Doanh nghiệp hưởng lợi gì khi ứng dụng phần mềm kế toán?

Ứng dụng phần mềm kế toán đang ngày càng phổ biến ở các doanh nghiệp bởi nhiều lợi ích mà nó mang lại. Việc sử dụng các phần mềm vào quy trình làm việc sẽ hỗ trợ rất nhiều trong việc quản lý tài chính của công ty. Vậy doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi gì khi sử dụng phần mềm kế toán? Câu hỏi sẽ được giải đáp trong bài viết sau đây.

1. Những tính năng của một phần mềm kế toán tốt

Một phần mềm kế toán tốt cho doanh nghiệp cần có một số tính năng sau:

Tùy chỉnh: Tùy chỉnh các danh mục tài khoản, đối tượng, chứng từ, hợp đồng dễ dàng để phù hợp với  quan điểm quản lý và sự thay đổi của chính sách.

Insert và kết xuất dữ liệu: Insert tất cả các dữ liệu từ Excel mà không cần nhập liệu nếu khách hàng đang có nguồn dữ liệu. Kết xuất dữ liệu nhanh chóng từ phần mềm ra các định dạng khác nhau như Excel, Pdf, Image,...

Backup và phục hồi dữ liệu: Một phần mềm kế toán sẽ được Back up tự động, theo chỉ định của người sử dụng. Sau đó, phục hồi lại tình trạng dữ liệu chính xác.

Linh hoạt: Cho phép tự động chuyển sang làm việc trên dữ liệu của 01 đơn vị hoặc 01 bộ dữ liệu khác bằng 01 click chuột.

Tự động: Các kế toán viên sẽ không tốn nhiều thời gian để làm báo cáo, do phần mềm đã được lập trình sẵn báo cáo, sổ sách theo quy định của Bộ Tài chính cũng như các báo cáo quản trị nội bộ phục vụ điều hành Sản xuất - Kinh doanh.

» Chọn mua phần mềm kế toán Online hay Offline?

2. Doanh nghiệp hưởng lợi gì khi ứng dụng phần mềm kế toán?

Những lợi ích mà phần mềm kế toán mang lại cho doanh nghiệp

Tăng hiệu quả

Khi áp dụng phần mềm kế toán, các quy trình được tự động hóa bởi rô bốt, phần mềm tự động có thể nhấp qua nhiều trang, nhập dữ liệu, xác minh giao dịch và làm được nhiều việc hơn chỉ trong vài giây. Chỉ trên một phần mềm kế toán,  có thể nhiều người dùng làm việc cùng lúc hoặc 1 kế toán có thể thực hiện được nhiều nhiệm vụ khác nhau từ việc nhập dữ liệu,  hóa đơn, tổng hợp số liệu rồi lên báo cáo.

Thậm chí việc lựa chọn phần mềm kế toán còn giúp kế toán dễ dàng đối chiếu số dư, tự động hạch toán,… những công việc mà trước đây tốn nhiều nhân sự mới có thể thực hiện.

Giảm sai sót số liệu

Với thuật toán có sẵn của phần mềm, các số liệu sẽ được cập nhật chính xác hơn so với việc thực hiện bởi con người. Mặc dù việc thiết lập và tạo ra một bot hoạt động bình thường đòi hỏi nhiều nỗ lực và thử nghiệm với dữ liệu, tuy nhiên  một khi được thiết lập, nó luôn chính xác hơn so với con người.

Con người về cơ bản vẫn dựa theo cảm tính và chịu nhiều tác động từ ngoại cảnh. Với việc sử dụng phần mềm kế toán, việc sai sót số liệu được tối ưu nhất do dữ liệu đầu vào chuẩn xác từ đó cho ra kết quả chuẩn xác, giảm thiểu sai sót các số liệu.

Tự động hóa chi phí

Trước đây, để theo dõi chi phí, kế toán phải duyệt qua hàng trăm đến hàng nghìn hóa đơn. Sử dụng bất kỳ dịch vụ nào bằng kỹ thuật số để theo dõi chi phí của nhân viên, có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn. Hầu hết các dịch vụ có sẵn đều đồng bộ dễ dàng với tất cả các phần mềm kế toán hàng đầu,  giảm bớt trở ngại của kế toán trong việc nhập dữ liệu.

Phần mềm phổ biến nhất hiện nay ở Việt Nam là phần mềm kế toán SIS, phần mềm cho phép nhập liệu chứng từ tự động của nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử khác nhau cho phép kế toán giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại trong quá trình làm việc. Doanh nghiệp có thể dùng thử miễn phí phần mềm kế toán SIS để trải nghiệm phần mềm.

Tự động tính lương

Vào mỗi cuối tháng, các kế toán phải chật vật để xử lý bảng lương cho người lao động và quản lý bảng lương là một quá trình cố định. Ở các công ty nhỏ thì một người quản lý nguồn nhân lực trong công ty duy nhất sẽ xử lý tất cả những điều này và việc mở rộng quy mô theo cách thủ công đi kèm với những thách thức riêng. Tự động hóa điều này sẽ giảm bớt căng thẳng của kế toán trong quá trình làm việc.

Thay vì nhiều file, nhiều sheet và phải tính toán thuế nhiều như trước kia. Công tác tính lương của kế toán sẽ đơn giản hơn rất nhiều bằng cách áp dụng phần mềm để tự động hóa quy trình tính lương.

Kế toán Sổ sách Kế toán

Khi ứng dụng phần mềm kế toán, các công việc nhập thủ công từng giá trị trong bảng sao kê tài khoản vào bảng tính hoặc phần mềm kế toán được giảm bớt. Phần mềm hiện đại, việc này dễ dàng hơn nhiều với rất nhiều tích hợp API ngân hàng có sẵn. Dữ liệu từ bảng sao kê ngân hàng của bạn được tìm nạp tự động và được nhập dưới dạng giao dịch trong phần mềm kế toán của bạn. Với tính năng tự động hóa sẵn có này, tất cả các kế toán viên cần phải tổ chức và phân loại nó một cách chính xác. 

An toàn hơn

Ở nhiều doanh nghiệp, kế toán viên phải xử lý một số lượng lớn dữ liệu kế toán. Do đó, yêu cầu thực hiện phải chính xác, tránh để mất dữ liệu quan trọng. Các công ty kế toán cuối cùng phải trải qua rất nhiều rắc rối pháp lý khi mất dữ liệu và đảm bảo rằng mỗi nhân viên cần tuân thủ các quy tắc và quy định về bảo mật của công ty. Với phần mềm kế toán, tất cả những thứ này có thể loại bỏ.

Phần mềm kế toán có dung lượng lưu trữ lớn hơn. Vì vậy, có thể xuất lại được những dữ liệu đã cũ, lâu đảm bảo số liệu của kế toán không bị mất đi. Việc này giúp hạn chế rủi ro về thất lạc, pháp lý trong quá trình quản lý tài chính doanh nghiệp.

Tăng năng suất

Con người khi làm việc nhiều, để năng suất không bị giảm đi và hiệu quả công việc được nâng cao thì cần phải được nghỉ ngơi, thư giãn. Tuy nhiên, không giống như con người, các bot không cần phải nghỉ ngơi.  Khi các quy trình được tự động hóa, các bot phần mềm sẽ đảm nhiệm vai trò của mình. Nó có thể làm việc liên tục 24 giờ, 7 ngày một tuần và suốt cả năm. Điều này sẽ thúc đẩy năng suất đáng kể cho các doanh nghiệp.

Hiện nay các phần mềm kế toán đều tự động lên báo cáo tài chính, thay vì trước kia kế toán thường xuyên phải đi thu thập các bảng biểu, vất vả để tổng hợp thì giờ đây, bot máy tính sẽ hỗ trợ những công việc tổng hợp và lên báo cáo này trong thời gian cực ngắn,  thay vì vài tiếng và có khi đến cả ngày như trước kia thì giờ chỉ mất từ 5-10s mà lại chính xác hơn nhiều. Từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra đánh giá về tình hình tài chính của công ty mọi lúc và kịp thời.

Để công việc của kế toán dễ dàng hơn, hỗ trợ doanh nghiệp cạnh tranh so với các đối thủ cùng ngành. Doanh nghiệp bạn nên đầu tư một phần mềm có chất lượng và uy tín. Bạn có thể tham khảo PHẦN MỀM KẾ TOÁN SIS. Phần mềm được đúc kết từ việc triển khai hơn 5000 dự án trong suốt 2 thập kỷ. Đơn vị đã khẳng định được thương hiệu của mình trên thị trường, là nhà cung cấp các giải pháp phần mềm theo yêu cầu, SIS luôn hiểu và lấy khách hàng làm trung tâm để có thể đưa đến cho các doanh nghiệp những sản phẩm thông minh và hiệu quả nhất. Để nhận tư vấn và hỗ trợ dùng thử miễn phí, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi theo Hotline: 0912.210.210 hoặc đăng ký thông tin tại www.sis.vn/lien-he.