10 vấn đề cần giải quyết khi chọn mua phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Đây là công cụ cung cấp tính chính xác, hiệu quả và tính linh hoạt cho quy trình kế toán, hỗ trợ việc ra quyết định và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Để lựa chọn được phần mềm kế toán phù hợp nhất cho doanh nghiệp, hãy cùng S.I.S Việt Nam tìm hiểu 10 vấn đề sau nhé.

Cần giải quyết 10 vấn đề liên quan khi lựa chọn sử dụng một phần mềm kế toán

>>> Vì sao doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp?

1. Quy trình kế toán của doanh nghiệp 

Để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, việc hiểu rõ quy trình kế toán của công ty là rất quan trọng. Cần xác định các bước và quy trình mà công ty thường áp dụng từ việc nhập dữ liệu tài chính, xử lý giao dịch, theo dõi công nợ, cho đến việc xây dựng báo cáo tài chính. Mục đích là để biết được những tính năng cần thiết của phần mềm kế toán, như cần hỗ trợ nhập liệu tự động, tích hợp với các hệ thống khác, hay hỗ trợ xây dựng báo cáo tự động theo quy trình của công ty. Hiểu rõ quy trình kế toán sẽ giúp bạn tìm được phần mềm phù hợp nhất để tối ưu hóa công việc kế toán của công ty. 

2. Cần tính năng đặc biệt nào cho phần mềm kế toán

Có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau trên thị trường. Sẽ có những tính năng riêng được thiết kế để phục vụ cho nhu cầu kế toán của từng công ty hoặc cá nhân. Như một phần mềm kế toán với khả năng quản lý tài khoản, nhật ký kế toán, báo cáo tài chính, quản lý thu chi, hoặc tích hợp với các hệ thống khác như quản lý kho, bán hàng, nhân sự, v.v.

Điều quan trọng là cần xác định rõ những yêu cầu và mục tiêu kế toán của mình trước khi mua phần mềm. Phần mềm cần có tính năng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, để giảm thiểu tình trạng dư thừa hay thiếu sót trong việc quản lý kế toán. Ngoài ra, cũng cần quan tâm đến tính thân thiện và dễ sử dụng, bởi vì trong quá trình sử dụng sẽ cần làm quen với giao diện và các chức năng của phần mềm.

>>> Xu hướng lựa chọn phần mềm kế toán thiết kế theo yêu cầu trong doanh nghiệp

3. Số lượng và loại dữ liệu mà phần mềm kế toán cần xử lý

Mỗi phần mềm kế toán có giới hạn về khả năng xử lý dữ liệu. Nếu doanh nghiệp có số lượng dữ liệu lớn, thì cần phần mềm có khả năng xử lý và lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả.

Ngoài ra, cũng cần xác định loại dữ liệu mà phần mềm kế toán phải xử lý. Ví dụ, cần phần mềm có thể xử lý các giao dịch mua bán, thu chi, lương, thuế và các loại báo cáo tài chính. Xác định rõ để biết phần mềm có tính năng phù hợp để xử lý những dữ liệu này hay không.

4. Khả năng hoạt động trên nền tảng di động

Hiện nay, nền tảng di động đang trở thành một phần quan trọng của cuộc sống và công việc, vì vậy nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán trên các thiết bị di động cũng ngày càng tăng cao.

Nếu hay di chuyển và cần truy cập thông tin kế toán mọi lúc mọi nơi, thì việc có phần mềm kế toán hoạt động trên nền tảng di động sẽ tiện lợi hơn. Để có thể kiểm tra dữ liệu, thực hiện các giao dịch kế toán và xem các báo cáo ngay trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình.

Tuy nhiên, nếu chỉ làm việc tại văn phòng và không cần dữ liệu kế toán ở ngoài, thì việc có phần mềm kế toán hoạt động trên nền tảng di động có thể không cần thiết. Có thể ưu tiên chọn phần mềm kế toán dành riêng cho máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay.

>>> Chọn mua phần mềm kế toán Online hay Offline?

5. Ngân sách chi để mua phần mềm kế toán

Việc xác định ngân sách sẽ giúp hạn chế trong việc tìm kiếm và chọn lựa các phần mềm kế toán phù hợp với khả năng tài chính cho phép.

Nếu ngân sách chi hạn chế, có thể tìm kiếm các phần mềm kế toán miễn phí hoặc có giá rẻ. Có nhiều phần mềm kế toán có cung cấp phiên bản miễn phí hoặc dùng thử để trải  nghiệm sử dụng các tính năng phần mềm trước khi quyết định mua.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có ngân sách nhiều hơn, thì có thể tìm kiếm các phần mềm có nhiều tính năng và hỗ trợ tốt hơn. Doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng dịch vụ từ các công ty chuyên cung cấp phần mềm kế toán. 

Quan trọng nhất là đảm bảo sự lựa chọn đó phù hợp với ngân sách chi và cung cấp các tính năng cần thiết để hỗ trợ quá trình kế toán một cách hiệu quả. 

