Ưu việt khi sử dụng phần mềm kế toán thay phần mềm Excel

Hiện nay để đơn giản hóa các công việc phức tạp của kế toán, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán. Việc xử lý tài chính, hạch toán các vấn đề phát sinh của doanh nghiệp đều trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Tuy nhiên, tại một số doanh nghiệp vẫn đang lựa chọn excel thay vì sử dụng phần mềm. Vậy những ưu việt khi sử dụng phần mềm kế toán thay cho phần mềm Excel là gì? và sự khác nhau giữa Excel và phần mềm như thế nào?

Bạn đọc tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau đây.

Ưu việt của phần mềm kế toán thay cho phần mềm Excel

Phần mềm kế toán đáp ứng mọi quy mô doanh nghiệp

Khối lượng công việc mà kế toán cần xử lý ở một doanh nghiệp nhỏ và một công ty lớn có một sự khác biệt rõ ràng. Doanh nghiệp lớn thì sẽ xảy ra nhiều vấn đề phức tạp và giấy tờ cần giải quyết hơn như: hóa đơn, chứng từ, nhà cung cấp/đại lý,... trong khi đó ở một công ty nhỏ hay hộ kinh doanh thì thường kế toán sẽ là người đảm nhiệm các công việc kế toán và nhiều công việc khác.  

Do đó, việc ứng dụng phần mềm kế toán hay phần mềm Excel vào quy trình làm việc sẽ dựa theo quy mô của doanh nghiệp.

Phần mềm Excel 

Nếu như doanh nghiệp của bạn mới thành lập, có quy mô nhỏ, chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản thì có thể chỉ cần sử dụng phần mềm Excel. 

Phần mềm kế toán

Khi doanh nghiệp của bạn đến giai đoạn phát triển vượt trội, cần đáp ứng nhu cầu về quản lý tài chính, đầy đủ các tính năng để hỗ trợ công tác kế toán khoa học và hệ thống hơn thì có thể sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp.

>>> Phần mềm kế toán chuyên nghiệp đáp ứng đầy đủ cho nhiều loại hình doanh nghiệp từ nhỏ, vừa và lớn. Trong khi phần mềm Excel còn gặp nhiều hạn chế nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Lưu trữ và bảo quản dữ liệu

Hầu hết việc quản lý, theo dõi tài liệu trên Excel khá đơn giản và phần lớn được sử dụng miễn phí, không phụ thuộc vào các nhà phát triển nên các tổ chức/doanh nghiệp nên được sử dụng rất phổ biến. Tuy nhiên, thì thực hiện thao tác trên phần mềm Excel cũng có những điểm hạn chế nhất định như:

• Chỉ phù hợp với các tổ chức, doanh nghiệp nhỏ. Khi khối lượng tài liệu tăng lên, tốc độ xử lý sẽ bị giảm
• Không phù hợp với các tổ chức cần báo cáo chi tiết các số liệu về quản lý tài liệu.
• Người dùng cần thành thạo các hàm, công cụ về Excel mới có thể sử dụng hiệu quả
• Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn.
• Bảo mật thông tin kém dễ bị mất dữ liệu.
• Đặc biệt, doanh nghiệp có nhiều tài liệu, lượng dữ liệu lớn sẽ khó quản lý, theo dõi bởi các thông tin kém logic, rời rạc, dẫn đến khâu quản lý tài liệu kém hiệu quả.

Đối với Phần mềm kế toán

Tất cả các dữ liệu đều được lưu trữ trên hệ thống của phần mềm. Bạn có thể lưu trữ các thông tin qua nhiều năm mà ko lo ngại việc thất lạc hay mất dữ liệu. Việc lưu trữ bằng hệ thống điện toán đám mây giúp các doanh nghiệp có thể chủ động trong việc quản lý và theo dõi từ xa các dữ liệu. Người dùng chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào, phần mềm sẽ tự động cập nhật, hạch toán và xuất báo cáo tài chính chính xác. 

Phần mềm kế toán SIS MAC là một trong những giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các bài toán liên quan đến tài chính của doanh nghiệp. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: mua hàng, công nợ, giá thành, kho,...

Tính chủ động 

Cả phần mềm kế toán hay phần mềm Excel, các kế toán viên đều phải chủ động trong công việc. 

Với phần mềm Excel:

• Người dùng phải thành thạo, ghi nhớ các hàm để hạch toán cho chính xác
• Khó khăn khi bàn giao công việc, cần chuyển giao nhiều dữ liệu kế toán lưu tại máy tính cá nhân

Trong khi đó, phần mềm kế toán:

• Việc hạch toán trên phần mềm đều được tự động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian hơn.
• Phần mềm kế toán cho phép nhiều người dùng, phân quyền người dùng theo chuyên môn khác nhau. Do đó việc bàn giao công việc rất thuận lợi, dễ dàng cho người mới khi tiếp nhận công việc. 
• Phần mềm có thể phân quyền chi tiết cho người dùng với các chức năng: xem, thêm, chỉnh sửa, xóa, in ấn, gửi đi,…  

An toàn bảo mật

Với Excel

• Dữ liệu trong Excel có thể bị xóa do các phần mềm diệt virus.
• Tính bảo mật không cao

Phần mềm kế toán

Đối với nhiều phần mềm kế toán hiện nay, tính an toàn cao vì các phần mềm được bảo mật hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Phần mềm cho phép phân quyền rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng người dùng về chức vụ và chuyên môn khác nhau nên không thể xóa dữ liệu nếu không được cấp quyền.

Các dữ liệu trong phần mềm kế toán online được sao lưu và bảo mật. Các phần mềm offline cũng sẽ được nhà cung cấp hướng dẫn sao lưu để đảm bảo máy chủ tại doanh nghiệp có thể lưu trữ an toàn.

Số lượng người có thể làm việc

Đối với Excel thì chỉ cho phép 1 người làm việc với phần mềm tại 1 thời điểm.

Phần mềm kế toán cho phép nhiều người làm việc trên phần mềm cùng một lúc và kết nối với nhau qua máy chủ và mạng internet mà không ảnh hưởng đến nhau. 

» Doanh nghiệp hưởng lợi gì khi ứng dụng phần mềm kế toán?

Thông qua bài viết bạn đã có thể nắm bắt được những điểm ưu việt mà phần mềm kế toán mang lại thay cho việc sử dụng phần mềm Excel. Từ đó, bạn có thể đưa ra lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp để đảm bảo công việc được thực hiện trơn tru, dễ dàng và nâng cao hiệu quả trong công việc.

Chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư một phần mềm kế toán để kịp thời cập nhật các quy định của Bộ Tài Chính, tránh sai sót số liệu và Ban Quản trị dễ dàng theo dõi các chỉ tiêu tài chính, từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Là đơn vị cung cấp phần mềm kế toán trong hơn 20 năm, S.I.S Việt Nam chính là nhà cung cấp uy tín mà bạn có thể cân nhắc. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn, hãy liên hệ qua Hotline: 0912.210.210, chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp.