4 lưu ý về hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123

Những nội dung mới quan trọng về hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính đã chính thức ban hành cụ thể qua Thông tư 78/2021/TT-BTC như: Lộ trình triển khai áp dụng hóa đơn điện tử, xử lý hóa đơn điện tử sai sót, ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử,… Hãy cùng S.I.S tìm hiểu chi tiết hơn 4 điểm đáng lưu ý của Thông tư 78 & Nghị định 123 về hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây nhé.

4 lưu ý về hóa đơn điện tử theo quy định mới

4 lưu ý về hóa đơn điện tử theo quy định mới

4 lưu ý quan trọng của Thông tư 78/2021/TT-BTC hóa đơn điện tử

1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ được doanh nghiệp, tổ chức kinh tế (Bên bán) có quyền ủy nhiệm cho bên thứ 3 lập. Hóa đơn điện tử ủy nhiệm phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau: 

  • Thể hiện rõ ràng, đúng thực tế phát sinh: tên, địa chỉ, mã số thuế bên uỷ nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
  • Uỷ nhiệm phải được lập bằng văn bản, hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa 2 bên, đầy đủ các thông tin
  • Thông tin về bên nhận ủy nhiệm và bên ủy nhiệm: tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số.
  • Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Loại hóa đơn, ký hiệu trên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
  • Mục đích ủy nhiệm;
  • Thời hạn ủy nhiệm;
  • Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm: ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm

Đọc thêm về quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thông tư 78 >> Tại đây

2. Giải thích ký hiệu và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử 

Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử như sau:

  • Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 06 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử. 

Ký tự đầu tiên là một (01)

chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

2 ký tự tiếp theo là hai (02)

chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

1 ký tự tiếp theo là 01 chữ cái

T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

2 ký tự cuối

là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

 

  • Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

 Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử cụ thể:

– Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử GTGT

– Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

– Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

– Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

– Số 5: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

– Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

>> Tham khảo thêm: Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123

3. Những nội dung cần có trên hóa đơn điện tử 

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung trên hóa đơn điện tử bao gồm:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

(2) Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;

(3) Số hóa đơn;

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

(6) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

(7) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

(8) Thời điểm lập hóa đơn và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;

(9)  Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

(10) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

(11) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có);

(12) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;

(13) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn;

(14) Nội dung khác trên hóa đơn: doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán.

4.  Quy định xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót

  • Đối với hóa đơn điện tử:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. 

Hướng dẫn: Người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.

Hướng dẫn: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót.

Hướng dẫn: các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);

đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót.

Hướng dẫn: Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

e) Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

  • Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

STT

Nội dung sai sót

Hướng dẫn xử lý

1

Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế

Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;

2

Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót

Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp;

>>> Đọc thêm: Quy định mới về hóa đơn điện tử: Những điều Doanh nghiệp cần biết về TT78

Trên đây là tổng hợp 4 lưu ý quan trọng về hóa đơn điện tử của thông tư 78 và nghị định 123. Ngoài 4 lưu ý kể trên, một số những lưu ý khác vè hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhưng lưu ý trên thường được quan tâm và thắc mắc nhiều nhất. 

Bên cạnh đó, phần mềm kế toán SIS với tính năng tích hợp 2 chiều hóa đơn điện tử của hầu hết các nhà cung cấp HĐĐT trên thị trường giúp công việc xử lý những nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và đồng hành theo phương thức sau:

Xem thêm các bài viết khác
  • HƯỚNG DẪN CÁCH XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THEO THÔNG TƯ 78 VIẾT SAI
  • Áp dụng phần mềm ERP như thế nào để hoạt động hiệu quả?
  • Phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay
  • Những lợi ích không thể bỏ qua của số hóa doanh nghiệp
  • Ý kiến đóng góp của bạn

    Thông tin E-mail của bạn sẽ không biển thị công khai. Hãy cho chúng tôi biết mong muốn của bạn?