Những lợi ích không thể bỏ qua của số hóa doanh nghiệp

Số hóa doanh nghiệp là bước đi duy nhất để doanh nghiệp tồn tại trong thời đại của công nghệ số, kỷ nguyên của công nghiệp 4.0. Để cạnh tranh và giành được vị thế của doanh nghiệp trên thương trường, thực hiện số hóa là điều tất yếu.

Những lợi ích không thể bỏ qua của số hóa doanh nghiệp

1. Tổng quan về số hóa doanh nghiệp

Theo cách truyền thống, doanh nghiệp sẽ lưu trữ dữ liệu, quản lý hồ sơ... trên các loại giấy tờ viết tay, những bản in, âm thanh, hình ảnh với nhiều định dạng khác nhau,…. Số hóa doanh nghiệp sẽ chuyển đổi quá trình này sang chuẩn dữ liệu trên các loại máy tính hoặc các thiết công nghệ khác.

Có 2 hình thức số hóa doanh nghiệp, dựa trên tiêu chí số hóa:

Số hóa dữ liệu

Số hóa dữ liệu hay còn được biết đến là số hóa tài liệu. Đây là phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ mọi định dạng vật chất sang định dạng kỹ thuật. Cuối cùng được lưu vào hệ thống máy tính để đáp ứng mục đích hoạt động của doanh nghiệp. 

Ví dụ:  Việc quét tài liệu từ văn bản sang định dạng PDF để chuyển vào lưu trữ trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ khác.

Số hóa quy trình

Số hóa quy trình là quá trình cải thiện hoặc quy trình kinh doanh bằng cách áp dụng công nghệ kỹ thuật số cũng như dữ liệu số hóa.

Nó sẽ giúp quy trình kinh doanh của doanh nghiệp được tối ưu. Đồng thời, còn cải thiện nâng cao năng suất, tăng hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian ra quyết định của nhà quản lý. 

Số hóa doanh nghiệp chính là bước đệm quan trọng cho chuyển đổi số của doanh nghiệp.

2. Phân biệt giữa số hóa và chuyển đổi số

Mọi người thường nhầm lẫn giữa 2 khái niệm số hóa và chuyển đổi số. Bởi một số những điểm chung sau:

Cả 2 đều xuất phát từ công nghệ hiện đại. Đều được áp dụng vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp nhằm tăng năng suất, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.

Sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số:

- Số hóa : chỉ là chuyển đổi dữ liệu sang định dạng kỹ thuật số. Số hóa mô tả sự chuyển đổi thuần túy từ tương tự sang kỹ thuật số của dữ liệu và tài liệu hiện có. 

Ví dụ như: Scan tài liệu thành định dạng PDF file, hoặc quét một bức ảnh … Bản thân dữ liệu không bị thay đổi, nó chỉ được mã hóa ở định dạng kỹ thuật số.

Số hóa có thể thu được lợi ích hiệu quả khi dữ liệu số hóa được sử dụng để tự động hóa các quy trình và cho phép khả năng truy cập tốt hơn, nhưng số hóa không tìm cách tối ưu hóa các quy trình hoặc dữ liệu.

- Chuyển đổi số: được hiểu là chuyển đổi mô hình kinh doanh sang mô hình kỹ thuật số. Chuyển đổi số đòi hỏi ứng dụng công nghệ thông tin kỹ thuật số để biến đổi các quy trình của doanh nghiệp: đánh giá, tái cấu trúc, có thể thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

Số hóa chính là một mắt xích quan trọng trong chuyển đổi số.

3.Lợi ích của số hóa doanh nghiệp

Doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích và hiệu quả đáng kể khi áp dụng số hóa dữ liệu và số hóa quy trình làm việc.

3.1. Nâng cao năng suất làm việc

Điều dễ nhận thấy đầu tiên khi áp dụng số hóa là năng suất làm việc được nâng cao. Trước đây tìm kiếm tài liệu giấy có thể mất tới hơn 15 – 20 phút. Còn bây giờ, nhân viên đã thực hiện các thao tác với tài liệu một cách đơn giản hơn, tiết kiệm được khá nhiều thời gian tìm kiếm các tài liệu. Khi đó, nhân viên có thể sử dụng thời gian để xử lý những công việc quan trọng hơn  

Công việc được  thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn hơn, các nhà quản lý doanh nghiệp sẽ đưa  ra những quyết định nhanh và phù hợp.

3.2. Tiết kiệm chi phí

Bạn thử hình dung việc quản lý truyền thống, doanh nghiệp cần đến một số lượng lớn các giấy tờ, sổ sách đã là một khoản phí đắt đỏ rồi mà cần phải tốn thêm một khoản tiền cho các thiết bị phục vụ như: máy in, giấy mực, tiền điện.Việc này ngốn rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp 

Việc ứng dụng số hóa là điều cần thiết nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm được khoản chi phí lớn để có thể tập trung cho những công việc quan trọng hơn hoặc đầu tư kinh doanh tạo thêm lợi nhuận. Từ đó, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được hiệu quả hơn. 

3.3. Đảm bảo bảo mật thông tin

Mỗi một doanh nghiệp sẽ có những dữ liệu về chiến lược kinh doanh, kế hoạch phát triển khác nhau,dữ liệu khách hàng, thông tin nhân viên. Đây đều là dữ liệu vô cùng quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp đó. Vì vậy, việc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng.

