9 nguyên nhân triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp thất bại

Phần mềm quản lý doanh nghiệp đang là xu hướng được áp dụng nhiều tại các doanh nghiệp. Là một người quản lý lựa chọn một công cụ hỗ trợ tối ưu trong công việc là điều cực kỳ cần thiết, nhưng để triển khai nó lại có nhiều vấn đề khó khăn. Bài viết dưới đây SIS sẽ nêu rõ hơn 9 nguyên nhân triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp thất bại.

9 nguyên nhân triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp thất bại
9 nguyên nhân triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp thất bại

1. Phần mềm quản lý doanh nghiệp có vai trò gì với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp có vai trò quan trọng giúp các nhà quản trị hay các nhà lãnh đạo quản lý công việc trong doanh nghiệp một cách khoa học, thành một hệ thống tổng quan nhất về hoạt động doanh nghiệp và điều hành, giúp việc vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn. Ngoài  phần mềm quản lý ERP, còn có các phần mềm quản lý doanh nghiệp CRM, quản lý toàn diện doanh nghiệp ERM.  

  • Phần mềm quản trị giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hiệu quả

Toàn bộ thông tin của các nhân viên sẽ được cập nhập chung trên một hệ thống, phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp sẽ hỗ trợ cho các nhà quản trị phân công công việc hiệu quả xuống cho các nhân viên một cách dễ dàng hơn, đúng chuyên môn, đúng người. Việc này sẽ giúp cho nhà quản lý có thể nắm chắc năng lực mỗi nhân viên, lịch làm việc, phân công việc, tránh tình trạng một vài nhân viên bị quá tải công việc.

  • Hỗ trợ quản lý công việc từ xa

Mọi dữ liệu đều được quản lý trên một hệ thống duy nhất của Phần mềm quản trị doanh nghiệp. Đối với các hệ thống phần mềm quản lý ERP hiện đại, ngoài các mô-đun là phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý hàng hóa hay phần mềm quản lý tài chính - thu chi,.. Còn có thêm các mô-đun liên kết với thiết bị mã vạch, máy tính cầm tay, điện thoại di động phục vụ cho quá trình truy cập từ xa. Nếu như, các nhà quản trị thường xuyên có những chuyến công tác hay công việc cá nhân đột xuất thì phần mềm quản trị ERP sẽ giúp các nhà quản lý nắm vững được quá trình vận hành, tiến độ công việc thông qua phần mềm quản lý data khách hàng có thể sử dụng trên mọi thiết bị như điện thoại, laptop. 

  • Cắt giảm những chi phí công tác quản lý

Áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ tạo được mối liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, việc này sẽ tối đa hóa năng suất lao động, tiết kiệm thời gian. Những người làm công tác quản lý sẽ giảm được tối đa chi phí.

  • Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Việc vận hành doanh nghiệp theo một hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp khoa học, mọi thông tin đều rõ ràng giúp cho nhà quản trị có thể nhìn nhận tổng quan những điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên hay doanh nghiệp để có những chính sách chiến lược phù hợp. Từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp đối thủ.

>>> Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP

2. 9 nguyên nhân triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp thất bại

2.1. Quyết định được thực hiện quá vội vàng

Việc này được xuất phát từ việc các nhà lãnh đạo chưa nghiên cứu kỹ càng thị trường phần mềm quản lý doanh nghiệp. Việc thực hiện nghiên cứu không có nghĩa là chỉ yêu cầu báo giá, so sánh giá cả và đọc các nhận xét. Mặc dù giá cả và các đề xuất cũng là những yếu tố quan trọng. Tuy nhiên, bạn nên quyết định dựa trên những gì doanh nghiệp đang cần như tính năng, hỗ trợ, mức độ tùy biến,… Đừng tìm giải pháp rẻ nhất hoặc được đề xuất nhiều nhất vì đó chưa phải là điều kiện đủ để quyết định triển khai phần mềm quản lý.

2.2. Lựa chọn cấu hình phù hợp

Không có một giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp nào là phù hợp với tất cả các doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao các nhà cung cấp phần mềm quản lý có các tùy chọn như API , các tính năng tùy chỉnh, cài đặt và tích hợp. Bạn cần phải kiểm tra xem phần mềm quản lý doanh nghiệp mới mà bạn lựa chọn sử dụng đã có cấu hình phù hợp và đã sẵn sàng sử dụng chưa? Và hãy đảm bảo chắc chắn rằng các công cụ mà bạn cung cấp có thể được đưa vào sử dụng ngay lập tức. 

Sau khi lựa chọn cấu hình phù hợp thì việc tiếp theo là cập nhật dữ liệu lên phần mềm. Mỗi phần mềm quản lý doanh nghiệp mới, bạn phải nhập tất cả dữ liệu từ các công cụ hiện tại của bạn. Hãy đảm bảo rằng bạn đang không vô thức tăng gấp đôi khối lượng công việc của chính mình. Ngoài ra bạn nên rà soát tất cả các dữ liệu để đảm bảo chính xác vì khi mọi người gặp khó khăn trong việc thích nghi với phần mềm quản lý doanh nghiệp mới, họ có thể lặp lại thói quen là sử dụng hệ thống cũ để hoàn thành công việc và chỉ cố gắng điền một số dữ liệu vào hệ thống mới để người quản lý xem.

2.3. Nhóm dự án triển khai ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp không hiệu quả

Việc triển khai ứng dụng phần mềm sẽ cho thấy rõ năng lực tổ chức và phân quyền của nhà quản trị. Nếu chưa hiệu quả là do nhà lãnh đạo chưa sử dụng đúng người tài. Thay vì chọn những người giỏi nhất – giám đốc điều hành lại giao dự án triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp cho bất cứ ai đang có thời gian rảnh rỗi. Đánh giá thấp sự phức tạp và tầm quan trọng của dự án này là một trong những yếu tố then chốt dẫn đến thất bại.

Vì vậy, nhà quản trị nên phân công đúng trách nhiệm cho từng người triển khai. Ai sẽ phụ trách cấu hình? Ai sẽ tiến hành đào tạo? Ai chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ dự án và đánh giá kết quả? Giống như với bất kỳ dự án nào khác, chỉ có thể có một người quản lý dự án triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp mới tại doanh nghiệp. 

2.4. Đào tạo không đúng hoặc chưa đủ

Các nhà quản trị nên có thông báo chính thức hay một cuộc họp ra mắt cho nhóm hoặc nhân viên của mình về những thay đổi có thể có trong phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn công ty và yêu cầu đầu vào của họ.

Như đã đề cập trước đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp được sử dụng dựa trên vai trò và bộ phận khác nhau. Nếu bạn chỉ tổ chức cùng một khóa đào tạo chung cho tất cả các bộ phận hay các vị trí, mọi người có thể không biết sử dụng công cụ này đúng cách và hiệu quả nhất. Một trong những điều rất quan trọng đó là các nhà quản lý nhóm cần phải tham gia vào việc đào tạo bổ sung và hỗ trợ những người đang thực hiện đào tạo trong dự án triển khai phần mềm quản lý mới cho doanh nghiệp. 

2.5. Giải thích các tính năng và lợi ích vượt trội của phần mềm mới  

Dù bạn đã sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp trước đây nhưng vẫn chưa biết được các tính năng hay lợi ích vượt trội của phần mềm. Nhân viên của bạn có thể bị nhầm lẫn về nhu cầu bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp mới và đặt câu hỏi tại sao hệ thống mới lại tốt hơn hệ thống cũ?

Trong mọi giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp mới, có nhiều phím tắt và các chức năng có liên quan. Hãy dành thời gian để viết ra và giới thiệu một số điểm chính của phần mềm mới để nhân viên của bạn có thể hiểu và tận dụng tối đa.

2.6.  Không theo sát quá trình triển khai phần mềm mới

Sau khi họp bàn, đào tạo các nhân viên sử dụng phần mềm quản lý và các đội bắt đầu sử dụng công cụ mới. Bạn có thể đã an tâm và quên phải theo dõi trong quá trình sử dụng. Nếu chủ quan không bám sát việc thực hiện thì các vấn đề tiềm ẩn của phần mềm sẽ khó nắm bắt và giải quyết. Vì vậy, hãy gửi một email ngắn gọn để lắng nghe những phản hồi trung thực của nhân viên sau một thời gian dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp mới, đó là một cách đơn giản mà hiệu quả để tìm hiểu và giải quyết các vấn đề của giải pháp phần mềm mới.

2.7.  Sử dụng phần mềm mới một cách miễn cưỡng

Trong nhóm của bạn sẽ có những nhân viên phàn nàn về phần mềm quản lý doanh nghiệp mới chỉ xem đó là một nhiệm vụ bổ sung và không thực sự dành thời gian để tìm hiểu kỹ tất cả các thủ thuật của phần mềm. Hay đơn giản là họ không rành về công nghệ và phải cần nhiều thời gian hơn để dần thích ứng với sự thay đổi. Ngoài ra còn có một nhóm khác, những người hoài nghi về tất cả những điều mới - liệu nó có thực sự tốt hay chỉ tạm thời? Các nhà lãnh đạo hay quản lý nên dành nhiều thời gian để hỗ trợ và giải thích cho họ hiểu được các vấn đề và tạo ra sự tin tưởng.

2.8.  Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp mới nhiều lần

Bạn có nghĩ rằng một khi phần mềm quản lý doanh nghiệp mới đã được khởi tạo hoàn thành và hoàn thành hướng dẫn tất cả nhân viên biết cách sử dụng thì đó là phần cuối cùng? thật không may là không – bạn phải hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp mỗi khi có một thành viên nhóm mới.

2.9.  Đo lường đường cong học tập

Đường cong học tập nhằm chỉ những nỗ lực cần thiết để học được kỹ năng mới sau một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy, hãy dành thời gian để giải thích các lợi ích, đưa ra một số lời khuyên và theo dõi những nhân viên mới. Nếu được bạn hỗ trợ nhiều hơn trong những tháng đầu tiên, nhân viên mới sẽ hòa nhập tốt hơn và hiệu quả công việc chung sẽ tăng đáng kể.

Trên đây là những nguyên nhân khiến việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp của bạn thất bại, để việc áp dụng phần mềm được hiệu quả nhất thì bạn nên tìm  một giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Để đánh giá đúng tình huống và đưa ra quyết định tốt nhất – hãy học cách nhận ra tất cả các lý do khác nhau khiến việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp mới không thành công. Qua đây, bạn có thể tham khảo giải pháp phần mềm quản trị theo yêu cầu của S.I.S Việt Nam, đã được rất nhiều công ty lựa chọn.

S.I.S Việt Nam luôn hướng tới mục tiêu cung cấp các phần mềm quản trị cho các doanh nghiệp theo yêu cầu.

Dù doanh nghiệp của bạn có quy mô như thế nào và khả năng đầu tư của bạn đến đâu, chúng tôi cũng sẵn sàng có các dòng sản phẩm phù hợp để đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp bạn.

Nếu Doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu tư vấn, hỗ trợ mua phần mềm kế toán, phần mềm quản trị, hãy liên hệ với chúng tôi theo các phương thức:

Xem thêm các bài viết khác
  • Phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống có gì khác nhau
  • Phần mềm quản lý ERP và những lợi ích mang lại cho doanh nghiệp
  • Giải pháp phần mềm kế toán cho Hộ kinh doanh, Cá nhân Kinh doanh chuẩn TT88/2021/TT-BTC
  • Chi phí sản xuất là gì? Mối quan hệ với giá thành sản phẩm
  • Ý kiến đóng góp của bạn

    Thông tin E-mail của bạn sẽ không biển thị công khai. Hãy cho chúng tôi biết mong muốn của bạn?