Cách hủy hóa đơn còn tồn cũ khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo nghị định 123

Khi bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và Nghị định 123. Nhiều doanh nghiệp, cá nhân có những thắc mắc về cách xử lý như thế nào đối với các hóa đơn còn tồn cũ. Để giải đáp những thắc mắc về việc hủy hóa đơn còn tồn cũ khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo nghị định 123. Hãy cùng tham khảo bài viết sau đây!

Cách hủy hóa đơn còn tồn cũ khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo nghị định 123

1. Khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo nghị định 123, bắt buộc phải hủy hóa đơn còn tồn cũ

Trước khi chuyển sang hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần thực hiện hủy bỏ hết số hóa đơn còn tồn đọng chưa sử dụng xong. Đây là một quy định bắt buộc dành cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc cá nhân kinh doanh.

Căn cứ theo quy định tại khoản 3, Điều 15, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có nêu:

“Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.”

Như vậy, sau khi doanh nghiệp/cá nhân gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được cơ quan thuế (CQT) chấp nhận thì doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây.

>>>Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123

2. Quy trình tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn theo nghị định 123

Căn cứ theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần thực hiện hủy hóa đơn còn tồn theo các bước sau:

Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Doanh nghiệp/tổ chức hủy hóa đơn cần phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.

Hội đồng hủy hóa đơn bao gồm: đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:

Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn
Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Lưu ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau:

“Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)”

Như vậy, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các quy định trên.

Bước 3 : Lập Biên bản hủy hóa đơn

Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:

Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt
Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.

Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo quy định sau khi hủy hóa đơn. Tại Điều 27 Khoản 2 Điểm d, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”

Lưu ý: Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản: 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Tham khảo thêm: HƯỚNG DẪN CÁCH XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THEO THÔNG TƯ 78 VIẾT SAI

3. Một số lưu ý khi hủy hóa đơn còn tồn sang hóa đơn điện tử

3.1. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn

Doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in mua của CQT) với cơ quan thuế.

3.2. Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có cần phải thành lập hội đồng hủy hóa đơn hay không?

Nếu bạn là hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ thì không cần lập hội đồng tiêu hủy hóa đơn tồn kho như những doanh nghiệp lớn. Bạn chỉ cần lập bảng kiểm kê hóa đơn phải tiêu hủy, tiến hành hủy hóa đơn, lập biên bản hủy hóa đơn và thông báo kết quả sau cùng cho cơ quan thuế là được.

Trên đây, S.I.S đã tổng hợp cho bạn đọc những nội dung và quy định về việc hủy hóa đơn còn tồn theo quy định cũ khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Thông tư 78 mới.

Bên cạnh đó, Phần mềm kế toán SIS đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Liên hệ tích hợp 2 chiều Hóa đơn điện tử của hầu hết các nhà cung cấp HĐĐT trên thị trường, hãy lên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ: