ERP nội địa Việt Nam và ERP nước ngoài: SME nên chọn loại nào?

ERP nội địa và ERP nước ngoài đều có thể đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp, nhưng mức độ phù hợp sẽ phụ thuộc vào thị trường hoạt động, quy trình nghiệp vụ, khả năng triển khai và định hướng phát triển của từng SME.

Với doanh nghiệp tập trung kinh doanh tại Việt Nam, ERP nội địa thường có ưu thế ở khả năng đáp ứng nghiệp vụ trong nước và hỗ trợ bằng tiếng Việt. Ngược lại, ERP nước ngoài có thể được cân nhắc khi doanh nghiệp hoạt động tại nhiều quốc gia, có công ty mẹ ở nước ngoài hoặc cần đồng bộ quản trị theo chuẩn quốc tế.

Thay vì lựa chọn dựa trên nguồn gốc phần mềm, SME nên đánh giá ERP dựa trên quy trình thực tế, tổng chi phí sở hữu, khả năng mở rộng và năng lực hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng.

ERP nội địa và ERP nước ngoài khác nhau như thế nào?

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể, có khả năng kết nối dữ liệu và quy trình của nhiều bộ phận trên cùng một nền tảng như bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, tài chính – kế toán, nhân sự và quản lý.

ERP nội địa là các giải pháp được phát triển bởi doanh nghiệp công nghệ Việt Nam, chủ yếu phục vụ thị trường Việt Nam và các nghiệp vụ phổ biến của doanh nghiệp trong nước.

ERP nước ngoài được phát triển bởi các nhà cung cấp quốc tế, thường phục vụ nhiều thị trường và có định hướng mạnh về chuẩn hóa quản trị, khả năng triển khai đa quốc gia cũng như hệ sinh thái tích hợp.

Có thể hình dung sự khác biệt giữa hai nhóm ERP qua các khía cạnh:

Điểm cần quan tâm không đơn thuần là ERP được phát triển ở Việt Nam hay nước ngoài. Quan trọng hơn là phần mềm có phù hợp với cách doanh nghiệp đang vận hành, có triển khai được thực tế và có thể đồng hành khi doanh nghiệp mở rộng hay không.

ERP nội địa vs ERP nước ngoài: So sánh theo 7 tiêu chí

Để hạn chế lựa chọn ERP theo cảm tính, SME nên đưa ERP nội địa và ERP nước ngoài về cùng một hệ tiêu chí đánh giá. Bên cạnh tính năng, doanh nghiệp cần xem xét cả chi phí, triển khai, hỗ trợ và khả năng phát triển lâu dài.

1. Mức độ phù hợp với nghiệp vụ và quy định tại Việt Nam

Một trong những yếu tố đầu tiên cần kiểm tra là ERP có đáp ứng được các nghiệp vụ mà doanh nghiệp đang thực hiện hay không.

ERP nội địa thường được phát triển với sự am hiểu về môi trường kinh doanh Việt Nam. Trong khi đó, ERP nước ngoài có thể đáp ứng nghiệp vụ Việt Nam thông qua localization, nhưng phạm vi hỗ trợ sẽ phụ thuộc vào từng giải pháp.

Doanh nghiệp nên kiểm tra trực tiếp các nhóm nghiệp vụ như:

• Kế toán, tài chính, thuế.
• Hóa đơn điện tử.
• Mua hàng, bán hàng và quản lý kho.
• Các quy trình đặc thù của ngành.
• Khả năng cập nhật hệ thống khi chính sách và quy định thay đổi.

Nếu phần lớn hoạt động kinh doanh diễn ra tại Việt Nam, khả năng đáp ứng nghiệp vụ trong nước nên được đưa vào nhóm tiêu chí ưu tiên khi đánh giá ERP.

2. Tổng chi phí sở hữu

Chi phí ERP không chỉ dừng lại ở giá mua hoặc phí thuê phần mềm. Để đánh giá chính xác, doanh nghiệp cần tính tổng chi phí trong toàn bộ thời gian sử dụng hệ thống.

Các khoản chi phí có thể bao gồm:

• Bản quyền hoặc phí thuê bao.
• Chi phí khảo sát và triển khai.
• Chi phí tùy chỉnh.
• Chi phí tích hợp với hệ thống khác.
• Đào tạo người dùng.
• Bảo trì, hỗ trợ và nâng cấp.

Do đó, một giải pháp có mức phí ban đầu thấp chưa chắc đã có tổng chi phí thấp hơn trong suốt vòng đời sử dụng.

SME nên xác định TCO (Total Cost of Ownership) trước khi đưa ra quyết định thay vì chỉ so sánh báo giá giữa các nhà cung cấp.

3. Khả năng tùy chỉnh

Mỗi doanh nghiệp có một cách vận hành riêng. Đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất, thương mại, phân phối hoặc dịch vụ, quy trình thực tế có thể khác đáng kể so với quy trình tiêu chuẩn của phần mềm.

