AI trong doanh nghiệp: Nên bắt đầu từ phòng ban nào để thấy hiệu quả nhanh nhất?

AI đang trở thành một trong những công nghệ được nhắc đến nhiều nhất trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đầu tư vào AI nhưng chưa đạt được hiệu quả như kỳ vọng vì triển khai quá rộng hoặc chưa xác định đúng nhu cầu thực tế.

Thực tế, doanh nghiệp không cần bắt đầu bằng những dự án AI phức tạp hay tốn kém. Điều quan trọng là lựa chọn đúng phòng ban, đúng bài toán để ứng dụng AI và tạo ra kết quả nhanh chóng, dễ đo lường. Vậy AI trong doanh nghiệp nên được triển khai từ đâu trước để mang lại hiệu quả rõ rệt? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Vì sao nhiều doanh nghiệp đầu tư AI nhưng chưa thấy hiệu quả?

AI được kỳ vọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, tối ưu chi phí và cải thiện khả năng ra quyết định. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít dự án AI lại mang đến kết quả thấp hơn kỳ vọng hoặc thậm chí bị dừng giữa chừng. Nguyên nhân thường không nằm ở công nghệ mà đến từ cách doanh nghiệp tiếp cận và triển khai.

• Triển khai AI theo xu hướng thay vì xuất phát từ nhu cầu thực tế.
• Kỳ vọng AI có thể thay đổi toàn bộ doanh nghiệp trong thời gian ngắn.
• Thiếu dữ liệu hoặc dữ liệu chưa được chuẩn hóa.
• Quy trình làm việc còn thủ công, thiếu tính nhất quán.
• Đầu tư công nghệ trước khi xác định rõ mục tiêu kinh doanh.

Thực tế, AI không phải là "phép màu" có thể giải quyết mọi vấn đề ngay lập tức. Công nghệ này chỉ phát huy hiệu quả khi được triển khai đúng chỗ, trên nền tảng dữ liệu đầy đủ và gắn với những mục tiêu kinh doanh cụ thể.

Vì vậy, trước khi lựa chọn giải pháp AI, doanh nghiệp cần xác định đâu là phòng ban đang gặp nhiều tác vụ lặp lại, tốn thời gian hoặc phát sinh nhiều chi phí vận hành. Đây thường là những nơi mang lại hiệu quả nhanh nhất khi ứng dụng AI.

Nguyên tắc lựa chọn phòng ban để triển khai AI

Không phải phòng ban nào cũng mang lại hiệu quả như nhau khi ứng dụng AI. Nếu nguồn lực còn hạn chế, doanh nghiệp nên ưu tiên những khu vực có khả năng tạo ra kết quả nhanh, dễ đo lường và dễ mở rộng trong tương lai.

Ưu tiên các công việc lặp lại với tần suất cao

AI phát huy hiệu quả tốt nhất khi xử lý những công việc mang tính lặp đi lặp lại và tiêu tốn nhiều thời gian của nhân viên.

Một số ví dụ phổ biến:

• Nhập liệu hóa đơn, chứng từ.
• Tổng hợp báo cáo định kỳ.
• Kiểm tra và đối soát dữ liệu.
• Trả lời câu hỏi khách hàng.
• Phân loại hồ sơ, đơn từ hoặc email.

Những công việc này thường không tạo ra nhiều giá trị chiến lược nhưng lại chiếm phần lớn thời gian làm việc hàng ngày.

Ưu tiên những khu vực có thể đo lường hiệu quả rõ ràng

Một dự án AI thành công cần chứng minh được giá trị bằng số liệu cụ thể.

Doanh nghiệp nên lựa chọn các bài toán có thể đo lường thông qua:

• Thời gian xử lý công việc.
• Chi phí nhân sự.
• Tỷ lệ sai sót.
• Năng suất lao động.
• Tốc độ phản hồi khách hàng.
• Doanh thu hoặc tỷ lệ chuyển đổi.

Ví dụ, nếu AI giúp giảm thời gian xử lý hóa đơn từ 10 phút xuống còn 2 phút, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhìn thấy hiệu quả và tính toán ROI.

Tập trung vào các "Quick Wins" thay vì các dự án lớn

Một sai lầm phổ biến là cố gắng triển khai AI trên toàn bộ doanh nghiệp ngay từ đầu. Điều này thường khiến chi phí đầu tư tăng cao và thời gian triển khai kéo dài.

Thay vào đó, doanh nghiệp nên:

1. Chọn một quy trình cụ thể.
2. Triển khai thử nghiệm trên phạm vi nhỏ.
3. Đánh giá kết quả.
4. Nhân rộng sang các bộ phận khác khi đã chứng minh được hiệu quả.

Cách tiếp cận này giúp giảm rủi ro và tạo sự đồng thuận trong nội bộ doanh nghiệp.

Những tiêu chí giúp xác định phòng ban phù hợp để bắt đầu

Trước khi triển khai AI, doanh nghiệp có thể tự đánh giá theo bảng sau:

Thông thường, các phòng ban như Kế toán – Tài chính, Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng và Nhân sự thường đáp ứng tốt các tiêu chí trên, vì vậy đây cũng là những nơi doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai AI trước tiên.

5 phòng ban nên ưu tiên ứng dụng AI trong doanh nghiệp

Không phải mọi phòng ban đều cần ứng dụng AI cùng một thời điểm. Với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp SME, việc lựa chọn đúng điểm bắt đầu sẽ giúp nhanh chóng tạo ra hiệu quả, giảm rủi ro và tối ưu chi phí đầu tư.

Phòng Kế toán – Tài chính: Nơi AI tạo hiệu quả nhanh và dễ đo lường nhất

Kế toán là một trong những bộ phận sở hữu khối lượng lớn dữ liệu có cấu trúc và nhiều công việc mang tính lặp lại. Đây cũng là lý do AI thường được triển khai sớm tại phòng ban này.

Các ứng dụng phổ biến:

• Tự động nhập liệu hóa đơn, chứng từ.
• Nhận diện và trích xuất dữ liệu từ hóa đơn điện tử.
• Đối chiếu công nợ.
• Kiểm tra sai lệch dữ liệu.
• Dự báo dòng tiền và ngân sách.

Lợi ích mang lại:

• Giảm thời gian xử lý chứng từ.
• Hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công.
• Tăng tốc độ lập báo cáo.
• Hỗ trợ ra quyết định tài chính nhanh hơn.

Phòng Kinh doanh: Tăng doanh số nhờ AI phân tích và hỗ trợ bán hàng

Đội ngũ kinh doanh thường phải xử lý lượng lớn dữ liệu khách hàng và thực hiện nhiều hoạt động chăm sóc, theo dõi cơ hội bán hàng.

Các ứng dụng phổ biến:

• Chấm điểm khách hàng tiềm năng (Lead Scoring).
• Phân tích hành vi khách hàng.
• Dự báo doanh số bán hàng.
• Hỗ trợ soạn email và nội dung bán hàng.
• Đề xuất sản phẩm phù hợp.

Lợi ích mang lại:

• Tăng tỷ lệ chuyển đổi.
• Tối ưu nguồn lực bán hàng.
• Rút ngắn chu kỳ bán hàng.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Phòng Chăm sóc khách hàng: Nâng cao trải nghiệm với AI tự động hóa

Trong bối cảnh khách hàng kỳ vọng phản hồi nhanh và liên tục, AI có thể hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ mà không cần gia tăng đáng kể nhân sự.

Các ứng dụng phổ biến:

• Chatbot AI.
• Trợ lý chăm sóc khách hàng 24/7.
• Tự động phân loại yêu cầu hỗ trợ.
• Hỗ trợ tổng đài thông minh.
• Phân tích mức độ hài lòng của khách hàng.

