một cách chính xác.

3.4. Giảm chi phí vận hành

Các quy trình thủ công trước đây đều sẽ được tự động hóa trên phần mềm. Người lao động có thời gian dành cho chuyên môn nghiệp vụ hơn, nhờ đó nâng cao hiệu quả công việc và cắt giảm được những chi phí không cần thiết. Cụ thể cắt giảm chi phí này trong các khâu như:

Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên
Cắt giảm chi phí đào tạo và huấn luyện lại nhân viên cũ
Hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát trong quá trình kinh doanh
Cắt giảm chi phí thông qua việc lên kế hoạch và tính toán các khoản chi phí từ quá trình sản xuất
Cung cấp dữ liệu chính xác, thời gian giải quyết thông tin, sự cố nhanh hơn.
Vận hành tốt các vấn đề về tài chính đặc biệt là quản lý dòng tiền
Tăng độ tin tưởng của khách hàng đồng thời giảm chi phí mở rộng thị trường, marketing
Giá vốn hàng bán được tính toán chính xác nhờ đó mang đến lợi ích cao hơn

3.5. Giúp nâng cao chất lượng sản phẩm

Không chỉ có lợi ích thiết thực trong cung cấp thông tin, quản lý hay cắt giảm chi phí, phần mềm ERP còn hỗ trợ nâng cao chất lượng sản phẩm. Nguyên nhân là bởi các hoạt động như xây dựng, đánh giá, kiểm tra, giám sát cho đến quản lý chất lượng đều nằm trong sự quản lý của ERP. Cụ thể:

Hệ thống ERP ghi nhận thông tin liên quan đến hàng nhập bao gồm thời gian, chất lượng, số lượng, hàng bị trả lại, nguyên nhân trả hàng… gần như ngay lập tức, từ đó lãnh đạo doanh nghiệp có thể nhanh chóng theo dõi và điều chỉnh kế hoạch sản xuất.

Phần mềm ERP có nhiệm vụ tạo, lập và lưu trữ các tài liệu, từ đó hỗ trợ đắc lực trong mọi công đoạn của quá trình sản xuất.

Giải pháp ERP có khả năng thu thập số liệu từ các loại máy móc, thiết bị sản xuất một cách nhanh chóng từ đó đưa ra đánh giá chất lượng chính xác nhất.

ERP tham gia vào quá trình kiểm tra, giám sát hoạt động kiểm soát chất lượng sau đó ghi nhận lại thông tin để hỗ trợ cho doanh nghiệp.

>>> Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP

4. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để ứng dụng ERP hiệu quả?

Trước khi ứng dụng phần mềm quản trị, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu và chuẩn bị kế hoạch chu đáo. Chất lượng của việc chuẩn bị này ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ triển khai dự án. Nếu dự án ERP thành công, thì hiệu quả mang lại sẽ lớn hơn rất nhiều so với các khoản chi phí bỏ ra vì phần mềm sẽ được sử dụng lâu dài. Còn nếu dự án thất bại thì doanh nghiệp sẽ bị lãng phí khoản đầu tư rất lớn.

Dưới đây là những lưu ý giúp doanh nghiệp triển khai ERP hiệu quả:

4.1. Xác định rõ nhu cầu và khả năng tài chính của doanh nghiệp

Bước này được cho là bước quan trọng cho việc triển khai phần mềm được thuận lợi nhất. Bước đầu cần xác định được nhu cầu, thách thức và khối lượng công việc cần giải quyết của doanh nghiệp là gì? khả năng chi trả của doanh nghiệp ở mức nào? Bước này giúp doanh nghiệp nhận ra sản phẩm nào là phù hợp với doanh nghiệp mình, từ đó, đưa ra lựa chọn phần mềm phù hợp. Sau đó, khi xác định được mục tiêu, doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch triển khai ERP chi tiết hơn, quyết định lớn tới việc thực hiện phần mềm thành công.

4.2. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP uy tín

Khi đã xác định rõ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp thì việc lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Doanh nghiệp nên dành thời gian để đánh giá các nhà cung cấp, để lựa chọn đơn vị triển khai hiệu quả cần quan tâm đến kinh nghiệm triển khai các dự án thành công của họ.

4.3. Trải nghiệm dùng thử trước khi triển khai phần mềm ERP

Với bất kỳ nhà cung cấp phần mềm nào sau khi đã cài đặt cho khách hàng đều để họ có thời gian nhất định để trải nghiệm thử sản phẩm. Trong khoảng thời gian này, người dùng sẽ phối hợp với nhà cung cấp để rà soát lại những sự cố trong quá trình ứng dụng.

Việc kiểm tra một cách cẩn thận, tỉ mỉ hệ thống trước ngày triển khai chính thức là điều vô cùng cần thiết. Điều này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, không ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của cả công ty.

4.4. Chuẩn bị đào tạo nhân sự

Đội ngũ nhân viên của các phòng ban là những người sẽ tham gia tiếp nhận dự án của doanh nghiệp. Việc đào tạo dành cho nhân viên của mình và đảm bảo rằng họ có thể hiểu và sẵn sàng làm việc với hệ thống ERP là điều cấp thiết. Ở một số công ty, trình độ tin học cơ bản của đội ngũ nhân viên còn khá hạn chế. Do đó, doanh nghiệp cần tổ chức các lớp tập huấn về tin học cơ bản sử dụng máy tính, sử dụng các phần mềm văn phòng để sẵn sàng thực hiện các thao tác trên phần mềm ERP.

5. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý ERP

Trên thị trường hiện nay, có đến hàng trăm nhà cung cấp phần mềm quản trị, do đó mà không ít các doanh nghiệp khó đưa ra được lựa chọn. Điều kiện ưu tiên là những giải pháp phần mềm có kinh nghiệm triển khai lâu năm, được nhiều doanh nghiệp lớn sử dụng và hơn hết là phù hợp với loại hình doanh nghiệp. Phần mềm quản lý tổng thể SIS ERP sme là giải pháp quản trị tổng thể dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với kinh nghiệm hơn 20 năm trong nghề với đội ngũ kỹ sĩ giàu kinh nghiệm , S.I.S luôn là đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước lớn như: Petrolimex, Fuji Fruit, Vinaconex, KAFA,...

Đặc điểm nổi bật của phần mềm SIS ERP sme:

Có thời gian triển khai nhanh chóng (từ 3-6 tháng)
Tự động khai báo, cập nhật dữ liệu đầu vào đến các báo cáo quản trị đầu ra.
An toàn và bảo mật nhất hiện nay
Lưu trữ và xử lý dữ liệu không giới hạn
Dễ dàng tích hợp API với các phần mềm khác, thiết bị phần cứng trong xu hướng CMCN 4.0, IoT, và số hóa quản trị DN
Dễ dàng tùy biến: Chuyển đổi chạy Online, Offline; sẵn sàng trên các nền tảng Winform, Web, App tùy vào mô-đun và yêu cầu riêng của mỗi vị trí, bộ phận.
Mô-đun Quản trị kế hoạch sản xuất hoàn thiện và tự động nhất, hỗ trợ công tác lập kế hoạch nhu cầu NVL, kế hoạch SX, thực hiện và thống kê sản xuất, tiến độ sản xuất, chất lượng cũng như sự cố sản xuất,…
Dễ dàng mở rộng theo quy mô từng thời điểm của doanh nghiệp

Đăng ký ngay với chúng tối để được các chuyên gia tư vấn miễn phí về phần mềm.