SIS HRM kết nối BKAV eContract: Số hóa toàn bộ quy trình ký hợp đồng lao động

Trong quá trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản trị nhân sự nhưng vẫn duy trì việc ký hợp đồng lao động bằng giấy. Điều này khiến phòng nhân sự mất nhiều thời gian xử lý, phát sinh chi phí in ấn, chuyển phát và gặp khó khăn khi lưu trữ, tra cứu hồ sơ.

SIS HRM kết nối BKAV eContract giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình ký hợp đồng lao động từ khởi tạo, phê duyệt, trình ký, ký điện tử, đồng bộ trạng thái đến lưu trữ hợp đồng trên hệ thống thống nhất.

SIS HRM kết nối BKAV eContract: Giải pháp số hóa quy trình ký hợp đồng lao động

Giải pháp được triển khai thông qua kết nối API giữa SIS HRM và BKAV eContract, cho phép hai hệ thống trao đổi dữ liệu và trạng thái theo thời gian thực.

Trong đó:

SIS HRM quản lý hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động.
BKAV eContract đảm nhiệm việc ký số, chứng thực và quản lý hồ sơ hợp đồng điện tử.

Nhờ kết nối này, doanh nghiệp có thể:

Tạo và quản lý hợp đồng trực tiếp trên SIS HRM.
Tự động gửi hợp đồng sang BKAV eContract để trình ký.
Theo dõi trạng thái ký theo thời gian thực.
Lưu bản hợp đồng đã ký vào hồ sơ nhân sự.
Quản lý tập trung lịch sử và hồ sơ hợp đồng điện tử.

Thay vì chỉ bổ sung chức năng ký điện tử, giải pháp hướng đến số hóa toàn bộ quy trình ký hợp đồng lao động, giảm thao tác thủ công và chuẩn hóa quản trị hồ sơ nhân sự.

Từ quy trình ký hợp đồng truyền thống đến mô hình điện tử khép kín

Quy trình truyền thống thường gồm nhiều bước: soạn thảo hợp đồng, in hồ sơ, trình ký, gửi cho người lao động, nhận lại bản ký, doanh nghiệp ký hoàn tất và lưu trữ hồ sơ giấy.

Mô hình này đặc biệt bất tiện khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, tuyển dụng số lượng lớn hoặc nhân viên làm việc từ xa.

Quy trình truyền thống	SIS HRM + BKAV eContract
In và chuyển hồ sơ giấy	Gửi hợp đồng điện tử
Theo dõi thủ công	Đồng bộ trạng thái tự động
Lưu trữ hồ sơ giấy	Lưu trữ điện tử trên SIS HRM
Tra cứu mất thời gian	Tra cứu tập trung
Dễ thất lạc, sai sót	Quản lý tập trung, có lịch sử xử lý

Việc chuyển sang quy trình điện tử giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý, hạn chế chi phí vận hành và nâng cao khả năng kiểm soát hồ sơ.

Quy trình ký hợp đồng điện tử khép kín giữa SIS HRM và BKAV eContract

Quy trình tích hợp được xây dựng gồm 6 bước:

Khởi tạo và phê duyệt hợp đồng trên SIS HRM

Phòng nhân sự tạo hợp đồng dựa trên thông tin nhân viên đã có trên SIS HRM. Hợp đồng được xuất thành file PDF với đầy đủ vị trí ký của doanh nghiệp và người lao động.

Chuyển dữ liệu sang BKAV eContract qua API

SIS HRM tự động kết nối với BKAV eContract để xác thực kết nối, tạo hồ sơ ký điện tử, gửi file hợp đồng và nhận mã hồ sơ để theo dõi quá trình ký.

Gửi thông báo và thực hiện ký điện tử

BKAV eContract gửi Email hoặc SMS chứa liên kết ký cho các bên liên quan.

Người lao động có thể ký thông qua eKYC/OTP, trong khi đại diện doanh nghiệp thực hiện ký bằng USB Token hoặc HSM. Toàn bộ quá trình được thực hiện trực tuyến, không cần luân chuyển hồ sơ giấy.

Đồng bộ trạng thái tự động về SIS HRM

Trạng thái hợp đồng được cập nhật theo thời gian thực, bao gồm:

Chờ ký
Đang ký
Hoàn thành
Từ chối
Hết hạn

Phòng nhân sự có thể theo dõi toàn bộ tiến độ ngay trên SIS HRM mà không cần kiểm tra thủ công trên nhiều hệ thống.

Chứng thực và cấp mã định danh hợp đồng điện tử

Sau khi hoàn tất ký, BKAV eContract thực hiện chứng thực và cấp mã định danh hợp đồng điện tử theo quy định hiện hành, hỗ trợ việc kiểm chứng và đối chiếu khi cần.

Lưu trữ hợp đồng vào hồ sơ nhân sự

Bản PDF đã ký được tự động tải về và lưu vào hồ sơ nhân sự trên SIS HRM. Nhân sự có thể tra cứu hợp đồng, lịch sử ký và bản ký gốc trực tiếp trên hệ thống.