Lợi ích mang lại:

• Giảm tải cho đội ngũ CSKH.
• Rút ngắn thời gian phản hồi.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Tăng khả năng phục vụ ngoài giờ hành chính.

Phòng Nhân sự: Giảm thời gian tuyển dụng và quản lý nhân sự

AI đang dần trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả cho các hoạt động tuyển dụng và quản trị nguồn nhân lực.

Các ứng dụng phổ biến:

• Sàng lọc CV tự động.
• Hỗ trợ tìm kiếm ứng viên phù hợp.
• Đánh giá hiệu suất làm việc.
• Đề xuất chương trình đào tạo.
• Hỗ trợ xây dựng KPI.

Lợi ích mang lại:

• Rút ngắn thời gian tuyển dụng.
• Giảm khối lượng công việc hành chính.
• Nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.
• Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Phòng Sản xuất và Vận hành: Tối ưu chi phí bằng dữ liệu và dự báo

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, AI có thể tạo ra giá trị lớn thông qua khả năng dự báo và tối ưu nguồn lực.

Các ứng dụng phổ biến:

• Dự báo nhu cầu thị trường.
• Lập kế hoạch sản xuất.
• Tối ưu tồn kho.
• Bảo trì dự đoán.
• Kiểm soát chất lượng sản phẩm.

Lợi ích mang lại:

• Giảm tồn kho dư thừa.
• Hạn chế gián đoạn sản xuất.
• Tối ưu chi phí vận hành.
• Nâng cao hiệu suất sản xuất.

Mặc dù câu trả lời phụ thuộc vào đặc thù từng doanh nghiệp, nhưng với đa số doanh nghiệp SME, phòng Kế toán – Tài chính và Kinh doanh thường là hai khu vực mang lại hiệu quả nhanh nhất nhờ sở hữu lượng dữ liệu lớn, quy trình rõ ràng và khả năng đo lường kết quả dễ dàng. Đây cũng là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp mở rộng ứng dụng AI sang các phòng ban khác trong tương lai.

Doanh nghiệp SME nên bắt đầu từ đâu để đạt hiệu quả nhanh nhất?

Không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng triển khai AI ngay lập tức. Hiệu quả của AI phụ thuộc rất lớn vào chất lượng dữ liệu, mức độ số hóa và khả năng chuẩn hóa quy trình nội bộ.

Nếu doanh nghiệp vẫn đang quản lý bằng Excel

Nhiều doanh nghiệp SME hiện nay vẫn quản lý dữ liệu thông qua các file Excel riêng lẻ của từng phòng ban. Điều này gây ra không ít khó khăn khi triển khai AI. Trong trường hợp này, ưu tiên hàng đầu không phải là AI mà là chuẩn hóa dữ liệu và quy trình làm việc.

Doanh nghiệp nên tập trung vào:

1. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ.
2. Chuẩn hóa danh mục dữ liệu.
3. Số hóa chứng từ và hồ sơ.
4. Xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung.

Đây là nền tảng giúp AI hoạt động hiệu quả trong giai đoạn tiếp theo.

Nếu doanh nghiệp đã có phần mềm kế toán hoặc ERP

Đây là nhóm doanh nghiệp có lợi thế lớn khi triển khai AI. So với doanh nghiệp quản lý bằng Excel, thời gian triển khai thường ngắn hơn và chi phí đầu tư cũng được tối ưu đáng kể.

Lộ trình triển khai AI theo từng giai đoạn

Để giảm rủi ro và tối ưu hiệu quả đầu tư, doanh nghiệp nên triển khai AI theo từng bước thay vì thực hiện đồng loạt.

Thay vì đặt câu hỏi "Doanh nghiệp có nên ứng dụng AI không?", câu hỏi phù hợp hơn là "Doanh nghiệp đã sẵn sàng cho AI đến đâu?". Việc bắt đầu từ đúng giai đoạn sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả nhanh hơn và tránh lãng phí nguồn lực đầu tư.

