Bí quyết quản lý mua hàng tối ưu 

Mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp. Một công ty quản lý mua hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được nguồn hàng cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Dưới đây là bí quyết quản lý mua hàng tối ưu mà bạn có thể tham khảo.

Quản lý mua hàng tối ưu doanh nghiệp nên biết

1. Tổng quan về quản lý mua hàng

Quản lý mua hàng được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát mọi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp nhằm phục vụ mục tiêu bán hàng. Quản lý mua hàng cốt lõi là tiết kiệm tiền, tăng lợi nhuận và đó là một chức năng quan trọng đối với bất kỳ nhà bán buôn, phân phối hoặc sản xuất nào.

Quản lý mua hàng hiệu quả mang đến cơ hội tuyệt vời cho những doanh nghiệp kiếm được lợi nhuận lớn hơn bằng cách kiểm soát chi phí của hàng tồn kho cần thiết để điều hành hoạt động kinh doanh. Để mang lại lợi nhuận cao nhất cho một tổ chức, điều quan trọng là các sản phẩm và dịch vụ phải được mua với giá và chất lượng tốt nhất hiện có.

» Đọc thêm:  Quản lý bán hàng là gì? Chiến lược quản lý bán hàng hiệu quả

Tại sao quản lý mua hàng lại quan trọng?

Quản lý mua hàng bởi nó tác động đến dòng tiền, chi phí hàng tồn kho, các vấn đề hợp đồng. Do đó, điều quan trọng đối với các doanh nghiệp là phải có một quy trình tốt để mua hàng tồn kho của họ.

Nguyên tắc cơ bản nhất của quản trị mua hàng là hàng hóa và dịch vụ phải luôn được mua và giao ở mức giá tốt nhất có thể để giúp tối đa hóa lợi nhuận. Hàng tồn kho dư thừa tốn tiền để giữ và nó thể hiện chi phí cơ hội khi tiền có thể được chi tiêu tốt hơn ở nơi khác.

Quản lý mua hàng quan trọng bởi vì quá trình mua đúng hàng hóa, đúng giá và vào đúng thời điểm rất quan trọng. Nếu bạn đang trả quá nhiều cho lượng hàng dự trữ cần thiết trong kinh doanh bán lẻ hoặc sản xuất, điều đó có thể làm giảm lợi nhuận của bạn một cách nghiêm trọng.

2. Mục tiêu của quản lý mua hàng 

Những mục tiêu chính của quản lý mua hàng bao gồm:

Sự sẵn có của vật liệu, vật tư và thiết bị với chi phí thấp nhất có thể

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, bán buôn và bán lẻ, việc cung cấp các mặt hàng vào đúng thời điểm là rất quan trọng đối với hoạt động của công ty. Nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc cung cấp các mặt hàng, toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng. 

Quản lý mua hàng của doanh nghiệp nhằm đạt được nguồn cung cấp hàng hóa và dịch vụ luôn sẵn sàng khi được yêu cầu. Chi phí mua hàng đầu vào ảnh hưởng đến tỷ suất lợi nhuận của sản phẩm. Quản lý mua hàng cố gắng giảm chi phí sản xuất bằng cách lấy các mặt hàng với chi phí thấp nhất có thể trong khi vẫn duy trì chất lượng.

Tạo điều kiện cho dòng sản xuất đều đặn

Dòng nguyên liệu thô và linh kiện thông suốt giúp dây chuyền sản xuất hoặc chuỗi cung ứng của công ty hoạt động trơn tru. Quản lý mua hàng tốt sẽ duy trì dòng sản xuất thường xuyên với việc cung cấp kịp thời và chính xác các mặt hàng. Điều này cũng giúp giữ năng suất ở mức lý tưởng. Trong một doanh nghiệp bán lẻ, lượng hàng nhập vào ổn định đảm bảo có đủ hàng để bán. Ở đây, quản lý mua hàng cũng sẽ bao gồm việc lựa chọn đúng hàng hóa phù hợp nhất theo nhu cầu.

