Hệ thống ERP nâng cao năng suất và lợi nhuận kinh doanh thế nào?

Hệ thống ERP và những giá trị to lớn mà nó mang lại cho doanh nghiệp về lâu dài là rất lớn. Vậy ERP nâng cao năng suất và tăng lợi nhuận kinh doanh cho doanh nghiệp như thế nào?

1. Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

Hệ thống ERP hoạt động bằng cách giảm số lượng tài nguyên cần thiết để vận hành doanh nghiệp một cách tối ưu nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận và cải thiện hoạt động kinh doanh. 

Điểm khác biệt lớn nhất của phần mềm quản trị ERP với các phần mềm quản lý khác là khả năng tích hợp.

Thông thường, các phần mềm riêng như phần mềm kế toán, nhân sự,.. chỉ phục vụ cho một bộ phận nhất định trong công ty. Khi muốn chuyển dữ liệu qua lại giữa các phòng ban thì người dùng cần phải thực hiện các thao tác copy file, gửi mail hoặc upload lên drive,… tốn khá nhiều thời gian và khó kiểm soát.

Trong khi đó, với ERP có các module liên kết chặt chẽ với nhau. Vì vậy, thông tin được lưu trữ tập trung trên cùng một hệ thống và có thể luân chuyển dễ dàng từ bộ phận này sang bộ phận khác. Đặc điểm này của ERP giúp doanh nghiệp vừa tăng năng suất làm việc, vừa quản lý, kiểm soát dữ liệu hiệu quả hơn.

Ví dụ: Khi đơn đặt hàng được bắt đầu cho mặt hàng cuối cùng trong kho, các mô-đun quản lý hàng tồn kho phải ghi lại thông tin này và thông báo cho các bộ phận liên quan để có thể bổ sung hàng tồn kho. Nhóm bán hàng cũng sẽ được thông báo và nắm bắt kịp thời.

Cách hệ thống ERP hoạt động

>>> Chi tiết về 9 phân hệ của ERP mà doanh nghiệp cần biết

2. Hệ thống ERP nâng cao năng suất như thế nào?

Với khả năng lưu trữ dữ tất cả dữ liệu của tổ chức trên một hệ thống duy nhất, đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp, liên kết thông tin của các phòng ban, thay vì bạn sử dụng các phần mềm riêng lẻ như phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm chăm sóc khách hàng thì ERP sẽ gộp chung tất cả lại. Điều này, giúp các số liệu được liên kết với nhau là cơ sở để nhà quản trị có thể theo dõi chỉ số chính xác hơn.

ERP nâng cao năng suất cho các phòng ban trong doanh nghiệp: từ Phòng kinh doanh, Phòng hành chính đến kho vận,..

Đối với Phòng kinh doanh

Mục đích chính của phòng kinh doanh là liên hệ tới khách hàng và chốt deal, những nghiệp vụ liên quan trực tiếp tới khách hàng. Do đó, khi ứng dụng ERP, việc quản lý hồ sơ khách hàng sẽ được theo tiến trình một cách bài bản, lập được chu kỳ chăm sóc khách hàng, quy trình bán hàng tích hợp với các phòng ban, giảm thời gian hoạt động, tăng độ chính xác, tổng hợp dữ liệu báo cáo nhanh, quản lý tình hình thực hiện kế hoạch doanh số.

Phòng mua hàng 

ERP giúp lập kế hoạch mua hàng nhanh hơn, đặt hàng tập trung, theo dõi được chất lượng nguyên vật liệu, sản phẩm và đưa ra lựa chọn tốt hơn đối với nhà cung cấp và theo dõi công nợ chặt chẽ. 

Hỗ trợ phòng kho vận 

Tổ chức kho hiệu quả, quản lý vật tư hàng hóa chặt chẽ bằng các tiêu chí dùng để định nghĩa vật tư, quản lý được lỗi hỏng từng sản phẩm, giảm các chi phí kiểm định hàng hóa, chủ động lập kế hoạch, phân bổ nhân sự hợp lý thực hiện hoạt động nhập, xuất, kiểm kê kho.

