Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Kế toán tiền lương là một trong những nghiệp vụ của kế toán, đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Có trách nhiệm hạch toán lương cho công nhân viên và đảm bảo cân bằng chi phí cho doanh nghiệp. Cùng S.I.S tìm hiểu các vấn đề liên quan đến kế toán tiền lương; trình tự hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

1. Tổng quan về kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương là vị trí kế toán viên chịu trách nhiệm về mảng hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố: bảng chấm công, chấm tăng ca, làm thêm giờ, hợp đồng lao động, bảng kê chi tiết phụ cấp, thưởng,…để lập bảng tính lương, thanh toán lương cùng các chế độ bảo hiểm xã hội cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp sao cho hợp lý nhất.

Tiền lương là khoản tiền người lao động được hưởng do Nhà nước hoặc chủ doanh nghiệp phân phối phù hợp với số lượng và chất lượng lao động mà họ đã bỏ ra.

Tiền lương bao gồm:

Tiền lương danh nghĩa: Đây là khoản tiền người sử dụng lao động trả cho người lao động tương ứng với số lượng và chất lượng lao động họ đóng góp.
Tiền lương thực tế: Là khoản tiền người lao động thực nhận sau khi đã trừ các khoản đóng thuế, khoản nộp theo quy định.

Mối quan hệ giữa tiền lương danh nghĩa, tiền lương thực tế và chỉ số giá cả được thể hiện qua công thức:

Trong đó:

2. Đặc điểm của kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

Chứng từ sử dụng

Căn cứ vào quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ký ngày 20/3/2006, chứng từ kế toán bao gồm:

Sổ sách lao động: Do phòng Tổ chức hành chính lập để quản lý số lượng lao động.
Bảng chấm công: Là chứng từ hạch toán thời gian làm việc của người lao động được trưởng phòng hoặc đội trưởng trực tiếp lập theo mẫu biểu số 01 – LĐTL.
Bảng thanh toán tiền lương: Để thanh toán lương, phụ cấp, trợ cấp hàng tháng cho người lao động được lập theo mẫu 02 – LĐTL.
Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Được lập theo mẫu 03 – LĐTL để xác nhận số ngày nghỉ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động… của người lao động để làm căn cứ tính trợ cấp BHXH trả thay lương.
Bảng thanh toán BHXH: Được lập theo mẫu 04 – LĐTL làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH.
Bảng thanh toán tiền thưởng: Là chứng từ được lập theo mẫu 05 – LĐTL xác định tiền thưởng của từng người lao động.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành: Được lập theo mẫu 06 – LĐTL để hạch toán kết quả lao động.
Các loại hợp đồng: Là căn cứ quan trọng lưu trữ thông tin của người lao động, gồm hợp đồng giao khoán và hợp đồng lao động.

3. Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương

3.1. Có bao nhiêu hình thức trả lương trong doanh nghiệp?

a) Hình thức trả lương theo thời gian: Được thực hiện căn cứ vào mức lương cấp bậc/chức vụ và số ngày giờ công thực tế của công nhân viên chức, được tính theo công thức:

Có 02 hình thức trả lương theo thời gian:

Trả lương thời gian đơn giản: Căn cứ vào bậc lương và ngày công thực tế, không xét đến năng suất lao động và kết quả công việc được tính theo công thức:

Tiền lương = Mức lương tối thiểu x hệ số lương hiện tại + phụ cấp

Trả lương thời gian có thưởng: Căn cứ vào thời gian làm việc đồng thời có khen thưởng khi người lao động đạt và vượt các chỉ tiêu đã quy định. Công thức tính như sau:

Tiền lương = Tiền lương thời gian + Tiền thưởng

b) Hình thức trả lương theo năng suất (sản phẩm): Đây là hình thức căn cứ trực tiếp và số lượng và chất lượng công việc người lao động hoàn thành, được tính theo công thức:

Tiền lương = Mức lương năng suất x Hệ số lương năng suất

c) Hình thức trả lương khoán: Đây là chế độ trả lương dựa vào khối lượng hoàn thành công việc và đơn giá tiền lương đã quy định trong hợp đồng giao khoán, được xác định theo công thức:

3.2. Kế toán các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

Quỹ BHXH

Quỹ này được hình thành để góp phần ổn định đời sống của người lao động khi họ bị ốm đau, thai sản, mắc bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động… Theo chế độ hiện hành, quỹ BHXH tại doanh nghiệp bằng 20% tính trên tổng lương, phụ cấp, trợ cấp của người lao động trong đó doanh nghiệp đóng 15% (tính vào chi phí sản xuất) còn người lao động đóng 5% (trừ vào lương tháng).

