Quản lý hàng tồn kho – Trở ngại lớn của doanh nghiệp kinh doanh phân phối dược

Quản lý hàng tồn kho với ngành kinh doanh, phân phối dược là quá trình rất quan trọng. Bởi trong đó bao gồm nhiều khoản đầu tư lớn, có thể giúp doanh nghiệp thu lợi nhuận lớn nhưng cũng có thể khiến họ phá sản. Nếu khâu quản lý hàng tồn này là trở ngại, nó đồng nghĩa với sự phát triển tụt lùi của công ty. Ở bài viết này, bạn hãy cùng SIS tìm hiểu cách giải quyết vấn đề tồn đọng trên.

1. Vấn đề quản lý hàng tồn kho vẫn luôn là trở ngại của Doanh nghiệp kinh doanh phân phối dược

Trải qua đại dịch Covid 19 khủng khiếp chúng ta mới nhận thấy tầm quan trọng của khâu hậu cần đối với dược phẩm. Đặc biệt, những yêu cầu trong quản lý kho hàng tồn cũng rất phức tạp, hiếm có ngành nào cần phải đáp ứng yêu cầu cao về an toàn như dược phẩm. Bởi vậy mà quản lý kho hàng tồn vẫn là thách thức lớn với doanh nghiệp hoạt động ngành kinh doanh, phân phối dược.

Kiểm soát về nhiệt độ

Điều kiện môi trường như: nhiệt độ, độ ẩm, không khí,… có thể ảnh hướng đến tác dụng của thuốc. Nếu dược phẩm không được bảo quản trong môi trường thích hợp sẽ dẫn đến lãng phí, thâm hụt sản phẩm, không đáp ứng đủ số lượng và chất lượng cho thị trường.

Quản lý đơn hàng

Với doanh nghiệp kinh doanh phân phối dược, vấn đề then chốt là chuỗi cung ứng sản phẩm. Nếu như thiếu thông tin chính xác sẽ khiến cho việc quản lý đơn hàng dựa vào phán đoán. Mà vấn đề này cực kỳ nghiêm trọng, dẫn đến hậu quả đơn hàng không đủ, không đúng hoặc bị chậm thời gian.

Khả năng hiển thị lô hàng

Khi nhà sản xuất giao hàng hoặc bạn gửi hàng hóa cho khách hàng, đối tác thì việc theo dõi trạng thái của sản phẩm ở các chuỗi cung ứng sẽ gặp trở ngại. Ngoài ra, bạn cũng không thể chắc chắn ngày sản phẩm sẽ đến kho.

Quản lý hàng tồn kho thủ công

Đa phần các doanh nghiệp hiện nay vẫn áp dụng hình thức quản lý kho hàng theo cách truyền thống. Quản lý bằng cách này thì nhân viên sẽ không biết thông số kỹ thuật của sản phẩm nên không biết cách xếp hàng, loại kệ, giá phù hợp. Đặc biệt, nếu kho hàng to, số lượng hàng hóa lớn sẽ khiến họ gặp khó khăn phân loại hàng hóa, hạn sử dụng.

2. Tồn đọng của quản lý hàng tồn kho dẫn đến hậu quả gì?

Những thách thức, tồn đọng trong quản lý kho hàng tồn sẽ đem đến nhiều hậu quả, gây lãng phí tiền bạc, thời gian và giảm hiệu quả cho doanh nghiệp trong ngành kinh doanh và phân phối dược.

Mất thời gian và chi phí nhân công

Một khi khâu quản lý hàng tồn không tốt, không có quy trình cụ thể thì nhà quản lý như lạc vào mê cung. Họ không biết phải bắt đầu từ đâu, với loại sản phẩm nào, mọi dữ liệu không hoàn chỉnh. Từ đó dẫn đến mất thời gian và chi phí nhân công mà hiệu quả không cao.

Mất khách hàng

“Thương trường như chiến trường”, các doanh nghiệp cùng ngành đang cạnh tranh nhau từ sản phẩm, giá cả, chất lượng dịch vụ,… Bạn hãy thử tưởng tượng, nếu khách hàng đang rất gấp nhưng bạn lại phản hồi chậm trễ, không đáp ứng nhu cầu kịp thời thì liệu họ có đủ kiên nhẫn chờ đợi bạn? Xu hướng kinh doanh hiện nay là phải nhanh chóng, nếu không bạn sẽ mất đi cơ hội hợp tác với khách hàng.

Việc không cập nhật thông tin theo thời gian thực từ kho hàng sẽ làm cho tốc độ phản hồi chậm, chăm sóc khách hàng không tốt. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mất khách hàng tiềm năng.

Phải bù lỗ

Như đã nói, dược phẩm là ngành hàng cực kỳ quan trọng, nó cần đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng và quy định chung. Khi người quản lý kho không cập nhật kịp thời về nhiệt độ, môi trường hay hạn sử dụng,… sẽ khiến cho hàng hóa hỏng. Nếu số lượng lớn, doanh nghiệp sẽ phải bù lỗ lớn, gây thiệt hại nặng về kinh tế. Ngoài ra, sản phẩm hỏng không thể cung cấp hàng hóa theo thời hạn thì công ty cũng bị tổn hại về danh tiếng, mất niềm tin.

3. Giải quyết quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp kinh doanh phân phối dược ra sao?

Để những hậu quả trên không đến với doanh nghiệp kinh doanh và phân phối dược phẩm thì bạn hãy sử dụng phần mềm SIS ERP cho kinh doanh dược phẩm. Phần mềm cung cấp tính năng quản lý hàng tồn kho giúp tối ưu quy trình, phân tích hàng tồn chính xác. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ duy trì hàng tồn hợp lý để quản lý chuỗi cung ứng tốt hơn. 

Quản lý lô sản xuất theo đợt

Phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi được thời gian thực của từng lô hàng bằng mã vạch. Từ đó người quản lý nắm bắt được lô nào đã sẵn sàng cung ứng ra thị trường, lô nào đã hạn hết và lô nào sắp hết hạn. Ngoài ra, nó còn giúp theo dõi được thành phần, mã số quốc gia, đơn vị liều lượng cùng các thông tin liên quan đến lô hàng.

Giúp theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực tế

Phần mềm ERP giúp truy xuất nguồn gốc, xác định tham số cho cảnh báo tự động. Nếu mặt hàng nào xuống dưới mức cho phép hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo bổ sung, loại bỏ ngay lập tức.

• Quản lý hết hạn: Với trình theo dõi thời gian thực sẽ giúp cho bạn biết mặt hàng nào đang sắp hết hạn và đã hết hạn.
• Khả năng hiển thị tổng thể: Người sử dụng sẽ nhận được các thông tin theo thời gian thực và khả năng hiển thị của từng lô hàng. Nó sẽ giúp đảm bảo hàng hóa trải qua các khâu thuận lợi, nếu có vấn đề phát sinh sẽ được xử lý ngay lập tức.
• Thuận tiện với người sử dụng: Phần mềm có thể tùy chỉnh theo yêu cầu để mọi nhân viên dễ dàng truy cập và sử dụng. Đặc biệt các thông tin đều được tập hợp trên một nền tảng có sẵn nên việc tìm kiếm dữ liệu cũng đơn giản hơn.
• Báo cáo và đưa ra dự báo: Phần mềm có tính năng báo cáo, phân tích giúp nhà quản lý nắm được xu hướng, hành vi của người tiêu dùng và đưa ra quyết định phù hợp.

Kết luận

Khâu quản lý hàng tồn không hiệu quả sẽ kéo theo nhiều vấn đề xảy ra trong doanh nghiệp kinh doanh và phân phối dược phẩm như: Tiền bạc, thời gian, nhân công, sự hài lòng của khách hàng,… Thế nhưng giờ đây các thách thức này đều được giải quyết nhanh chóng nhờ vào tính năng quản lý hàng tồn kho trong phần mềm SIS ERP.