Sổ sách kế toán và những lưu ý quan trọng cần biết

Sổ sách kế toán là tài liệu dùng để ghi chép, theo dõi và quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Những lưu ý quan trọng gì của quy định về sổ sách kế toán cần phải nắm rõ? Bài viết sẽ giúp bạn đọc làm rõ về vấn đề này một cách chính xác và đầy đủ nhất.

1. Tổng hợp kiến thức chung về sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán là loại sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Mỗi doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán. Doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế. 

Sổ sách kế toán bao gồm 2 loại sổ: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Trong đó: 

• Sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn cảnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và giúp cho doanh nghiệp đề ra những kế hoạch tài chính cũng như kế hoạch kinh doanh ngắn và dài hạn. Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: sổ nhật ký chung và sổ cái.
•  Sổ kế toán chi tiết: Là các loại sổ ghi chép cụ thể các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của các tài khoản kế toán cần được theo dõi kỹ theo yêu cầu từ hoạt động quản lý doanh nghiệp. Số liệu được ghi nhận trong sổ kế toán chi tiết được dùng để phục vụ cho mục đích quản lý từng loại nguồn vốn, tài sản, doanh thu, chi phí chưa được ghi nhận trong sổ nhật ký chung và sổ cái.

Kiến thức chung về sổ sách kế toán

2. Những quy định về sổ sách kế toán

Căn cứ vào Thông tư 133/2016/TT-BTC, những quy định về sổ kế toán bao gồm:

2.1. Quy định về mở sổ sách kế toán

- Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. 

- Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau: 

+ Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. 

+ Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm. 

2.2. Quy định ghi sổ sách kế toán 

- Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. 

- Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

 - Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: 

• Ngày, tháng, năm ghi sổ 
• Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán 
• Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. 

2.3. Quy định về việc khóa sổ sách kế toán

Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.  

2.4.  Quy định về việc sửa chữa sổ sách kế toán

- Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của Luật Kế toán. 

- Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố. 

- Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau đây:

• Gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh
• Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh
• Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

 - Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.

>>>Chi tiết về nghiệp vụ kế toán tổng hợp

2.5. Quy định trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

- Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cho cá nhân giữ và ghi sổ. Nhân viên ghi sổ kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của những điều ghi trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi nhân sự, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận. 

- Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người ghi sổ kế toán là cá nhân hành nghề ghi rõ số chứng chỉ hành nghề. 

>>>Có thể bạn quan tâm: Thông tin cần biết về hạch toán kế toán

3. Mức phạt vi phạm về quy định sổ sách kế toán

Quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán theo điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 của Chính phủ như sau:

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: 

• Lập sổ kế toán không ghi rõ thông tin theo quy định
• Sổ kế toán không ghi bằng bút mực (trừ trường hợp đơn vị lựa chọn ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử), ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, ghi chồng lên nhau, ghi cách dòng; không gạch chéo phần trang sổ không ghi; không thực hiện việc cộng số liệu tổng cộng khi ghi hết trang sổ, không thực hiện việc chuyển số liệu tổng cộng trang sổ trước sang đầu trang sổ kế tiếp; 
•  Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy (trừ các loại sổ không bắt buộc phải in theo quy định)
• Mẫu sổ kế toán không có đầy đủ các nội dung theo quy định chung

=> Trên đây là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. 

Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với 

• Sổ kế toán không được ghi đầy đủ theo các nội dung chủ yếu theo quy định
• Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không theo đúng 
• Không in sổ kế toán giấy sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây: 

• Không thực hiện việc mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập đơn vị kế toán
• Không có chứng từ kế toán chứng minh các thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán hoặc số liệu trên sổ kế toán không đúng với chứng từ kế toán
• Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm thực hiện không kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước liền kề 
• Không thực hiện việc khóa sổ kế toán trong các trường hợp mà pháp luật quy định phải khóa sổ kế toán. 

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: 

• Hủy bỏ trước hạn hoặc cố ý làm hư hỏng sổ kế toán
• Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự. 

4. Về việc lựa chọn sổ sách kế toán

- Tất cả các biểu mẫu sổ kế toán (kể cả các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký) đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc). Doanh nghiệp được tự thiết kế biểu mẫu sổ, thẻ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo trình bày thông tin đầy đủ, rõ ràng, dễ kiểm tra, kiểm soát.

- Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. 

- Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. 

Hy vọng qua bài viết trên bạn đọc đã hiểu rõ quy định về sổ sách kế toán. Ngoài ra, phần mềm kế toán SIS MAC HRM với đầy đủ 14 module, giúp cho các công việc liên quan đến kế toán không còn phức tạp.

Tìm hiểu thêm về phần mềm TẠI ĐÂY.

Nếu còn câu hỏi về phần mềm, hãy liên hệ với S.I.S để đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ tư vấn theo các phương thức sau:

• Fanpage: www.facebook.com/PhanmemketoanSISVN
• Zalo: zalo.me/1342865692358366846
• Hotline: 0912.210.210
• Email: phanmem@sis.vn