Phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống có gì khác nhau

Phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống là hai loại phần mềm đang được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Vậy sự khác nhau giữa hai loại phần mềm này là gì? Theo dõi bài viết dưới đây của S.I.S để được hiểu rõ hơn.

1. Phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống là gì?

1.1. Phần mềm kế toán ERP

Là ứng dụng kế toán triển khai trong giải pháp quản lý tổng thể ERP, được xây dựng theo định hướng quản lý tài chính kế toán. Bởi các hoạt động của bộ phận và các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan mật thiết tới bộ phận tài chính kế toán, do đó ứng dụng quản lý tài chính kế toán trong ERP là cực kỳ quan trọng.

Khi công nghệ ngày càng phát triển kéo theo những yêu cầu về quản trị ngày càng cao thì các doanh nghiệp cần một phần mềm có khả năng quản lý và kết nối mọi nghiệp vụ và bộ phận trong doanh nghiệp chứ không riêng gì nghiệp vụ tại bộ phận kế toán hoặc mỗi phòng ban riêng lẻ nào khác. Hệ thống Giải pháp ERP là lựa chọn ưu tiên số một để giải quyết bài toán đó cho các doanh nghiệp.

Với tính liên kết dữ liệu đồng nhất (do tích hợp các ứng dụng trên một nền tảng duy nhất) nên ứng dụng kế toán trong ERP sẽ có tính kế thừa dữ liệu chặt chẽ, chính xác và tức thời từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Do vậy, sẽ giúp nâng cao năng suất của các nhân viên và giúp nhà lãnh đạo nắm bắt được thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

1.2. Phần mềm kế toán truyền thống

Là phần mềm  được cài đặt riêng lẻ không tích hợp. Do tính chất xử lý độc lập, nên hạn chế lớn nhất của phần mềm kế toán truyền thống là không kế thừa dữ liệu từ các bộ phận khác hay hệ thống phần mềm khác mà cần phải thực hiện thủ công. Việc này tốn khá nhiều thời gian và công sức, khả năng sai sót sẽ cao hơn so với việc xử lý và chuyển dữ liệu tự động.

2. Sự khác biệt giữa phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống

Sự khác biệt giữa phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống

Dưới đây là sự khác nhau giữa phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống:

2.1. Ghi nhận bằng bút toán hạch toán

Trong phần mềm ERP, hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống.

Định khoản kế toán luôn diễn ra sau quá trình thực hiện giao dịch. Để quản lý tình trạng – tiến trình công việc, bộ phận kế toán có thể sử dụng các trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để thực hiện, đồng thời các thông tin khai báo về cặp định khoản sẽ được mặc định trong hệ thống để trợ giúp người dùng.

Phần mềm kế toán định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán ứng với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. 

2.2. Thiết lập tài khoản trung gian

Để đảm bảo bảng cân đối kế toán của tổ chức không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán của tổ chức không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ. Doanh nghiệp Việt nên sử dụng các tài khoản trong danh mục tài khoản mà doanh nghiệp coi như không thuộc hệ thống tài khoản hạch toán chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian.

Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp và các doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra xem đã thực hiện đầy đủ quy trình tác nghiệp.

2.3. Hạch toán tự động trong phần mềm kế toán ERP

Ngoài ứng dụng kế toán tổng hợp có các chứng từ kế toán tổng hợp để thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường. Tất cả các ứng dụng khác của hệ thống phần mềm ERP đều tiến hành hạch toán các bút toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tự động.

Một điểm khác biệt nữa cần lưu ý giữa phần mềm kế toán ERP và các phần mềm kế toán truyền thống là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế sẽ hạn chế tối đa sai sót về định khoản.

2.4. Bút toán đảo trong phần mềm kế toán ERP

Phần mềm kế toán ERP không cho phép người dùng xóa các bút toán đã hạch toán vào hệ thống để đảm bảo ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực các hoạt động kinh tế phát sinh trong tổ chức kinh tế. Vậy nên để khắc phục, người dùng cần thực hiện bút toán đảo.

Các kế toán viên có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát vì đặc điểm này. Tuy nhiên, cũng nhờ vậy mà số liệu kế toán do các phần mềm ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao.

2.5. Tác nghiệp hoàn chỉnh

Hệ thống được thiết kế để quản lý theo quy trình, nếu người dùng cắt rời một trong các công đoạn của quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu kế toán cũng sẽ gặp khó khăn.

Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời công đoạn của một số quy trình, để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo. 

2.6. Cấu trúc hệ thống tài khoản và danh mục linh hoạt

Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính Việt Nam ban hành, kế toán viên có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin trên cơ sở tuân theo luật đã có bằng cách chia nhỏ các bậc tài khoản.

Mặt khác, kế toán viên có thể bổ sung các danh mục khác nhau để giao dịch của doanh nghiệp có nhiều trường thông tin để phân tích đa chiều. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản và các danh mục có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một doanh nghiệp ở mọi quy mô.

2.7. Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết phần mềm kế toán ERP cho phép hợp nhất số liệu của doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thuận tiện.

Việc duy nhất phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống khá đơn giản.

2.8. Phản ánh kịp thời và trung thực hoạt động kinh doanh

Chính vì đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.

Trên hệ thống phần mềm ERP, kế toán giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh. 

Việc tìm hiểu về phần mềm kế toán ERP sẽ giúp doanh nghiệp hiểu được rõ bản chất cùng sự khác biệt của ứng dụng kế toán trong ERP với phần mềm kế toán truyền thống để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất.

Nếu doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm về phần mềm quản trị, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí theo các phương thức sau:

• Fanpage: www.facebook.com/PhanmemketoanSISVN
• Zalo: zalo.me/1342865692358366846
• Hotline: 0912.210.210
• Email: phanmem@sis.vn