Chọn mua phần mềm kế toán Online hay Offline?

Câu hỏi đặt ra của rất nhiều kế toán viên và chủ doanh nghiệp về lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán Online hay Offline thì tốt? Giữa 2 loại phần mềm này có những đặc điểm gì? Trong bài viết này, S.I.S sẽ giải đáp câu hỏi này để bạn có thể đưa ra lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp.

1. Tìm hiểu về phần mềm kế toán Online

Phần mềm kế toán Online là phần mềm cho phép người sử dụng làm việc trên môi trường mạng WAN – mạng internet. Tuy nhiên, nó hỗ trợ mức độ tự động hóa cao và cho phép bạn truy cập doanh nghiệp của mình mọi lúc, mọi nơi từ mọi thiết bị. Bạn sẽ chỉ cần đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của mình trên bất kỳ trình duyệt nào.

Ưu điểm 

• Dữ liệu được mã hóa tự động do đó làm giảm khả năng xảy ra lỗi, tăng độ chính xác về các số liệu
• Không phải tốn chi phí đầu tư cho máy chủ và bảo mật
• Nhiều người làm việc cùng một lúc trên dữ liệu
• Quản lý từ xa vô cùng hiệu quả

Nhược điểm 

• Bạn cần có kết nối internet liên tục để truy cập phần mềm
• Chi phí cho người sử dụng trên phần mềm

2. Phần mềm kế toán Offline

Phần mềm kế toán Offline được cài đặt trực tiếp tại máy người sử dụng và chỉ có thể làm việc trong môi trường mạng nội bộ của công ty (mạng LAN – Local Area Network).

Ưu điểm 

Chỉ cần cài đặt trên máy tính và hoạt động không cần có kết nối mạng.

Nhược điểm: 

• Phần mềm kế toán ngoại tuyến không có quy định mã hóa dữ liệu của bạn một cách tự động, bạn sẽ phải làm thủ công. Mặc dù bạn có thể sao lưu dữ liệu trên máy chủ trong một số phần mềm.
• Nó lưu dữ liệu của bạn cục bộ trên hệ thống, do đó, bạn sẽ cần nhiều dung lượng trống trong hệ thống.
• Chỉ có thể được truy cập trên hệ thống mà phần mềm đã được cài đặt. Do đó, những người khác trên các thiết bị khác sẽ không thể sử dụng nó. Điều này giới hạn số lượng người dùng.

3. Tiêu chí đánh giá phần mềm kế toán Online và Offline

Nên chọn phần mềm kế toán Online hay Ofline

Bạn có thể tham khảo một số tiêu chí đánh giá giữa 2 loại phần mềm này để làm cơ sở đánh giá và lựa chọn phù hợp.

Nhu cầu quản lý

Điều đầu tiên, doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu quản lý kế toán là gì trước khi đưa ra quyết định.

Nếu chủ doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán cho các chi nhánh hoặc muốn nắm bắt số liệu tài chính – kế toán mọi lúc, mọi nơi thì chắc chắn công ty bạn cần sử dụng phần mềm kế toán online. Nó sẽ là giải pháp tối ưu khi các số liệu được tự động đồng bộ trên hệ thống, kế toán trụ sở chính không cần nhập liệu lại.

Ngược lại, nếu quản lý hoặc chủ doanh nghiệp không có nhu cầu kiểm soát số liệu từ xa, không cần thiết phải có báo cáo dữ liệu mọi lúc, cũng không có nhu cầu quản lý hoạt động của các địa điểm ở xa thì phần mềm kế toán offline chính là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp.

Quy mô doanh nghiệp

Hầu hết khi doanh nghiệp mới được thành lập có quy mô nhỏ thì sẽ cần một phần mềm quản lý nội bộ, chỉ cần đáp ứng được việc quản lý thông tin tài chính, hiệu quả, cung cấp được đầy đủ các báo cáo vừa đáp ứng đúng quy định nhà nước lại vừa phục vụ được nhu cầu của doanh nghiệp thì các doanh nghiệp này có thể sử dụng phần mềm kế toán offline.

Tuy nhiên, đến một giai đoạn nhất định khi doanh nghiệp phát triển, mở thêm nhiều cơ sở, chi nhánh thì yêu cầu về quản lý tài chính càng phải nâng cao. Vì vậy, người quản lý cần kiểm soát được tình hình tài chính của công ty ở khắp mọi nơi, mọi lúc thì phần mềm kế toán online là giải pháp tối ưu.

Chi phí đầu tư

Một sự thật là khi bạn quyết định đầu tư sử dụng một phần mềm kế toán thì chi phí không chỉ là các khoản nằm trong báo giá, các khoản phí phát sinh hàng kỳ hoặc chi phí đào tạo, tư vấn. Nếu tính toán kỹ hơn thì ngoài các chi phí đó thì doanh nghiệp sẽ phải đầu tư cho cơ sở vật chất kỹ thuật như máy tính, các khoản tiền bảo trì, hệ thống bảo mật dữ liệu,..

Đối với phần mềm Offline chi phí đầu ban đầu sẽ không cao, tầm 5 triệu là bạn đã có thể sở hữu. Nhưng đi kèm với đó là bạn cần đầu tư thêm bộ lưu điện, bảo trì máy móc, hệ thống bảo mật dữ liệu,… Các chi phí này cũng làm tăng chi phí duy trì phần mềm kế toán Offline lên khá nhiều.

Đối với phần mềm Online thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí vận hành online như: Đầu tư Server (máy chủ), hạ tầng mạng, hạ tầng vận hành Server…

Một số tiêu chí so sánh nhanh khác, bạn có thể tham khảo dưới đây:

» Phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay

Như vậy, S.I.S đã cung cấp thông tin cho bạn đọc về phần mềm kế toán Online và Offline, qua đó bạn sẽ tìm được loại phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp. Để nhận được tư vấn miễn phí về phần mềm kế toán, bạn vui lòng đăng ký ngay với chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.