Lợi ích khi số hóa quy trình ký hợp đồng lao động

Việc tích hợp SIS HRM với BKAV eContract không chỉ thay thế hợp đồng giấy mà còn giúp doanh nghiệp cải thiện toàn bộ quy trình vận hành:

Ký hợp đồng điện tử: Hạn chế in ấn và luân chuyển hồ sơ giấy.
Tự động hóa quy trình: Từ trình ký, gửi thông báo, đồng bộ trạng thái đến lưu trữ đều được liên thông.
Rút ngắn thời gian xử lý: Quy trình có thể được thực hiện nhanh chóng thay vì phải chờ nhiều ngày như phương thức truyền thống.
Giảm chi phí vận hành: Tiết kiệm chi phí in ấn, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ.
Hạn chế sai sót: Dữ liệu được đồng bộ giữa SIS HRM và BKAV eContract, giảm thao tác nhập liệu thủ công.
Quản lý tập trung: Hợp đồng và lịch sử ký được liên kết trực tiếp với hồ sơ nhân viên.

Giải pháp đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, tuyển dụng thường xuyên hoặc có nhân sự làm việc từ xa.

Đảm bảo giá trị pháp lý và tuân thủ

Một trong những vấn đề doanh nghiệp quan tâm khi chuyển sang hợp đồng điện tử là giá trị pháp lý của hợp đồng sau khi ký.

Trong mô hình tích hợp, hợp đồng được ký số và chứng thực trên BKAV eContract, đồng thời được cấp mã định danh hợp đồng điện tử theo quy định hiện hành.

Điều này hỗ trợ doanh nghiệp:

Xác thực danh tính người ký.
Lưu vết quá trình ký và xử lý.
Kiểm tra, đối chiếu khi cần.
Truy xuất bản hợp đồng đã ký.
Quản lý hồ sơ điện tử tập trung.

Sự kết hợp giữa quản trị nhân sự trên SIS HRM và ký điện tử trên BKAV eContract tạo thành quy trình vừa thuận tiện trong vận hành, vừa hỗ trợ yêu cầu quản lý hồ sơ và tuân thủ pháp lý.

Quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng điện tử trên SIS HRM

Không dừng ở việc gửi hợp đồng sang hệ thống ký điện tử, SIS HRM hỗ trợ quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng.

Phòng nhân sự có thể:

Tạo, chỉnh sửa và cập nhật hợp đồng.
Quản lý loại và thời hạn hợp đồng.
Theo dõi tình trạng ký.
Xem nội dung PDF trước khi trình ký.
Đồng bộ trạng thái ký.
Lấy lại liên kết ký.
Gia hạn thời gian ký.
Trình ký lại khi hồ sơ bị từ chối hoặc hết hạn.
Tải bản hợp đồng đã ký và lưu vào hồ sơ nhân sự.

Hợp đồng có thể trải qua các trạng thái như chưa trình ký, đang ký, hoàn thành, từ chối hoặc hết hạn. Với từng trạng thái, SIS HRM cung cấp các thao tác phù hợp để nhân sự xử lý nhanh các trường hợp phát sinh.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tiến độ ký, hạn chế bỏ sót hồ sơ và dễ dàng truy xuất thông tin hợp đồng khi cần.

SIS HRM kết nối BKAV eContract: Giải pháp ký hợp đồng điện tử toàn diện

SIS HRM kết nối BKAV eContract không chỉ bổ sung chức năng ký điện tử mà còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản lý hợp đồng lao động trên một hệ thống thống nhất.

Từ khởi tạo, trình ký, ký số, đồng bộ trạng thái đến lưu trữ hồ sơ đều được thực hiện liên thông, giúp giảm đáng kể công việc thủ công của phòng nhân sự.

Những giá trị nổi bật doanh nghiệp nhận được gồm:

Chuẩn hóa quy trình nhân sự: Hợp đồng được tạo, xử lý và lưu trữ theo một quy trình thống nhất.
Quản lý hồ sơ tập trung: Hợp đồng liên kết trực tiếp với hồ sơ nhân viên.
Tăng tốc tuyển dụng và onboarding: Người lao động có thể ký hợp đồng ngay cả khi ở xa.
Nâng cao năng suất phòng nhân sự: Giảm in ấn, chuyển phát, theo dõi và nhập liệu thủ công.
Sẵn sàng mở rộng tích hợp: Có thể kết nối với ERP, CRM và các nền tảng chuyển đổi số khác.
Hỗ trợ tuân thủ pháp lý: Hợp đồng được ký số, chứng thực và lưu trữ điện tử theo quy định hiện hành.

SIS HRM kết nối BKAV eContract mang đến quy trình ký hợp đồng lao động điện tử khép kín, giúp doanh nghiệp chuyển từ phương thức xử lý hồ sơ thủ công sang mô hình quản trị hiện đại, tập trung và dễ kiểm soát.

Đây là một bước tiến trong số hóa quản trị nhân sự, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, có nhiều chi nhánh hoặc cần quản lý nhân sự từ xa.