Quy trình quản lý nhân sự với 8 bước không thể bỏ qua

Một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được tính nhất quán nhằm thực hiện tốt mục tiêu hoạt động chung của doanh nghiệp. Dưới đây là 8 bước không thể bỏ qua trong quy trình quản lý nhân sự. 

8 bước trong quy trình quản lý nhân sự 

1. Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự hay còn gọi là quản lý nhân lực, tên tiếng anh đầy đủ là Human Resource Management. Đây là vị trí quản lý nguồn nhân lực, đội ngũ nhân sự, quản lý con người tại các công ty, doanh nghiệp nhằm giúp các hoạt động trong tổ chức được vận hành thuận lợi và mang đến hiệu quả cao. 

Vậy mục đích của việc quản lý nhân sự là gì?

2. Mục đích của quản lý nhân sự 

Quản lý nhân lực là điều không dễ dàng, nó là một quá trình phức tạp bởi liên quan đến nhiều phòng ban chức năng khác nhau trong doanh nghiệp. Việc không có quy trình quản lý nhân lực chuẩn hóa sẽ gây khó khăn cho bộ phận nhân sự, dẫn đến tình trạng thiếu nhất quán. Vì vậy, một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả và chi tiết, doanh nghiệp có thể đạt được các mục đích sau đây:

• Hạn chế xảy ra sai sót trong quá trình tương tác giữa nhân viên với bộ phận nhân sự 
• Cải thiện thời gian và chất lượng phản hồi của phòng Nhân sự đối với các yêu cầu của nhân viên. 
• Tăng cường hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ khách hàng. 
• Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong nội bộ doanh nghiệp.

Với kỹ năng quản lý nhân viên khéo léo, nhà quản trị và người làm nhân sự có thể xây dựng được đội ngũ nhân viên tận tâm, có kỹ năng, tính đoàn kết và mong muốn cống hiến.

Nhìn chung quy trình quản lý nhân sự sẽ bao gồm các bước như: hoạch định nguồn nhân lực, đào tạo, quản lý tiền lương và phúc lợi của nhân viên; quản lý hiệu suất,...

3. 8 bước trong quy trình quản lý nhân sự

Dưới đây là các bước trong quy trình quản lý nhân sự:

Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực (HR Planning) là hoạt động xác định và quản lý nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc tính toán nguồn cung nhân sự, dự báo nhu cầu và xu hướng nhân sự trong tương lai, từ đó xây dựng và thực hiện chiến lược phù hợp. Một quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả yêu cầu bộ phận Nhân sự phải cân bằng nhu cầu nhân sự dài – ngắn hạn với các mục tiêu kinh doanh và tình hình thực tiễn trong doanh nghiệp. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang ứng dụng các phần mềm phân tích, quản lý nhân sự và dự báo SWOT – nhằm đánh giá chính xác hơn nhu cầu về nguồn nhân lực. 

Tuyển dụng và lựa chọn ứng viên thích hợp

Tuyển dụng là hoạt động tìm kiếm những ứng viên tiềm năng đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp. Người làm nhân sự cần phải có kế hoạch tuyển dụng chi tiết nhằm thu hút các ứng viên. Quá trình này bắt đầu từ bước lập kế hoạch, nguồn tuyển dụng và phương thức tuyển dụng nhằm tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Dựa trên cơ sở đó, các HR sẽ đăng lên các trang thông tin liên quan đến việc làm về vị trí cần tuyển và xây dựng kịch bản phỏng vấn và chế độ lương thưởng nhằm thu hút nhân tài và các ứng viên tiềm năng.

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Thực tế cho thấy, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực chất là cạnh tranh về chất lượng nguồn nhân lực. Chính vì điều đó, hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được xem là một chiến lược đầu tư dài hạn và được thực hiện một cách có kế hoạch, thống nhất.

Thông qua các khóa đào tạo về kỹ năng, chuyên môn, phần mềm,… đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao năng lực và trình độ. Trưởng nhân sự cần lên kế hoạch cụ thể về ngân sách, thời điểm, thời gian và số lượng, đối tượng nhân sự sẽ tham gia vào việc đào tạo, huấn luyện nhân sự. 

Lương thưởng và phúc lợi 

Lương và thưởng công bằng chính là chìa khóa giúp giữ chân và tạo động lực cống hiến, trung thành cho nhân viên về lâu dài. Do đó, quản lý nhân sự còn cần công bằng trong việc phân bổ quyền lợi và phúc lợi cho đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp. Thông qua việc quản lý hiệu suất làm việc, trưởng bộ phận nhân sự cần thực hiện các đề xuất khen thưởng xứng đáng cho nhân viên.

>>>Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Quản lý hiệu suất công việc

Human Resource Management là người đảm nhận quản lý hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Thông thường nhân viên sẽ được giao cho các nhiệm vụ hoặc KPI trong tuần, tháng, quý hoặc năm. Thông qua việc giám sát và quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên, phòng Nhân sự có thể nắm bắt được quy trình làm việc, từ đó giúp mọi người hoàn thành công việc của mình tốt hơn.

Dựa vào việc quản lý hiệu suất theo chu kỳ hằng năm, ban lãnh đạo có thể đánh giá và phân loại nhân sự theo hiệu suất làm việc cao - thấp hoặc tiềm năng cao - thấp. Quản lý hiệu suất thành công được hình thành từ công sức của cả bộ phận nhân sự, trong đó người quản lý đóng vai trò trực tiếp, là người đứng đầu, dẫn dắt và hỗ trợ toàn bộ bộ phận nhân sự. Thông qua hiệu suất làm việc doanh nghiệp có thể phân loại nhân viên, khen thưởng cho cho nhân viên có năng lực và loại bỏ các nhân sự yếu kém, không đáp ứng được yêu cầu công việc. 

Dự phòng nguồn nhân lực

Việc thay đổi nhân sự thường xảy ra ở mỗi doanh nghiệp như chuyển công tác, nghỉ đột xuất,... Vì vậy, trưởng phòng nhân sự ở các doanh nghiệp cần lập kế hoạch dự phòng nhân sự chi tiết, cần chuẩn bị sẵn người thay thế nhằm đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp không bị gián đoạn. Nhà quản lý cần dự phòng nguồn ứng viên chất lượng, nhằm bù lấp các khoảng trống, vị trí cấp cao trong doanh nghiệp. 

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu của doanh nghiệp. Một nền văn hóa công sở vững mạnh là ở đó mỗi cá nhân ý thức được giá trị cốt lõi và tinh thần của doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Giám đốc nhân sự nói riêng hay bộ phận nhân sự nói chung cần nuôi dưỡng văn hóa này thông qua các buổi đào tạo, cuộc họp định kỳ công ty.

Phân tích và đánh giá dữ liệu nhân sự

Cùng xu hướng chuyển đổi số doanh nghiệp trong thời kỳ 4.0 và mô hình văn phòng số hóa mang đến nhiều lợi ích trong công tác quản lý nhân sự. Thông qua các phần mềm lưu trữ và phân tích thông tin, dữ liệu nhân sự chuyên dụng, nhà quản lý có thể theo dõi và đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh đó, các dữ liệu này còn giúp nhà quản lý đưa ra các chiến lược đúng đắn và mang đến hiệu quả hơn, nhờ các số liệu được phân tích thông minh.

Nhằm giúp các doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự hiệu quả, phần mềm SIS MAC*HRM với 2 phân hệ tiền lương và nhân sự. Việc theo dõi và đánh giá nhân viên sẽ được tự động hóa trên phần mềm. 

Nhân sự: Quản lý tuyển dụng (kế hoạch tuyển dụng, hồ sơ ứng viên), quản lý đào tạo, quản lý nhân viên (hợp đồng lao động, hồ sơ cá nhân, quá trình làm việc), báo cáo Ban Quản trị về kế hoạch quá trình tuyển dụng, đào tạo và các vấn đề về nhân sự (tăng, giảm).

Tính công - Tính lương: 

• Khai báo linh hoạt ngày làm việc, ngày nghỉ thường, ngày nghỉ lễ, nghỉ phép trong kỳ (Tháng/quý/năm).
• Khai báo thời gian làm việc linh hoạt theo ca
• Cập nhật dữ liệu chấm công: Dữ liệu chấm công thời gian lấy từ máy chấm công hoặc chấm công trực tiếp trên phần mềm, dữ liệu chấm công sản lượng (tính lương theo sản phẩm).
• Các tham số lương (lương cơ bản, hệ số lương, hệ số BHYT, BHXH, hệ số thuế TNCN…) đều được thiết kế và khai báo linh động cho phép người dùng tự cập nhật khi có sự thay đổi trong quá trình sử dụng phần mềm.

Liên hệ S.I.S để nhận hỗ trợ tư vấn về phần mềm theo các phương thức sau:

Hotline: 0912.210.210 hoặc đăng ký nhận tư vấn: