Một số lưu ý về backup dữ liệu mà bạn nên biết

Những lưu ý về backup dữ liệu bao gồm những gì? Nguyên nhân nào dẫn đến backup thất bại và các cách phòng tránh lỗi sao lưu? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết sau đây của S.I.S.

1. Nên backup dữ liệu bao lâu một lần?

Nên backup dữ liệu bao lâu một lần

Backup dữ liệu là việc cần thực hiện nếu bạn muốn tránh cho dữ liệu của mình sẽ không bị mất khi có sự cố xảy ra. Vậy nên thực hiện việc backup dữ liệu bao lâu một lần?

Nếu bạn đã từng nói chuyện với một chuyên gia CNTT, họ sẽ nói với bạn rằng sao lưu là việc cần được thực hiện thường xuyên. Là những người làm việc thường xuyên với máy tính, họ biết rằng dữ liệu có thể bị mất ngay lập tức và sự thất vọng cũng như mất thời gian có thể xảy ra nếu thông tin đó không được sao lưu.

Dữ liệu quan trọng – chẳng hạn như hồ sơ thanh toán, tệp  nhân viên, thông tin nhà cung cấp, v.v. nên được sao lưu ít nhất 01 lần/ngày. Điều này có thể được thực hiện bằng cách lưu các tệp quan trọng vào ổ cứng ngoài, bộ nhớ đám mây hoặc các vị trí bên ngoài khác nơi dữ liệu sẽ được lưu giữ trong trường hợp có điều gì đó xảy ra với máy tính.

Lên lịch sao lưu tự động là một cách tốt để bảo vệ dữ liệu hơn nữa, bằng cách đảm bảo rằng dữ liệu được tự động tải lên và lưu bất kể ai đó có nhớ thực hiện sao lưu hay không. Ngoài ra, bất kỳ ổ cứng gắn ngoài nào cũng phải được lưu trữ ở một vị trí an toàn. Điều này sẽ đảm bảo rằng dữ liệu sẽ vẫn được bảo vệ trong trường hợp hỏa hoạn, lũ lụt hoặc thảm họa khác làm hỏng tòa nhà của bạn.

2. Một số lưu ý để backup dữ liệu hiệu quả

2.1. Backup dữ liệu thường xuyên

Khi nói đến sao lưu dữ liệu, nguyên tắc chung là thực hiện nó thường xuyên, đừng để thời gian dài quá lâu. Thông lệ tiêu chuẩn là thực hiện sao lưu dữ liệu hàng ngày hoặc nếu không thì ít nhất 01 lần/tuần.

Các doanh nghiệp làm việc liên quan đến dữ liệu quan trọng nên sao lưu dữ liệu đó trong thời gian thực. Để làm được điều đó, bạn có thể sử dụng các công cụ tự động sao lưu dữ liệu của mình theo tần suất thường xuyên. Mặt khác, nếu là doanh nghiệp nhỏ và vừa, bạn cũng có thể thực hiện sao lưu thủ công.

2.2. Sử dụng nhiều phương pháp

Là một tổ chức kinh doanh, sẽ không khôn ngoan nếu dựa vào một phương pháp sao lưu dữ liệu duy nhất. Thay vào đó, hãy tuân theo quy tắc phổ biến 3-2-1. Điều đó có nghĩa là tạo 3 bản sao dữ liệu và lưu trữ các bản sao lưu trên 2 thiết bị/nền tảng khác nhau, một trong số đó phải là bộ lưu trữ ngoại vi.

Nếu công ty có sự hạn chế về ngân sách, có thể xem xét sao lưu trên ổ đĩa ngoài và nền tảng đám mây.

2.3. Ưu tiên lưu trữ offsite (ngoại vi)

Nếu như bạn không sử dụng phương pháp 3-2-1 thì hãy đảm bảo thực hiện lưu trữ ngoại vi. Nghĩa là, bạn đặt máy chủ vật lý ở đâu đó xa văn phòng hoặc dựa trên nền tảng đám mây.

Điều này sẽ mang lại một lợi thế lớn nếu máy chủ trung tâm của bạn bị xâm phạm theo bất kỳ cách nào. Ví dụ: một thảm họa tự nhiên có thể tàn phá máy chủ tại chỗ của bạn, nhưng một bản sao lưu bên ngoài vẫn sẽ an toàn.

2.4. Mã hóa dữ liệu sao lưu

Ngoài nền tảng sao lưu dữ liệu, bạn cũng phải cẩn thận về mã hóa dữ liệu. Giữ dữ liệu sao lưu ở định dạng được mã hóa sẽ đảm bảo thêm một lớp bảo mật. Các bản sao lưu được mã hóa sẽ luôn được bảo vệ khỏi hành vi trộm cắp dữ liệu.

Hơn nữa, sẽ không có vấn đề gì khi doanh nghiệp cần khôi phục nó. Quản trị viên CNTT hoặc nhà cung cấp dịch vụ sao lưu dữ liệu có thể xác nhận xem dữ liệu sao lưu của bạn có được mã hóa hay không.

3. Nguyên nhân backup dữ liệu thất bại và mẹo phòng tránh

Khi backup dữ liệu không tránh khỏi lỗi. việc không thể khôi phục một phần hoặc thậm chí toàn bộ bản sao lưu hiện có có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Vì vậy, giữ an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp bạn bằng việc tìm hiểu một số nguyên nhân gây ra lỗi sao lưu và những mẹo để phòng tránh dưới đây.

3.1. Lỗi cơ sở hạ tầng

Đối với việc sao lưu qua trên nền tảng đám mây thì việc có kết nối mạng có hiệu suất cao hay thấp rất quan trọng khi thực hiện sao lưu. Nếu mạng của bạn không đảm bảo có thẻ gây gián đoạn quá trình sao lưu.

Làm thế nào để ngăn chặn sự cố

Dưới đây là ba mẹo để giảm thiểu khả năng cơ sở hạ tầng của bạn bị lỗi:

• Sử dụng các hệ thống dự phòng thông minh: Các hệ thống sao lưu đẩy dữ liệu lên đám mây được sử dụng cho các sự cố kết nối và có thể tiếp tục các công việc sao lưu bị gián đoạn.
• Sử dụng phần cứng dự phòng: Có rất nhiều tùy chọn dự phòng và bao gồm máy chủ sao lưu, mạng và lưu trữ sao lưu tại chỗ. Bất kỳ yếu tố nào có thể giúp sao lưu có nhiều khả năng thành công hơn là điều bạn nên xem xét.
• Giám sát: Các công cụ giám sát cơ sở hạ tầng rất phổ biến trong các trung tâm dữ liệu doanh nghiệp và chắc chắn sẽ bao gồm cơ sở hạ tầng được sử dụng để sao lưu. Mọi sự cố hoặc vấn đề có thể được báo cáo và giải quyết nhanh chóng để tránh các sự cố trước khi chúng ảnh hưởng đến các chu kỳ sao lưu.

3.2. Cập nhật phần mềm

Đôi khi lỗi sao lưu có thể do sự không tương thích giữa phần mềm sao lưu và các phiên bản mới của ứng dụng, bản cập nhật hệ điều hành hoặc ứng dụng, chính sách bảo mật mới hoặc các yếu tố công nghệ khác.

Cách ngăn chặn sự cố phần mềm

Bạn luôn không thể biết khi nào một bản cập nhật sẽ ảnh hưởng đến các bản sao lưu, nhưng bạn có thể kiểm soát được thời điểm các bản cập nhật và thay đổi xảy ra. Thật vậy, nhận thức là chìa khóa để tránh các lỗi do phần mềm gây ra. Dưới đây là một số lời khuyên cụ thể:

• Hãy chú ý đến các bản cập nhật ứng dụng: Hầu hết các bản cập nhật ứng dụng không ảnh hưởng đến các bản sao lưu, nhưng vẫn có khả năng xảy ra và điều quan trọng là phải đề phòng các sự cố. Các bản cập nhật phần mềm thường liên quan đến việc kiểm tra và xác thực để đảm bảo rằng bản cập nhật tiếp tục hoạt động bình thường cho doanh nghiệp..
• Giám sát các cấu hình bảo mật: Các hệ thống sao lưu hiện đại tương đối đơn giản để thiết lập. Miễn là bạn có thể kết nối với dữ liệu, ứng dụng hoặc hệ thống sẽ tạo một bản sao lưu. Tuy nhiên, các bản cập nhật cho chính sách và cài đặt bảo mật có thể ảnh hưởng đến khả năng kết nối. Đặc biệt, hãy chắc chắn theo kịp mọi bản cập nhật bảo mật có thể ảnh hưởng đến các bản sao lưu của bạn.

3.3. Tấn công mạng

Sao lưu từ lâu đã là một thành phần quan trọng trong việc đối phó với các cuộc tấn công mạng. Với nhiều hành động tinh vi, kẻ xấu có thể dễ dàng tìm ra cách định vị và phá hủy các bản sao lưu.

Cách để ngăn chặn những cuộc tấn công mạng

•  Ủy quyền truy cập thông tin: Chỉ những nhân viên được ủy quyền hợp lệ mới có quyền truy cập hoặc kiểm soát quá trình sao lưu. Cần phải giới hạn tài khoản nào có khả năng quản lý ứng dụng hệ thống sao lưu hoặc truy cập tập dữ liệu sao lưu tại chỗ. Bạn cũng nên giới hạn những người có quyền truy cập vào các tài khoản này.
• Sử dụng sao lưu đám mây: các bản sao dữ liệu của bạn vẫn luôn ở đâu đó trong đám mây, nên với cloud storage, các mối nguy như việc dữ liệu bị mất, bị đánh cắp hay phá hủy đều được giải quyết. Hiểu được đó, S.I.S Việt Nam đã cập nhật tính năng mới trên Phần mềm kế toán SIS. Giúp Khách hàng có thể tự động đồng bộ dữ liệu trên Phần mềm SIS (tên cũ là phần mềm SAS) với dịch vụ Cloud.

Sử dụng các mẹo ngăn chặn một số nguyên nhân gây ra lỗi sao lưu sẽ giúp bạn bảo vệ an toàn các dữ liệu của mình khi bị mất.

Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về backup dữ liệu. Sự bùng nổ về công nghệ và ứng dụng công nghệ ngày càng mạnh mẽ, bạn nên tìm kiếm các giải pháp để bảo vệ dữ liệu của bạn.