Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và những lưu ý cần biết

Việc triển khai các thủ tục hành chính về thuế đều được thực hiện qua hóa đơn điện tử (HĐĐT). Tiếp đó, ngành Thuế ban hành quy trình quản lý hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2022. Bài viết dưới đây của S.I.S sẽ cung cấp cho bạn những thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

Những điều cần biết về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Định nghĩa về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Máy tính tiền là gì?

Máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế là thiết bị có các chức năng chính bao gồm:

• Tính tiền
• Lưu trữ dữ liệu bán hàng
• Khởi tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Tra cứu và báo cáo các giao dịch.

Vậy hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, khởi tạo từ máy tính tiền và được kết chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.

2. Chính thức triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền Giai đoạn 1 (đến hết tháng 3/2023) sẽ được triển khai đối với một số nhóm đối tượng như ngành hàng ăn uống, siêu thị, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi giải trí, du lịch, kinh doanh vàng...với những lợi ích sau:

(1) Có thể xuất HĐĐT ngay cho khách hàng kể cả ngoài giờ hay đêm khuya do hóa đơn in ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế chính là HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định;

(2) Chủ động hơn trong việc điều chỉnh sai sót do HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền được gửi vào cuối ngày không phải gửi từng hóa đơn như loại hóa đơn có mã thông thường;

(3) Tại một địa điểm bán hàng có thể thiết lập nhiều máy tính tiền theo quy định để xuất HĐĐT cho khách hàng một cách nhanh chóng, thuận lợi.

(4) Đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng cần hóa đơn để tham gia dự thưởng do thông tin trên HĐĐT từ máy tính tiền có thêm trường thông tin về CMND/CCCD trong trường hợp người mua hàng chưa có mã số thuế hoặc không nhớ mã số thuế.

Đối với hình thức máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có thể là hình thức máy tính sẵn có của hộ kinh doanh mà đáp ứng được việc cài đặt phần mềm hóa đơn theo yêu cầu của cơ quan thuế (không phải đầu tư mới) hoặc có thể đầu từ mới máy tính tiền chuyên dụng có cài đặt sẵn phần mềm hóa đơn của cơ quan thuế.

3. 8 đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền 

Đối tượng sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế bao gồm: doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo 8 mô hình kinh doanh sau:

- Trung tâm thương mại

- Siêu thị

- Bán lẻ hàng tiêu dùng

- Ăn uống

- Nhà hàng

- Khách sạn

- Bán lẻ thuốc tân dược

- Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác

>>> Đọc thêm: Hướng dẫn cách ghi hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống

4. Điều kiện được áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

- Đơn vị có thể thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử (có chữ ký số và đăng ký để được cơ quan thuế cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử)

- Đơn vị được trang bị hạ tầng công nghệ thông tin (máy tính hoặc thiết bị điện tử có kết nối internet, email)

- Sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử - đây là phần mềm có thể lập hóa đơn điện tử đồng thời có thể truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

5. Một số lưu ý khi sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền

Trong phần này, chúng tôi xin cung cấp đến bạn đọc những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, bao gồm các nội dung, cụ thể:

Nguyên tắc áp dụng

Căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Các đơn vị cần nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Không bắt buộc có chữ ký số.
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (Hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cần đầy đủ các nội dung dưới đây:

• Thông tin của người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế 
• Thông tin của người mua: mã số định danh cá nhân và mã số thuế (nếu người mua yêu cầu)
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế

Trong đó:

• Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.
• Mã của cơ quan thuế bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Bài viết trên là toàn bộ thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hy vọng nội dung mà S.I.S đã chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn đọc.