Phòng kế toán 

ERP thừa kế dữ liệu phát sinh từ tất cả các phòng ban khác, đáp ứng các nhu cầu tài chính tức thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, đảm bảo tính minh bạch nhất quán, đảm bảo bí mật kinh doanh, lập các báo cáo phân tích tài chính nhanh chóng và hiệu quả. Doanh nghiệp có cái nhìn toàn cảnh về hoạt động trong 1 thời kỳ nhất định, giúp điều chỉnh chiến lược cho đúng với hướng đi của công ty trong từng điều kiện cụ thể.

Phòng hành chính, nhân sự 

Phần mềm ERP sẽ tự động hóa các thao tác về quản lý, giảm sát nhân sự, hỗ trợ các công cụ giám sát như hệ thống chấm công, lọc thông tin nhân sự dễ dàng, lập các kế hoạch đào tạo, nâng cao năng lực của các nhân viên, áp dụng thang bậc lương, định mức lao động, thực hiện việc tính lương hợp lý, khen thưởng/kỷ luật công bằng.

Đọc thêm: Tại sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần ứng dụng phần mềm ERP

3. Cách mà ERP gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Với sự hỗ trợ của phần mềm quản trị, doanh nghiệp sẽ có thể gia tăng lợi nhuận đáng kể thông qua các yếu tố sau:

Tối ưu hóa hiệu quả nhân viên, cắt giảm chi phí không cần thiết

Sử dụng giải pháp ERP sẽ giúp các thông tin được luân chuyển chính xác, nhanh chóng theo thời gian thực. Từ đó, mối liên kết giữa các phòng ban trở nên chặt chẽ hơn và năng suất làm việc của nhân viên cũng được nâng cao. Doanh nghiệp nhờ vậy sẽ cắt giảm được ngân sách đào tạo nhân viên mới và hạn chế các khoản chi phí phát sinh nếu bị thất thoát dữ liệu.

Tăng cường khả năng vận hành, cung cấp dịch vụ khách hàng

Nếu biết quản trị dự án đúng cách, ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt các vấn đề về vận hành, đặc biệt là quản lý dòng tiền. Từ đó đưa ra giá vốn hàng bán hợp lý, làm tăng biên lợi nhuận cho công ty.

Ngoài ra, với các module quản trị bán hàng, quản lý sản xuất, quản trị khách hàng… ERP cũng góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ cho doanh nghiệp. Nhờ nắm rõ các thông tin về sản phẩm, lịch sử giao dịch,… nhân viên sẽ có thể phục vụ, chăm sóc khách hàng tốt hơn, từ đó doanh số bán hàng được tăng cao.

Quản trị doanh nghiệp từ xa hiệu quả

Khi ứng dụng ERP, nhà lãnh đạo sẽ nắm bắt được tình hình của doanh nghiệp mà không cần phải có mặt ở công ty. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP có khả năng tương thích tốt với các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng, smartphone. Do đó, người quản trị có thể kết nối với nhân viên nhanh chóng và đưa ra quyết định từ xa để giải quyết vấn đề của doanh nghiệp một cách kịp thời. Những quyết định đúng lúc như vậy sẽ giúp công ty hạn chế rủi ro về sản xuất, thất thoát ngân sách,…

Phân tích, lên kế hoạch chính xác

Phần mềm ERP có thể phân tích Big Data để đưa ra các phân tích đa chiều, từ đó giúp doanh nghiệp dự báo được xu hướng, lên kế hoạch với độ chính xác cao hơn. Như vậy, công ty của bạn sẽ giảm được các nguy cơ tiềm ẩn và tăng khả năng sinh lời trong tương lai.

Đọc thêm: 5 lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp sản xuất

Nếu bạn quan tâm đến việc triển khai ERP, hãy liên hệ với các chuyên gia của S.I.S để được tư vấn miễn phí qua Hotline: 0912.210.210

hoặc đăng ký tại: