Lịch sử của ERP và 2 mô hình ERP thông dụng

Các mô hình ERP khác nhau đáp ứng nhu cầu của các tổ chức khác nhau và điều quan trọng là phải hiểu các đặc điểm riêng biệt của từng loại để bạn có thể xác định lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Bài viết dưới đây, sẽ giúp bạn hiểu rõ về 2 loại mô hình triển khai ERP.

1. Lịch sử của ERP

ERP bắt đầu từ những năm 1960 với việc phát minh ra hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP). Các nhà sản xuất đã sử dụng phần mềm MRP để lập kế hoạch lịch trình sản xuất, đảm bảo rằng họ có tất cả các nguồn cung cấp cần thiết cho hoạt động sản xuất và theo dõi hàng tồn kho đã hoàn thành. Hai thập kỷ sau, các nhà cung cấp công nghệ đã phát triển các hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất, hay còn gọi là MRP II. Mặc dù phần mềm MRP II vẫn nhắm mục tiêu đến các nhà sản xuất, nhưng nó cung cấp các chức năng mới để cải thiện việc lập kế hoạch sản xuất.

Mãi đến những năm 1990, ERP mới có bản sắc hiện tại là một nền tảng quản lý kinh doanh thống nhất . Công nghệ tiên tiến này đã đưa toàn bộ hoạt động kinh doanh, từ kế toán đến phát triển sản phẩm đến sản xuất, thực hiện đơn hàng và nhân sự, cùng nhau trên một cơ sở dữ liệu chung. Các giải pháp ERP ban đầu này có vốn và chi phí hoạt động khá cao. Các công ty cần mua máy chủ, thuê một đội ngũ CNTT có chuyên môn phù hợp và sau đó trả tiền cho việc cấp phép và triển khai. Sau đó là chi phí lớn để bảo trì và nâng cấp phần mềm.

Sau đó, vào năm 1998, một bước đột phá lớn với ERP đám mây đầu tiên được NetSuite ra mắt. Mô hình vận hành đám mây các doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu kinh doanh quan trọng thông qua web từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Các giải pháp đám mây đồng nghĩa với việc công ty không cần phải mua và bảo trì phần cứng, giảm nhu cầu về nhân viên CNTT và dẫn đến việc triển khai dễ dàng hơn.

Do đó, mô hình ERP đám mây này có thể tiếp cận đến các công ty nhỏ hơn, từ đó thúc đẩy tăng trưởng và lợi nhuận.

Tương lai của ERP

Giờ đây, các công ty đã hiểu được những lợi ích to lớn của với hệ thống ERP, họ đang tìm cách để làm chủ cuộc đua giành vị trí trên thị trường. Công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), blockchain, thực tế tăng cường (AR) và Internet vạn vật (IoT) đang định hình xu hướng ERP ngày nay. Nhiều công nghệ trong số này đã được áp dụng trong các giải pháp ERP hàng đầu trong ngành.

>>> 6 Xu hướng phát triển ERP trong tương lai

2. Hai Mô hình ERP thường dùng

Hai mô hình ERP thông dụng 

Mô hình triển khai phần mềm ERP nào phù hợp với doanh nghiệp bạn? Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp không chỉ là vấn đề chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp mà còn xem mô hình triển khai ERP có thực sự phù hợp cho doanh nghiệp hay không.  Vì vậy, để xác định việc triển khai ERP nào phù hợp với tổ chức của bạn, chúng tôi hướng dẫn bạn qua 3 loại triển khai ERP phổ biến nhất, ưu và nhược điểm của chúng.

ERP đám mây (Cloud ERP)

Cloud ERP hay còn gọi là SaaS ERP được lưu trữ và quản lý trong một máy chủ ngoại vi thường được quản lý bởi nhà cung cấp ERP của bạn hoặc nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ nếu bạn thuê máy chủ. Với việc triển khai Cloud ERP, hầu hết các công việc CNTT chẳng hạn như nâng cấp hệ thống, giữ cho hệ thống ổn định đều được thực hiện bởi nhà cung cấp.

Việc nâng cấp tự động đảm bảo bạn luôn chạy trên phiên bản mới nhất của hệ thống có quyền truy cập vào công nghệ mới nhất.

Do đó, điều này có thể mang lại cho bạn lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh vì có quyền truy cập vào công nghệ mới đồng nghĩa với hiệu quả kinh doanh tốt hơn và vượt xa hơn so với các đối thủ cạnh tranh. 

Một số ưu điểm của việc triển khai Cloud ERP:

• Tiết kiệm thời gian cài đặt
• Phân tích kỹ hiện trạng của doanh nghiệp để tìm kiếm nhu cầu thực sự của doanh nghiệp
• Phân tích về hiện trạng ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong công việc
• Tổng hợp phân tích, lập báo cáo tổng quan và chi tiết về tình hình doanh nghiệp
• Dựa trên báo cáo, chủ doanh nghiệp và đơn vị cung cấp giải pháp sẽ làm việc với nhau để tìm ra phương án hợp lý nhất
• Cung cấp độ ổn định tuyệt vời và cập nhật liên tục từ nhà cung cấp vì ít tùy chỉnh hơn.
• Các tổ chức có thể làm việc với các nhà cung cấp để xem những thay đổi nào có thể được thực hiện.
• Chi phí dự đoán theo thời gian có thể thay đổi dựa trên yêu cầu của bạn.

Đây cũng được coi là những lợi ích điển hình của việc có một hệ thống ERP đám mây 

Mặt khác, nhiều tổ chức yêu cầu một số mức độ tùy chỉnh đối với hệ thống của họ cho dù nó chỉ là một phần của mô-đun hay toàn bộ chức năng để phù hợp với quy trình kinh doanh của họ.

Và mặc dù hệ thống Cloud ERP có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu của người dùng và trong nhiều trường hợp, tuy nhiên, điều này lại mang đến những thách thức.

Như đã đề cập trước đó, hệ thống Cloud ERP cần được cập nhật liên tục. Tất nhiên, bạn có thể chọn thời điểm bạn muốn cập nhật hệ thống của mình, tuy nhiên, ít nhất một hoặc hai lần mỗi năm các nhà cung cấp ERP cung cấp các bản cập nhật lớn bắt buộc cho hệ thống của họ.

Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần cập nhật hệ thống của mình mỗi năm hoặc sáu tháng một lần, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng tùy chỉnh của bạn và bạn sẽ cần thường xuyên cần làm việc với nhà cung cấp để cập nhật tùy chỉnh hoặc nhờ các chuyên gia nội bộ. Trong cả hai trường hợp, đều làm tăng thêm chi phí khi sở hữu Cloud ERP.

Thông thường, mô hình ERP này được áp dụng tại các doanh nghiệp nhỏ bởi những lợi ích thiết thực.

On-Premises ERP

Loại triển khai ERP thứ hai là On-premises ERP.

Hệ thống On-premise ERP, doanh nghiệp sẽ tự chuẩn bị server riêng, các trang thiết bị cùng đội ngũ nhân lực có kiến thức chuyên môn để hỗ trợ. Hiểu đơn giản, với mô hình này, doanh nghiệp sẽ toàn quyền kiểm soát và quản lý cơ sở hạ tầng CNTT hay phần mềm. Điều này thường sẽ thuận tiện hơn nếu doanh nghiệp của bạn muốn tùy chỉnh theo nhu cầu để phù hợp hơn với doanh nghiệp. 

On-premises ERP có thể được coi như một sự đầu tư khá lớn với đa phần các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng nếu chủ doanh nghiệp là người biết nhìn xa trông rộng, họ sẽ không tiếc tiền đầu tư cho hệ thống ERP.

Cloud ERP và On-premises ERP đều có số lượng module giống nhau. Sự khác biệt giữa 2 loại mô hình này là: On-premises ERP các module sẽ được cấu trúc theo mô hình và nhu cầu của doanh nghiệp. Ngược lại, ở Cloud ERP, nếu doanh nghiệp không yêu cầu tùy chỉnh, các module sẽ được cấu trúc mặc định, phù hợp với số đông các doanh nghiệp trên thị trường. 

Nhiều tổ chức hay các doanh nghiệp vừa và lớn nhận thấy các giải pháp On-premises ERP phù hợp hơn vì doanh nghiệp có quyền kiểm soát hơn, đảm bảo an toàn các bảo mật. Vì vậy, đây là một số ưu điểm của việc có một mô hình On-premises ERP:

• Bảo mật dữ liệu nằm trong tay của doanh nghiệp
• Khả năng tùy chỉnh lớn hơn
• Tổ chức có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với quá trình thực hiện
• Việc quản lý, thực hiện các chức năng trong hệ thống được thực thi mọi lúc mọi nơi dựa trên giao thức internet hoặc nếu không có internet thì nội bộ doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng bình thường qua mạng LAN. Từ đó, các nhà quản lý cấp cao tự do điều hành hay truy cập hệ thống khi có nhu cầu.

Xem thêm: Những ngành nào thích hợp triển khai hệ thống ERP

3. Người dùng tương tác như thế nào trên phần mềm ERP

Với cả hai mô hình ERP đề cập trên, người dùng sẽ truy cập theo tài khoản và mật khẩu được cung cấp, thực hiện các tác vụ theo đúng quyền mình được trao trên hệ thống.

Hầu như các hệ thống ERP khá dễ sử dụng, người dùng hoàn toàn có thể nắm bắt được quy trình và các bước thực hiện chỉ sau một thời gian ngắn tìm hiểu. Thông thường các doanh nghiệp sẽ có kế hoạch tiến hành đào tạo ngay khi  dự án vừa khởi động để giúp nhân viên của mình nhanh chóng thành thạo các thao tác trên hệ thống. Việc đào tạo này sẽ được các chuyên gia đến từ đơn vị cung ứng phần mềm thực hiện.

Thông qua phần mềm quản trị doanh nghiệp, người dùng có thể nhập liệu, gửi báo cáo, cập nhật trạng thái, liên hệ với khách hàng, theo dõi hóa đơn, liên hệ với nhà cung cấp, kiểm soát tình hình hàng tồn kho, lên kế hoạch nhập hàng mới,…

Phần mềm SIS ERP sme là giải pháp quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với đầy đủ các module (phân hệ) được tích hợp trên một phần mềm duy nhất, các dữ liệu được liên kết với nhau giúp nhà quản trị có thể theo dõi và đánh giá được tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách kịp thời và chính xác nhất.

SIS Việt Nam  được hình thành và phát triển trong suốt hơn 2 thập kỷ qua, trải qua hơn 5000 dự án được triển khai, S.I.S tự hào là đối tác đồng hành với 5000+ khách hàng. Trong tương lai, S.I.S hy vọng có thể đem đến cho các doanh nghiệp, nhà quản trị những giải pháp phần mềm quản trị theo yêu cầu thông minh nhất, hiệu quả nhất. Hãy liên hệ đến S.I.S ngay hôm nay để được nhận hỗ trợ tư vấn miễn phí sớm nhất theo hotline: 0912.210.210 hoặc đăng ký nhận tư vấn miễn phí miễn phí.