6. Lựa chọn ưu tiên các nhà cung cấp phần mềm như nào

Điều này phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Nếu ưu tiên sự tin tưởng và độ tin cậy, thì việc chọn các nhà cung cấp lớn và uy tín có thể là lựa chọn hàng đầu. Các nhà cung cấp lớn thường có kinh nghiệm và nguồn lực lớn để cung cấp dịch vụ chất lượng và hỗ trợ kỹ thuật tốt. Họ cũng thường cập nhật liên tục và cung cấp các phiên bản mới nhất của phần mềm.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có yêu cầu cụ thể và mong muốn một phần mềm kế toán linh hoạt và tùy chỉnh theo nhu cầu của mình, thì các nhà phát triển phần mềm độc lập có thể là lựa chọn phù hợp. Nhà phát triển phần mềm độc lập thường tập trung vào việc cung cấp các tính năng đặc biệt và tùy chỉnh cao hơn, và có thể cung cấp sự tư vấn và hỗ trợ chuyên biệt hóa yêu cầu tốt hơn.

>>> Gợi ý phần mềm kế toán tốt nhất dành doanh nghiệp

7. Tìm hiểu đánh giá của các phần mềm kế toán khác nhau

Tìm hiểu đánh giá để giúp bạn hiểu rõ hơn về chất lượng, tính năng và hiệu suất của phần mềm kế toán. Có nhiều nguồn thông tin để tìm hiểu các đánh giá này: trên các trang web chuyên nghiệp, blog chuyên về kế toán hoặc diễn đàn người dùng phần mềm… Những người dùng hiện tại hay người đã sử dụng các phần mềm kế toán sẽ cung cấp những đánh giá và nhận xét thực tế về các sản phẩm.

Ngoài ra, cũng có thể tham khảo ý kiến và kinh nghiệm của các chuyên gia kế toán, vì họ thường có cái nhìn sâu sắc về tính chính xác, bảo mật và tính hiệu quả của các phần mềm kế toán.

Quan trọng là hãy tìm hiểu đánh giá và xem xét từ nhiều nguồn khác nhau để có được cái nhìn toàn diện về sản phẩm. Đồng thời, cũng hiểu rõ hơn về ưu điểm, nhược điểm, độ phù hợp của các phần mềm kế toán so với yêu cầu của doanh nghiệp. 

8. Khả năng tương thích với các hệ thống quản lý khác

Yêu cầu về khả năng tương thích với các hệ thống khác, chẳng hạn như quản lý khách hàng hay hệ thống quản lý nhân sự. Điều này quan trọng để đảm bảo tính liên kết và hiệu quả trong quản lý toàn diện của doanh nghiệp.

Nếu đã có hệ thống quản lý khách hàng hoặc hệ thống quản lý nhân sự, thì cần kiểm tra tính tương thích của phần mềm kế toán với những hệ thống này. Phần mềm có khả năng tích hợp dữ liệu và chia sẻ thông tin với các hệ thống khác sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng hoặc nâng cấp hệ thống trong tương lai, hãy xem xét khả năng mở rộng và tích hợp của phần mềm. Một phần mềm kế toán linh hoạt, có thể tương thích với các hệ thống mới sẽ giúp việc điều chỉnh dễ dàng và mở rộng khi cần thiết.

>>> Doanh nghiệp hưởng lợi gì khi ứng dụng phần mềm kế toán?

9. Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật để quản lý phần mềm

Đây là yếu tố quan trọng để đảm bảo phần mềm kế toán hoạt động một cách hiệu quả và được hỗ trợ khi cần thiết.

Nếu doanh nghiệp đã có đội ngũ kỹ thuật viên có kiến thức chuyên môn để quản lý phần mềm, thì có thể lựa chọn phần mềm kế toán phức tạp hơn và tự quản lý nội bộ. Điều này cho phép doanh nghiệp tận dụng được tính linh hoạt và tùy chỉnh của phần mềm để đáp ứng các yêu cầu đặc biệt khác.

Trong trường hợp doanh nghiệp không có đội ngũ kỹ thuật viên hoặc không muốn tốn nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý phần mềm, thì có thể xem xét lựa chọn phần mềm kế toán có cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật. Điều này đảm bảo được nguồn tư vấn, hỗ trợ chuyên môn trong việc cài đặt, cấu hình, phần mềm sử dụng được liên tục và hiệu quả.

10. Báo cáo tài chính và thuế

Nếu doanh nghiệp cần thực hiện các báo cáo tài chính và thuế đầy đủ như báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính, báo cáo thuế và bảng cân đối kế toán, thì cần đảm bảo phần mềm kế toán có các mô-đun tương ứng để thực hiện các báo cáo này. Ngoài ra, phần mềm cũng nên được cập nhật thường xuyên để tuân thủ các quy định thuế và kế toán mới nhất.

Trong trường hợp doanh nghiệp đang quản lý nhiều địa điểm hoặc công ty con, thì cần có phần mềm tổng hợp, lên báo cáo tài chính cho cả tổ chức toàn bộ và từng đơn vị riêng biệt.

Tóm lại, khi lựa chọn phần mềm kế toán, hãy xem xét yêu cầu về báo cáo tài chính và thuế. Điều này giúp đảm bảo phần mềm có đầy đủ chức năng và tính năng để thực hiện các báo cáo và nhiệm vụ liên quan đến tài chính và thuế cho doanh nghiệp.

>>> Phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay

Để tư vấn thêm về các phần mềm quản lý doanh nghiệp thiết kế theo yêu cầu, Quý anh chị có thể liên hệ tới S.I.S Việt Nam qua số hotline 0912.210.210 hoặc gửi yêu cầu tới www.sis.vn/lien-he.