Đọc thêm: 6 bước trong quy trình quản lý sản xuất hiệu quả

Phát triển các nguồn cung ứng thay thế

Phát triển và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Tuy nhiên, việc phụ thuộc quá nhiều vào một (các) nhà cung cấp từ một khu vực địa lý cụ thể là rất rủi ro. Nếu có bất kỳ sự kiện chính trị hoặc thiên nhiên không lường trước được thì có thể toàn bộ nguồn cung cấp mặt hàng đó sẽ bị cắt. 

Vì vậy, quản lý mua hàng tốt liên quan đến việc giảm rủi ro bằng cách duy trì sự kết hợp cân bằng giữa các nhà cung cấp từ những nơi khác nhau. Có nhiều hơn một nhà cung cấp cũng tốt để ngăn chặn sự độc quyền của nhà cung cấp và giữ giá cạnh tranh.

Thiết lập mối quan hệ thân thiết với các nhà cung cấp

Các công ty và nhà cung cấp thường có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau rất nhiều. Sẽ thuận lợi hơn doanh nghiệp thiết lập và duy trì mối quan hệ thân thiết với các nhà cung cấp. Điều này làm cho cả hai bên thoải mái hơn trong việc đáp ứng các yêu cầu của nhau. Khi nhà cung cấp tự tin về mối quan hệ đang diễn ra với các đơn đặt hàng thường xuyên, việc thương lượng giá thấp hơn và các điều khoản sẽ linh hoạt hơn. 

Đạt được sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác

Mua hàng là hoạt động tác động đến hoạt động của nhiều phòng ban khác trong công ty. Vì vậy, quản lý mua hàng nhằm mục đích đạt được sự phối hợp liền mạch với tất cả các bộ phận liên quan. Điều này đảm bảo hoạt động kịp thời và thông suốt của các hoạt động của công ty. Một số bộ phận có liên quan trực tiếp đến một số chức năng mua hàng là: Bộ phận sản xuất, kỹ thuật, tiếp thị, tài chính, nhân sự.

Báo cáo quản lý và duy trì hồ sơ hiệu quả

Việc mua hàng liên quan đến rất nhiều thủ tục giấy tờ và lưu giữ hồ sơ. Lưu giữ hồ sơ chính xác và khoa học ngăn ngừa sai sót. Hồ sơ chính xác, cập nhật và dễ hiểu giúp ban quản lý theo dõi chặt chẽ các hoạt động mua hàng. Các báo cáo thường xuyên dễ hiểu nên là một phần của quy trình mua hàng.

3. Số hóa quy trình mua hàng với phần mềm SIS PO

Như đã thảo luận ở trên, quản lý mua hàng là một chức năng rất quan trọng có thể cải thiện hiệu quả và lợi nhuận của một công ty. Khối lượng lớn các mặt hàng, nhà cung cấp và đơn đặt hàng mà bộ phận mua hàng xử lý có vẻ quá sức. Tuy nhiên, sử dụng phần mềm SIS quản lý doanh nghiệp thông minh giúp bạn quản lý quy trình mua hàng dễ dàng.

Quản trị mua hàng là một trong những module của giải pháp SIS ERP sme. Phân hệ này giúp tự động hóa mọi nghiệp vụ mua hàng: từ lập và duyệt đề xuất mua hàng, giấy đề nghị báo giá, cập nhật giá, lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn bị đơn hàng đến theo dõi việc giao hàng của người bán. 

Đặc điểm của phần mềm quản lý mua hàng SIS PO

Phần mềm Quản lý Mua hàng giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động mua hàng một cách quy chuẩn từ khi phát sinh nhu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và hoàn thành nghĩa vụ công nợ với nhà cung cấp.

• Theo dõi và thống kê việc mua hàng phục vụ cho việc phân tích việc thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp và xu hướng thay đổi giá.
• Theo dõi việc nhập khẩu hàng hoá và tính toán các chi phí liên quan.
• Quản lý các thông tin:
• Quản lý các đơn đặt hàng
• Quản lý theo dõi kết quả của quá trình mua hàng
• Quản lý các yêu cầu mua hàng
• Liên kết với các phần mềm khác của SIS ERP sme:
• Quản trị phân phối
• Kế toán quản trị

Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn hoặc yêu cầu một bản demo chi tiết về tính năng của module mua hàng hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn của chúng tôi: 0912.210.210.