Doanh nghiệp có thể gặp những khó khăn khi lưu trữ thông tin dữ liệu trên giấy tờ. Bởi chúng có thể bị thất lạc, rách. hư hỏng,..

Nhờ việc số hóa, doanh nghiệp có thể tăng tính bảo mật cho hệ thống dữ liệu của mình. Trong những trường hợp cần thiết, chủ doanh nghiệp, nhà quản trị hoặc nhân viên được cấp quyền đều có thể xem, chỉnh sửa, cập nhật các văn bản và tài liệu quan trọng này.

3.4. Khả năng lưu trữ không giới hạn

Khi doanh nghiệp số hóa, tất cả dữ liệu ở đây đều dưới định dạng kỹ thuật số.  Các tài liệu được lưu trữ trên điện toán đám mây. Vì vậy, các dữ liệu đều đảm bảo an toàn và lưu trữ qua nhiều năm, dễ dàng tìm kiếm. Các thiết bị đăng nhập chỉ cần có kết nối internet như máy tính, điện thoại di động… Làm việc ở đâu cũng được, đơn giản, dễ sử dụng mà ai cũng biết làm.

>>>TẤT TẦN TẬT VỀ TÍCH HỢP HỆ THỐNG MÀ BẠN CẦN BIẾT

3.5. Thân thiện với môi trường

Hiện nay, vấn đề về bảo vệ môi trường đang là chủ đề nóng được nhiều người quan tâm đến. Các doanh nghiệp sử dụng cách quản lý bằng giấy tờ, sổ sách có thể thải ra hàng triệu tấn giấy vụn mỗi năm. Điều này không chỉ gây lãng phí nguồn tài nguyên mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến môi trường. Do đó việc hạn chế sử dụng giấy và giảm tải các loại giấy vụn không cần thiết được khuyến khích.

Vì vậy khi lưu trữ thông tin, dữ liệu dưới dạng kỹ thuật số được xem là thân thiện với môi trường, giúp hạn chế lượng giấy in không cần thiết, đồng thời thể hiện và giúp nâng cao ý thức bảo vệ môi trường của các công ty, doanh nghiệp. Xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp đến với mọi người hay là các khách hàng, đối tác.

3.6. Đặt nền móng cho chuyển đổi số

Trong thời đại công nghệ 4.0 bùng nổ, chuyển đổi số được xem là yêu cầu tất yếu của các doanh nghiệp. Khi đó số hóa được xem là bước đệm hoàn chỉnh cho công cuộc chuyển đổi số.

>>> 5 yếu tố quyết định thành công của chuyển đổi số doanh nghiệp

4. Một số hiểu lầm về số hóa doanh nghiệp

Với những lợi ích mà số hóa mang lại cho doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần hiểu rõ để tránh những hiểu lầm.

4.1. Cứ áp dụng số hóa là thành công

Công nghệ cũng chỉ là một phần hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Việc số hóa quy trình nói riêng hay chuyển đổi số nói chung đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược lâu dài, điều này tác động lên toàn bộ doanh nghiệp từ văn hóa, con người đến mô hình kinh doanh. 

4.2. Chỉ có những công ty lớn và một số ngành nghề mới áp dụng được số hóa

Ở thời đại các giải pháp công nghệ số phát triển không ngừng như hiện nay, khả năng thích ứng nhanh là điều cần có trong mỗi doanh nghiệp. Số hóa mang lại cho tất cả các doanh nghiệp phương pháp và cơ hội để bứt phá mạnh mẽ đặc biệt là những Công ty dám nắm lấy cơ hội và tiên phong dẫn đầu. Tiếp thu những điều mới của xã hội và loại bỏ những thứ đã lạc hậu chính là chìa khóa để hoạt động doanh nghiệp được tốt hơn.

4.3.Vội vàng áp dụng xu thế công nghệ mới

Mặc dù việc tiếp thu những công nghệ mới là điều cần thiết. Tuy nhiên, Tâm lý tham lam, nóng vội muốn áp dụng nhiều xu hướng công nghệ cùng một lúc thường là con đường nhanh nhất dẫn đến thất bại. Trong thế giới công nghệ thay đổi quá nhanh chóng và liên tục như hiện nay, doanh nghiệp nên giữ bình tĩnh để có thể tìm ra những khó khăn, thấu hiểu mô hình kinh doanh, bối cảnh cạnh tranh cũng như tâm lý người tiêu dùng trước khi cân nhắc việc áp dụng công nghệ.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về số hóa doanh nghiệp mà S.I.S muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan về số hóa và tùy thuộc vào nhu cầu việc áp dụng số hóa sẽ giúp doanh nghiệp phát triển và nâng cao hiệu quả kinh doanh trong thời đại số.

Nhận thấy được tầm quan trọng của việc chuyển đổi số, phần mềm SIS (tên gọi cũ là phần mềm SAS) luôn muốn cung cấp đến các doanh nghiệp những sản phẩm về phần mềm chất lượng, hỗ trợ cho công tác quản lý và công việc của nhân viên trở nên dễ dàng hơn chỉ trên một phần mềm.