Quỹ BHYT

Đây là trợ cấp cho người lao động tham gia bảo hiểm y tế được thực hiện bằng cách trích 3% tính trên tổng số lương, phụ cấp, trợ cấp của người lao động trong đó trong đó doanh nghiệp đóng 2% (tính vào chi phí sản xuất) còn người lao động đóng 1% (trừ vào lương tháng).

Kinh phí công đoàn

Theo chế độ hiện hành thì kinh phí này do người sử dụng lao động chịu (tính vào chi phí sản xuất), được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng số lương hàng tháng trả cho người lao động.

Thuế thu nhập cá nhân

Đây là loại thuế trực thu đánh vào tổng thu nhập của mỗi người trong xã hội ở một khoảng thời gian lao động nhất định. Thuế thu nhập cá nhân có vai trò quan trọng trong việc huy động nguồn ngân sách đồng thời thực hiện cân bằng xã hội.

4. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương

4.1. Tài khoản sử dụng

Tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động thường được chia làm 2 kỳ:

Kỳ 1: tạm ứng

Kỳ 2 : người lao động nhận số tiền còn lại sau khi đã khấu trừ vào thu nhập ( BHXH, BHYT)

TK 334: Phải trả công nhân viên

TK 334 thể hiện các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền bảo hiểm xã hội, tiền phụ cấp theo lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp khác (nếu có). Kết cấu của TK 334 như sau:

Bên nợ:

- Các khoản tiền lương, công, thưởng cùng các khoản đã trả, ứng trước cho người lao động

- Khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của người lao động

- Kết chuyển tiền lương, tiền công người lao động chưa lĩnh.

Bên có:

Các khoản tiền lương, công, thưởng cùng các khoản khác phát sinh trong kỳ phải trả cho người lao động.

Số dư bên có:

Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cùng các khoản khác còn phải trả cho người lao động.

Số dư bên nợ:

Phản ánh khoản tiền đã trở qua số phải trả về tiền lương, tiền công cùng các khoản phải trả khác cho người lao động.

TK 338: Phải trả, nộp khác

Dùng để hạch toán các khoản trích theo lương, dùng để phản ánh phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, đoàn thể xã hội, các tổ chức, cho cấp trên về BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản khấu trừ vào lương theo quy định chung.

Kết cấu TK 338 như sau:

Bên nợ:

- Số tiền BHXH trả cho người lao động

- Kinh phí công đoàn đã chi trong đơn vị

- BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp lên cơ quan quản lý các quỹ

- Các khoản đã nộp, trả khác.

Bên có:

- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh;

- BHXH chi trả cho người lao động được cơ quan BHXH thanh toán.

Số dư bên có: Số tiền còn phải nộp, trả.
Số dư bên nợ (nếu có): Số tiền trả thừa, nộp thừa và vượt chi chưa được thanh toán.

Ngoài ra khi hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như TK 335, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642….

4.2. Phương pháp để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Khi hạch toán tiền lương, nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều bộ phận sản xuất kinh doanh thì kế toán phải hạch toán riêng chi phí tiền lương cho từng bộ phận như: Bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý…

1. Hạch toán bút toán tính lương

Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công

Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (TT 133 là TK 6421)

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (TT 133 là TK 6422)

Có TK 334 - Phải trả người lao động

(Các tài khoản 622/623/627 theo TT 133 là TK 154)

Để có bảng tính lương làm cơ sở hạch toán tiền lương

>>>Các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp

2. Các khoản giảm trừ theo lương

a) Nếu trong kỳ có nhân viên tạm ứng lương, kế toán hạch toán:

Nợ 334: Trừ vào lương người lao động

Có TK 111, 112: Số tiền tạm ứng

b) Nếu trong kỳ có phát sinh thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện khấu trừ, kế toán hạch toán:

+ Xác định số thuế phải trừ vào lương:

Nợ TK 334 : Tổng số thuế TNCN phải khấu trừ

Có TK 3335: Thuế TNCN

+ Khi nộp thuế:

Nợ TK 3335: Số thuế phải nộp

Có TK 111, 112

c) Các khoản trích bảo hiểm trừ vào lương, hạch toán:

Nợ TK 334 : Tổng số trích trừ vào lương (10,5%)

Có TK 3383: Trích bảo hiểm xã hội (Lương tham gia BH X 8%)

