4 khó khăn cản trở doanh nghiệp tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán

Tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán là giải pháp nhiều doanh nghiệp ứng dụng hiện nay để đồng bộ hệ thống dữ liệu, giúp quản lý hiệu quả hơn. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể triển khai quá trình tích hợp trơn tru, nhanh chóng. Có khó khăn nào hiện đang cản trở quá trình tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán? Hãy cùng theo dõi những chia sẻ dưới đây.

Có 1 vài khó khăn doanh nghiệp gặp phải khi tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán.

>>> Quy định mới về hóa đơn điện tử: Những điều Doanh nghiệp cần biết về TT78

1. Lý do cần tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán?

Tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán để bám sát theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Từ 01/07/2022 triển khai bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với tất cả các doanh nghiệp trên cả nước. Nếu như sử dụng độc lập hai phần mềm quản lý hóa đơn và phần mềm kế toán sẽ có nhiều bất lợi, ảnh hưởng đến công tác quản lý dữ liệu.

Chỉ riêng việc phải nhập liệu vào 2 phần mềm độc lập đã tốn rất nhiều thời gian công sức, lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Hơn nữa còn có thể xảy ra sai sót, rủi ro vì phải thực hiện nhiều thao tác do dữ liệu không được đồng bộ thống nhất. 

Vậy nên việc tích hợp là điều vô cùng cần thiết để giải quyết những bất lợi, giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với sự thay đổi. Tích hợp trên cùng hệ thống là chìa khóa quan trọng để mở ra hệ sinh thái dữ liệu tập trung, khép kín, nâng cao hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp.

>>> Các loại hóa đơn theo quy định mới nhất

2. Khó khăn cản trở quá trình tích hợp 2 phần mềm

Sử dụng phần mềm kế toán tích hợp phần mềm quản lý hóa đơn là trợ thủ rất đắc lực cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn một số doanh nghiệp vẫn đang lựa chọn sử dụng độc lập 2 phần mềm vì gặp phải một số khó khăn, cụ thể như sau:

2.1. Lo ngại về bảo mật thông tin

Có lẽ đây là mối lo của đa số các doanh nghiệp khi tích hợp 2 phần mềm từ các nhà cung cấp khác nhau. Dữ liệu có thể bị mất hoặc sai sót sau khi tích hợp dẫn đến những hậu quả không tốt. Vì vậy yêu cầu về bảo mật, độ toàn vẹn của thông tin, khả năng sao lưu, phục hồi dữ liệu khi đồng bộ được các doanh nghiệp rất quan tâm.

2.2. Phần mềm tích hợp không tương thích

Không phải phần mềm kế toán nào cũng phù hợp với phần mềm quản lý hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng do các nhà cung cấp khác nhau hoặc do hệ thống không tương thích. Khi đó sẽ rất khó kết hợp, đồng bộ dữ liệu và khó thực hiện các thay đổi khi cần thiết.

2.3. Chi phí cao

Rất nhiều nhà cung cấp thu phí tích hợp cao, đây cũng là lý do khiến cho nhiều doanh nghiệp chần chừ việc tích hợp hai phần mềm này. Ngoài ra còn phát sinh các chi phí cập nhật, chi phí đầu tư hạ tầng công nghệ để phục vụ cho việc tích hợp. 

2.4. Ảnh hưởng toàn bộ hệ thống

Doanh nghiệp cũng lo lắng khi đồng bộ 2 phần mềm, nếu xảy ra lỗi thì hệ thống sẽ bị hỏng toàn bộ ảnh hưởng tiêu cực đến việc duy trì hoạt động và các công tác vận hành khác. Cả hai phần mềm đồng thời không sử dụng được, kế toán không thể thực hiện được các thao tác nghiệp vụ khiến cho hoạt động kinh doanh bị đình trệ.

>>> Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123

3. Cách khắc phục khó khăn

Những khó khăn kể trên có lẽ cũng là băn khoăn của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Vừa muốn triển khai tích hợp phần mềm để tối ưu hiệu quả lại vừa phân vân, lo lắng về những khó khăn hay ảnh hưởng xấu có thể xảy ra. 

Để giải quyết được những vấn đề đó thì doanh nghiệp nên tìm kiếm một giải pháp tích hợp phù hợp cũng như đơn vị cung cấp phần mềm uy tín, có kinh nghiệm chuyên sâu. Nhà cung cấp có kinh nghiệm sẽ đảm bảo quy trình tích hợp diễn ra an toàn, chính xác nhất mà không xảy ra sai sót. Đặc biệt họ cũng có thể xử lý được các vấn đề một cách đúng đắn, kịp thời, hạn chế ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp.

4. S.I.S Việt Nam - Nhà cung cấp phần mềm kế toán tiên phong tích hợp hầu hết phần mềm quản lý hóa đơn

Nắm bắt được những khó khăn cũng như lo lắng của các doanh nghiệp, S.I.S Việt Nam đã nghiên cứu và cung cấp giải pháp tích hợp phần mềm với hóa đơn điện tử giúp giải quyết tốt các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. 

>>> Giải pháp tích hợp phần mềm SIS với các phần mềm quản lý Hóa đơn điện tử

Phần mềm kế toán SIS đảm bảo:

• Tích hợp với hầu hết các phần mềm quản lý hóa đơn: Phần mềm kế toán SIS có khả năng kết nối với phần mềm quản lý hóa đơn của đa số các nhà cung cấp trên thị trường (BKAV, VNPT, VIETTEL…). Doanh nghiệp có thể tích hợp phần mềm kế toán mà không cần phải thay đổi hóa đơn điện tử của nhà cung cấp khác. 
• Tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn của cơ sở dữ liệu: Việc tích hợp tuân theo các tiêu chuẩn kết nối và mã hóa dữ liệu của nhà cung cấp hóa đơn điện tử đồng thời tuân theo tiêu chuẩn cập nhật và truy xuất số liệu của SAP dành riêng cho nhu cầu tích hợp với phần mềm thứ ba.
• Tuân theo quy trình xử lý của hệ thống xử lý chuẩn mực: Cam kết tuân theo những yêu cầu và quy trình xử lý của từng hệ thống cung cấp hóa đơn điện tử. Có thể khai thác tốt nhất khả năng vận hành nhưng không làm thay đổi kết quả logic của hệ thống dẫn đến sai sót.
• Đảm bảo tốc độ đồng bộ dữ liệu: tốc độ đồng bộ dữ liệu nhanh chóng, thiết kế tối ưu về tần suất và khối lượng dữ liệu truyền tải.
• Có khả năng truy xuất dữ liệu lịch sử đồng bộ: Theo dõi, kiểm soát dữ liệu ghi nhận lại trong nhật ký lịch sự đồng bộ (dữ liệu đã đồng bộ, trạng thái, thời gian, người thực hiện).
• Miễn phí cập nhật để tương thích với các thay đổi, hỗ trợ kịp thời, xử lý nhanh chóng
• Chi phí triển khai thấp, không có chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng

Phần mềm Kế toán Quản trị SIS MAC có thể kết nối 2 chiều hầu hết hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp.

>>> SIS MAC - Phần mềm kế toán thông minh cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Như vậy, trong bài viết này đã đưa ra những chia sẻ về khó khăn khi tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán cũng như cách khắc phục hợp lý. Hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp phần nào giải quyết được những vấn đề tích hợp hiện nay. 

S.I.S Việt Nam là đơn vị cung cấp phần mềm kế toán và phần mềm ERP có hơn 20 năm kinh nghiệm. Nếu khách hàng cần tư vấn về giải pháp tích hợp phần mềm với hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.