Khi đánh giá khả năng tùy chỉnh, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Có thể thiết lập hoặc thay đổi workflow hay không.
• Có thể bổ sung trường dữ liệu không.
• Có thể điều chỉnh báo cáo theo nhu cầu quản trị không.
• Có thể thiết lập phân quyền chi tiết không.
• Có hỗ trợ API hoặc phương thức tích hợp phù hợp không.

ERP nội địa có thể thuận lợi trong một số trường hợp cần xử lý nghiệp vụ đặc thù tại Việt Nam. Tuy nhiên, khả năng tùy chỉnh vẫn cần được đánh giá trên từng sản phẩm cụ thể, thay vì mặc định ERP nội địa luôn linh hoạt hơn ERP nước ngoài.

4. Triển khai và đào tạo

Một dự án ERP không kết thúc ở việc cài đặt phần mềm. Quá trình triển khai thường bao gồm khảo sát, phân tích yêu cầu, chuẩn hóa dữ liệu, cấu hình, tùy chỉnh, tích hợp, đào tạo, kiểm thử và nghiệm thu.

ERP nội địa có thể thuận lợi hơn khi doanh nghiệp cần trao đổi trực tiếp bằng tiếng Việt và phối hợp với đội ngũ triển khai trong nước.

Với ERP nước ngoài, mức độ thuận tiện sẽ phụ thuộc vào chính sách của hãng và năng lực của đối tác triển khai tại Việt Nam.

Vì vậy, doanh nghiệp nên quan tâm đến năng lực của đội ngũ triển khai và mức độ hiểu nghiệp vụ, thay vì chỉ dựa vào xuất xứ của phần mềm.

5. Hỗ trợ sau triển khai

ERP là hệ thống được sử dụng trong thời gian dài nên dịch vụ sau triển khai có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành.

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên xác định rõ:

• Đơn vị nào trực tiếp hỗ trợ doanh nghiệp?
• Có đội ngũ hỗ trợ tại Việt Nam không?
• Thời gian tiếp nhận và phản hồi yêu cầu như thế nào?
• Chính sách bảo trì, nâng cấp được thực hiện ra sao?
• Khi quy định thay đổi, bên nào chịu trách nhiệm cập nhật hệ thống?

Với ERP nội địa, doanh nghiệp thường thuận lợi hơn trong việc trao đổi bằng tiếng Việt và làm việc trực tiếp với đội ngũ trong nước. Đối với ERP nước ngoài, cần làm rõ vai trò và trách nhiệm giữa nhà cung cấp quốc tế và đối tác triển khai tại Việt Nam.

6. Khả năng mở rộng và quản trị đa quốc gia

Đối với doanh nghiệp chỉ hoạt động tại Việt Nam, khả năng quản trị đa quốc gia có thể chưa phải yếu tố cần ưu tiên cao. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đang mở rộng thị trường hoặc có nhiều pháp nhân ở các quốc gia khác nhau, đây lại là tiêu chí quan trọng.

Một hệ thống ERP có khả năng mở rộng cần được xem xét ở các khía cạnh:

• Quản lý nhiều công ty, chi nhánh.
• Hỗ trợ đa tiền tệ.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ.
• Hợp nhất báo cáo.
• Chuẩn hóa quy trình giữa các đơn vị.

ERP nước ngoài thường có lợi thế khi doanh nghiệp cần vận hành theo mô hình đa quốc gia. Tuy nhiên, ERP nội địa cũng có thể đáp ứng nếu giải pháp được thiết kế với năng lực quản trị nhiều đơn vị phù hợp.

7. Hệ sinh thái và khả năng tích hợp

ERP hiếm khi hoạt động độc lập. Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp thường cần kết nối ERP với nhiều hệ thống khác.

Các hệ thống có thể cần tích hợp gồm:

• Hóa đơn điện tử.
• Ngân hàng.
• CRM.
• Website và thương mại điện tử.
• Phần mềm chuyên ngành.
• Thiết bị và các giải pháp số hóa khác.

ERP nước ngoài thường có hệ sinh thái quốc tế rộng. Trong khi đó, ERP nội địa có thể thuận lợi khi kết nối với những nền tảng và giải pháp phổ biến tại thị trường Việt Nam.

Tuy nhiên, hệ sinh thái lớn không đồng nghĩa mọi nhu cầu tích hợp đều được đáp ứng. SME vẫn cần kiểm tra API, phương thức kết nối và khả năng tích hợp thực tế của từng sản phẩm.

SME nên chọn ERP nội địa hay ERP nước ngoài trong từng trường hợp?

Không có một lựa chọn chung cho mọi SME. Mô hình hoạt động và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp sẽ quyết định nhóm ERP nào cần được ưu tiên đánh giá.

SME chủ yếu hoạt động tại Việt Nam

Doanh nghiệp nên tập trung kiểm tra khả năng xử lý nghiệp vụ trong nước, mức độ hỗ trợ sau triển khai, khả năng tùy chỉnh và tổng chi phí sở hữu.

Trong trường hợp ERP nội địa đáp ứng tốt những yêu cầu này, đây có thể là phương án phù hợp để doanh nghiệp xem xét.

Doanh nghiệp có quy trình đặc thù

Với các doanh nghiệp có quy trình riêng, việc lựa chọn chỉ dựa trên nguồn gốc ERP có thể dẫn đến đánh giá thiếu chính xác.

Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp thực hiện demo trực tiếp trên các quy trình quan trọng. Qua đó có thể xác định rõ:

• Tính năng nào đã có sẵn.
• Tính năng nào có thể cấu hình.
• Nội dung nào cần phát triển thêm.
• Mức độ đáp ứng của hệ thống với quy trình hiện tại.

Doanh nghiệp FDI hoặc có kế hoạch mở rộng quốc tế

Nhóm doanh nghiệp này cần cân bằng giữa yêu cầu quản trị của tập đoàn và đặc thù nghiệp vụ tại Việt Nam.

Các tiêu chí nên được xem xét gồm:

• Localization.
• Đa tiền tệ.
• Đa ngôn ngữ.
• Hợp nhất dữ liệu.
• Khả năng tích hợp.
• Khả năng chuẩn hóa quy trình giữa các đơn vị.

Dù lựa chọn ERP nội địa hay ERP nước ngoài, doanh nghiệp nên tập trung vào 3 yếu tố chính:

• Quy trình thực tế: Hệ thống có giải quyết được những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải không?
• Tổng chi phí sở hữu: Chi phí triển khai, vận hành và duy trì có phù hợp với ngân sách không?
• Khả năng mở rộng: ERP có thể đồng hành khi quy mô và mô hình kinh doanh thay đổi không?

Vì vậy, thay vì tìm kiếm một ERP “tốt nhất”, SME nên xác định giải pháp phù hợp nhất với quy mô, quy trình và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

7 câu hỏi cần kiểm tra trước khi chọn ERP nội địa hoặc nước ngoài

Trước khi ký hợp đồng ERP, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp trả lời rõ 7 vấn đề sau:

1. ERP có đáp ứng đầy đủ quy trình thực tế của doanh nghiệp không?
2. Những nghiệp vụ Việt Nam nào đã được tích hợp sẵn?
3. Những phần nào cần cấu hình hoặc phát triển tùy chỉnh?
4. Tổng chi phí sở hữu trong quá trình sử dụng gồm những khoản nào?
5. Đơn vị nào trực tiếp triển khai và hỗ trợ sau go-live?
6. ERP có thể kết nối với các hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng không?
7. Hệ thống có đáp ứng được kế hoạch mở rộng trong tương lai không?

Đặc biệt, SME nên yêu cầu demo theo quy trình thực tế thay vì chỉ xem danh sách tính năng.

Ví dụ, thay vì chỉ xem ERP có chức năng “quản lý kho”, doanh nghiệp nên yêu cầu mô phỏng một quy trình hoàn chỉnh từ nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê, cảnh báo tồn kho đến báo cáo. Cách đánh giá này giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn khả năng vận hành thực tế trước khi đầu tư.

SIS ERP SME phù hợp với doanh nghiệp nào?

SIS ERP SME là giải pháp quản trị tổng thể do S.I.S Việt Nam phát triển, hướng đến việc kết nối các hoạt động của doanh nghiệp trên một hệ thống thống nhất. Giải pháp bao phủ nhiều nhóm nghiệp vụ như bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, tài chính – kế toán, nhân sự – tiền lương và CRM.

Một số khả năng của SIS ERP SME có thể đáp ứng nhu cầu quản trị của doanh nghiệp vừa và nhỏ gồm:

• Kết nối dữ liệu giữa các phòng ban.
• Quản lý nhiều đơn vị và địa điểm.
• Thiết lập workflow và phân quyền người dùng.
• Tùy chỉnh trường dữ liệu và báo cáo.
• Kết nối với các công cụ, thiết bị và giải pháp số hóa khác.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, hệ thống hỗ trợ quản lý định mức, kế hoạch và lệnh sản xuất, theo dõi tiến độ, kiểm soát tiêu hao vật tư và xây dựng quy trình tính giá thành theo từng giai đoạn. Theo tài liệu doanh nghiệp cung cấp, SIS ERP SME cũng hỗ trợ quản trị sản xuất từ xa và cập nhật dữ liệu tức thời.

SIS ERP SME được xây dựng theo hướng kết nối nhiều phân hệ trên cùng một hệ thống, bao gồm CRM, bán hàng, mua hàng, sản xuất, kho, chất lượng, tài chính – kế toán, hợp đồng – dự án, nhân sự – tiền lương, tài sản và kế hoạch doanh nghiệp.

Với SME chủ yếu hoạt động tại Việt Nam, có nhu cầu quản lý nhiều nghiệp vụ tập trung và cần điều chỉnh hệ thống theo quy trình riêng, SIS ERP SME có thể được đưa vào danh sách giải pháp để khảo sát. Doanh nghiệp vẫn nên thực hiện demo trên quy trình thực tế trước khi đưa ra quyết định đầu tư.