AI phát huy hiệu quả cao nhất khi kết hợp với hệ thống quản trị doanh nghiệp

Một trong những hiểu lầm phổ biến là doanh nghiệp có thể triển khai AI độc lập và nhanh chóng đạt được kết quả. Trên thực tế, AI chỉ thực sự phát huy giá trị khi được cung cấp nguồn dữ liệu đầy đủ, chính xác và liên tục từ các hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Đó là lý do các hệ thống quản trị như ERP, CRM hay phần mềm kế toán đang trở thành nền tảng quan trọng cho việc ứng dụng AI.

Vì sao AI cần dữ liệu tập trung?

AI hoạt động dựa trên dữ liệu. Càng có nhiều dữ liệu chất lượng, khả năng phân tích và đưa ra đề xuất của AI càng chính xác.

Ngược lại, nếu dữ liệu nằm rải rác ở nhiều file Excel, nhiều phần mềm hoặc nhiều phòng ban khác nhau, AI sẽ gặp khó khăn trong việc:

• Phân tích toàn cảnh hoạt động doanh nghiệp.
• Phát hiện xu hướng và bất thường.
• Đưa ra dự báo chính xác.
• Hỗ trợ ra quyết định kịp thời.

Có thể hình dung đơn giản: Dữ liệu là nhiên liệu, còn AI là động cơ. Nếu nhiên liệu không đầy đủ hoặc không đồng nhất, động cơ sẽ không thể vận hành hiệu quả.

Vai trò của ERP trong triển khai AI

ERP không chỉ giúp số hóa quy trình mà còn tạo ra một nguồn dữ liệu tập trung cho toàn doanh nghiệp.

Thông qua ERP, dữ liệu từ các phòng ban được liên kết trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, AI có thể khai thác dữ liệu theo thời gian thực để hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn.

Mối liên hệ giữa chuyển đổi số và AI

Nhiều doanh nghiệp muốn ứng dụng AI nhưng lại bỏ qua bước chuyển đổi số.

Thực tế, AI không thay thế chuyển đổi số mà là giai đoạn phát triển cao hơn của quá trình này.

Lộ trình phổ biến thường diễn ra theo thứ tự:

Số hóa dữ liệu → Chuẩn hóa quy trình → Triển khai ERP → Tích hợp AI → Quản trị dựa trên dữ liệu

Doanh nghiệp càng hoàn thiện nền tảng quản trị số thì việc triển khai AI càng nhanh chóng và hiệu quả.

Các use case AI có thể triển khai trên nền tảng ERP

Khi dữ liệu đã được tập trung trên hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể triển khai nhiều ứng dụng AI thực tiễn:

Có thể thấy, giá trị lớn nhất của AI không nằm ở việc thay thế con người mà ở khả năng biến dữ liệu doanh nghiệp thành những thông tin hữu ích, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp không cần AI lớn, chỉ cần AI đúng chỗ – Nhận tư vấn use case AI phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Ứng dụng AI hiệu quả không nằm ở việc đầu tư thật nhiều công nghệ, mà nằm ở việc lựa chọn đúng bài toán cần giải quyết. Với đa số doanh nghiệp, chỉ cần bắt đầu từ một phòng ban có nhiều công việc lặp lại, dữ liệu sẵn có và dễ đo lường hiệu quả là đã có thể tạo ra những thay đổi rõ rệt.

Thay vì triển khai AI dàn trải, hãy bắt đầu từ những use case mang lại giá trị nhanh và có khả năng mở rộng trong tương lai.

Mỗi doanh nghiệp có đặc thù vận hành khác nhau, vì vậy lộ trình ứng dụng AI cũng cần được xây dựng riêng.

Liên hệ ngay với SIS để được tư vấn:

• Phòng ban nên ưu tiên triển khai AI.
• Use case AI phù hợp theo ngành nghề.
• Lộ trình ứng dụng AI kết hợp ERP và hệ thống quản trị hiện có.
• Giải pháp giúp tối ưu chi phí và nhanh chóng tạo hiệu quả thực tế.