Có TK 3384: Trích bảo hiểm xã y tế (Lương tham gia BH X 1,5%)

Có TK 3386: Trích bảo hiểm xã thất nghiệp (Lương tham gia BH X 1%) (TT 133 là TK 3385)

3. Khi hạch toán các khoản trích trừ vào lương người lao động, kế toán sẽ hạch toán luôn các khoản trích mà doanh nghiệp phải nộp thay người lao động để tính vào chi phí theo tỷ lệ đóng như sau:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Trích BH + KPCĐ tính vào chi phí (Lương tham gia BH X 23%)

Có TK 3383: Trích bảo hiểm xã hội (Lương tham gia BH X 17%) (áp dụng cho giai đoạn từ ngày 01/10/2021 đến hết ngày 30/06/2022)

Có TK 3384: Trích bảo hiểm xã y tế (Lương tham gia BH X 3%)

Có TK 3386: Trích bảo hiểm xã thất nghiệp (= 0) (TT 133 là TK 3385)

Có TK 3382: Trích kinh phí công đoàn (Lương tham gia BH X 2%)

Kể từ ngày 01 tháng 10 năm 2021 đến hết ngày 30 tháng 9 năm 2022: Người sử dụng lao động được giảm mức đóng từ 1% xuống bằng 0% quỹ tiền lương tháng của những người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp (Theo Nghị quyết 116/NQ-CP).

4. Khi nộp tiền bảo hiểm

Nợ TK 3383 : Số đã trích BHXH (25%)

Nợ TK 3384 : Số đã trích BHYT (4,5%)

Nợ TK 3386 : Số đã trích BHTN (1%)

Nợ TK 3382 : Số tiền kinh phí công đoàn phải nộp (2%)

Có TK 111 hoặc 112: số tiền thực nộp

5. Nếu trong kỳ, có nhân viên được hưởng chế độ thai sản, mà doanh nghiệp nhận được tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,. . .)

- Khi nhận được tiền Kế toán hạch toán:

Nợ 112: Số tiền nhận được

Có 338: phải trả phải nộp khác.

- Khi trả tiền cho người lao động được hưởng:

Nợ 338: Số tiền phải trả

Có 111, 112: số tiền đã trả

6. Nếu trong kỳ có phát sinh trả lương cho người lao động bằng hàng hóa

- Kế toán sẽ phải xuất hóa đơn, căn cứ vào đó kế toán sẽ hạch toán:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng

5. Phần mềm kế toán - nhân sự tiền lương SIS MAC HRM

Các công việc của kế toán tiền lương gắn liền với hoạt động Quản lý nhân sự, chấm công, cơm, đi làm, nghỉ phép , đi muộn về sớm hàng ngày và tổng hợp KPI theo kỳ (tháng, quý, năm). Toàn bộ công việc của Quản lý nhân sự và kế toán tiền lương được “ Số hóa” theo quy trình và đầy đủ trên Phần mềm kế toán – nhân sự tiền lương SIS MAC HRM mới nhất do Phần mềm SIS Việt Nam cung cấp, giúp người làm công tác nhân sự, tiền lương cắt giảm toàn bộ các công việc thủ công, nhàm chán, lắt nhắt và mệt mỏi mỗi kỳ. Cụ thể như:

Từ việc theo dõi hồ sơ ứng viên học việc, thử việc, quá trình làm việc của nhân viên chính thức tại doanh nghiệp đều thuận tiện, chi tiết và đầy đủ các thông số phục vụ cho tính lương như: ngày công đi làm, công nghỉ phép, làm thêm giờ, công hệ số đi công tác. Đồng theo theo dõi đầy đủ việc cấp phát công cụ, thiết bị làm việc, hay điều chuyển, luân chuyển giữa các cá nhân và phòng ban trong công ty. Cũng như quá trình công tác từ khi học việc, thử việc và làm việc chính thức tại các phòng ban, vị trí công việc khác nhau tại doanh nghiệp.

Từ các số liệu chi tiết và tổng hợp về nhân sự được chuyển sang bộ phận kế toán tiền lương để tính lương theo quy định tính lương của từng bộ phận trong doanh nghiệp như: lương theo ngày công làm việc, lương theo hệ số, sản phẩm, theo doanh thu, KPI.

Cuối cùng giúp kế toán lên được báo cáo về thu nhập chịu thuế và các khoản thuế TNCN phải nộp. Kèm tờ khai quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp và cá nhân, cũng như thuận tiện cho việc phát hành chứng từ thuế TNCN tự động ngay trên phần mềm.