Chi phí sản xuất tăng bất thường: Kế toán cần rà soát những khoản mục nào?

Chi phí sản xuất tăng bất thường có thể bắt nguồn từ nhiều yếu tố như giá nguyên vật liệu đầu vào, mức tiêu hao thực tế, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung hoặc sản lượng sản xuất giảm. Để xác định chính xác nguyên nhân, kế toán cần tập trung rà soát ba khoản mục chính: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621), chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) và chi phí sản xuất chung (TK 627). Bên cạnh đó, việc kiểm tra sản phẩm dở dang, tỷ lệ phế phẩm và phương pháp phân bổ chi phí cũng rất cần thiết để phát hiện sai lệch và kiểm soát giá thành.

Vì sao chi phí sản xuất tăng bất thường?

Chi phí sản xuất tăng bất thường là tình trạng tổng chi phí sản xuất hoặc chi phí bình quân trên mỗi đơn vị sản phẩm tăng đáng kể so với kỳ trước, kế hoạch hoặc định mức, trong khi sản lượng và điều kiện sản xuất không có sự thay đổi tương ứng.

Tuy nhiên, tổng chi phí sản xuất tăng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang hoạt động kém hiệu quả. Kế toán cần phân biệt hai trường hợp:

• Tổng chi phí sản xuất tăng: Có thể xuất phát từ việc doanh nghiệp mở rộng quy mô, tăng sản lượng, tăng ca hoặc bổ sung sản phẩm mới vào hoạt động sản xuất.
• Giá thành đơn vị tăng: Có thể do lượng nguyên vật liệu tiêu hao vượt định mức, năng suất lao động giảm, chi phí sản xuất chung tăng hoặc sản lượng thực tế thấp khiến chi phí cố định phân bổ trên mỗi sản phẩm tăng.

Do đó, để đánh giá đúng tình hình, kế toán không nên chỉ theo dõi tổng chi phí mà cần kết hợp phân tích chi phí bình quân trên mỗi đơn vị sản phẩm.

Công thức tính:

Chi phí sản xuất đơn vị = Tổng chi phí sản xuất / Sản lượng hoàn thành tương ứng

Ví dụ: Kỳ trước, doanh nghiệp sản xuất 10.000 sản phẩm với tổng chi phí 500 triệu đồng, tương ứng chi phí bình quân 50.000 đồng/sản phẩm.

Sang kỳ này, sản lượng vẫn duy trì ở mức 10.000 sản phẩm nhưng tổng chi phí tăng lên 600 triệu đồng. Khi đó, chi phí bình quân đạt 60.000 đồng/sản phẩm, tăng 20% so với kỳ trước.

Trong trường hợp này, mức tăng chi phí không đến từ sản lượng mà có thể liên quan đến giá đầu vào, mức tiêu hao, nhân công hoặc các khoản chi phí sản xuất khác. Kế toán cần tiếp tục phân tích từng khoản mục để xác định nguyên nhân thay vì chỉ ghi nhận tổng chi phí tăng 100 triệu đồng.

Kế toán cần rà soát những khoản mục chi phí sản xuất nào?

Theo chế độ kế toán doanh nghiệp tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí sản xuất được tập hợp theo ba khoản mục chính:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621).
• Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622).
• Chi phí sản xuất chung (TK 627).

Các khoản chi phí này được tập hợp và phân bổ vào TK 154 để phục vụ công tác tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. Khi phát sinh biến động bất thường, kế toán cần kiểm tra lần lượt từng khoản mục để xác định nguồn gốc chênh lệch.

1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621)

Nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, khi chi phí tại TK 621 tăng bất thường, kế toán cần xác định mức tăng xuất phát từ đơn giá mua nguyên vật liệu hay lượng vật tư thực tế tiêu hao trong quá trình sản xuất.

Các nội dung cần kiểm tra gồm:

• Giá mua nguyên vật liệu: Đối chiếu đơn giá mua giữa các kỳ, kiểm tra biến động giá từ nhà cung cấp, chi phí vận chuyển và các khoản chi phí liên quan đến việc đưa vật tư về địa điểm, trạng thái sẵn sàng sử dụng.
• Định mức tiêu hao: So sánh lượng nguyên vật liệu thực tế sử dụng với định mức của từng sản phẩm. Nếu lượng vật tư xuất dùng tăng nhưng sản lượng không tăng tương ứng, kế toán cần tìm hiểu nguyên nhân.
• Số lượng vật tư xuất dùng: Đối chiếu phiếu xuất kho, lệnh sản xuất và lượng vật tư thực tế đưa vào sản xuất. Cần kiểm tra tình trạng xuất thừa hoặc vật tư đã sử dụng nhưng chưa ghi nhận phần thừa nhập lại kho.
• Hao hụt và phế liệu: Rà soát tỷ lệ nguyên vật liệu hư hỏng, thất thoát, phế liệu và hàng lỗi phát sinh trong quá trình sản xuất.
• Chứng từ và phương pháp tính giá xuất kho: Kiểm tra mã hàng, đơn vị tính, số lượng xuất và phương pháp tính giá xuất kho nhằm phát hiện sai sót trong quá trình ghi nhận chi phí.

Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất 1.000 sản phẩm nhưng lượng nguyên vật liệu sử dụng tăng 15% so với định mức. Kế toán cần kiểm tra định mức hiện tại còn phù hợp hay không, tỷ lệ hao hụt có tăng hay không và có phát sinh sản phẩm lỗi cần sản xuất lại hay không.

Theo hướng dẫn tại TK 621, phần chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường không được tính vào giá thành sản phẩm mà phải kết chuyển vào TK 632 – Giá vốn hàng bán.

2. Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622)

Chi phí nhân công trực tiếp có thể tăng do thay đổi tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương hoặc hiệu suất lao động. Để xác định nguyên nhân, kế toán cần đặt biến động chi phí trong mối tương quan với số giờ công và sản lượng thực tế.

Các nội dung cần rà soát gồm:

• Tiền lương và phụ cấp: Kiểm tra biến động đơn giá tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng và chính sách trả lương cho công nhân trực tiếp sản xuất.
• Số lượng lao động và giờ công: Đối chiếu số lượng nhân công, ngày công, giờ làm việc và thời gian tăng ca giữa các kỳ.
• Năng suất lao động: So sánh sản lượng hoàn thành trên mỗi giờ công để đánh giá hiệu quả sử dụng nhân lực.
• Thời gian ngừng sản xuất: Kiểm tra thời gian công nhân phải chờ nguyên vật liệu, chờ máy móc sửa chữa hoặc ngừng việc do hoạt động điều phối sản xuất chưa hợp lý.
• Chứng từ tiền lương: Đối chiếu bảng chấm công, bảng lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương để bảo đảm số liệu được ghi nhận đầy đủ, chính xác.

Ví dụ: Sản lượng sản xuất không thay đổi nhưng chi phí nhân công tăng 20%. Trước khi kết luận nguyên nhân là do tăng lương, kế toán cần kiểm tra số giờ làm thêm, thời gian chờ việc, số lượng lao động và năng suất thực tế trong kỳ.

Tương tự chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, phần chi phí nhân công trực tiếp vượt trên mức bình thường không được tính vào giá thành sản phẩm, dịch vụ mà phải kết chuyển vào TK 632 theo hướng dẫn kế toán hiện hành.

3. Chi phí sản xuất chung (TK 627)

Chi phí sản xuất chung bao gồm các khoản chi phục vụ hoạt động của phân xưởng và bộ phận sản xuất nhưng không được tập hợp trực tiếp cho từng sản phẩm theo cách thức áp dụng đối với nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, TK 627 được chia thành các tài khoản cấp 2 tương ứng với từng nhóm chi phí:

Khi chi phí sản xuất chung tăng, kế toán nên tập trung kiểm tra các khoản mục sau:

• Chi phí nhân viên phân xưởng: Rà soát số lượng nhân sự quản lý, tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương.
• Chi phí vật liệu, dụng cụ: Kiểm tra lượng vật tư phụ, công cụ sản xuất, vật liệu bảo dưỡng và sửa chữa được sử dụng trong kỳ.
• Chi phí khấu hao: Đối chiếu tình hình khấu hao máy móc, thiết bị và nhà xưởng mới đưa vào sử dụng; kiểm tra các thay đổi về nguyên giá và thời gian khấu hao.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Rà soát chi phí điện, nước, sửa chữa, thuê ngoài và các dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất.
• Chi phí bằng tiền khác: Kiểm tra mục đích phát sinh, chứng từ và đối tượng chịu chi phí của các khoản chi phục vụ phân xưởng.

Một nội dung đặc biệt quan trọng là phân biệt chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi. Trong đó, chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ dựa trên công suất bình thường của máy móc, thiết bị và nhà xưởng.

Nếu sản lượng thực tế thấp hơn công suất bình thường, phần chi phí sản xuất chung cố định không được phân bổ vào giá thành sản phẩm phải được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ.

Đây là yếu tố cần lưu ý khi doanh nghiệp giảm sản lượng nhưng các khoản định phí như khấu hao máy móc, nhà xưởng và tiền lương quản lý phân xưởng vẫn duy trì. Nếu không kiểm tra công suất bình thường và phương pháp phân bổ, giá thành sản phẩm có thể bị ghi nhận sai lệch.

Những yếu tố khác cần kiểm tra khi giá thành sản phẩm tăng

Ngoài ba khoản mục chi phí chính TK 621, TK 622 và TK 627, kế toán cần rà soát thêm các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất. Một số sai lệch ở khâu này có thể khiến giá thành sản phẩm tăng dù chi phí thực tế không biến động tương ứng.

• Sản phẩm dở dang cuối kỳ: Việc xác định sai số lượng hoặc mức độ hoàn thành của sản phẩm dở dang có thể khiến chi phí phân bổ vào thành phẩm không chính xác. Kế toán cần đối chiếu số lượng sản phẩm dở dang thực tế, mức độ hoàn thành và phương pháp đánh giá đang áp dụng.
• Tỷ lệ phế phẩm và sản phẩm lỗi: Khi tỷ lệ hàng không đạt yêu cầu tăng, doanh nghiệp có thể phải tiêu hao thêm nguyên vật liệu, nhân công và chi phí máy móc. Cần kiểm tra báo cáo chất lượng, biên bản xác nhận hàng lỗi, phế liệu và chi phí gia công lại.
• Phương pháp phân bổ chi phí: Đối với doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm, lựa chọn tiêu thức phân bổ không phù hợp có thể khiến giá thành của một số sản phẩm tăng bất thường. Kế toán cần đánh giá tiêu thức phân bổ có phản ánh hợp lý mức độ sử dụng nguồn lực hay không, đồng thời kiểm tra tính nhất quán giữa các kỳ.
• Cơ cấu sản phẩm: Tổng chi phí có thể tăng khi doanh nghiệp chuyển sang sản xuất nhiều sản phẩm có định mức nguyên vật liệu, thời gian gia công hoặc yêu cầu kỹ thuật cao hơn. Vì vậy, cần phân tích chi phí theo từng mã sản phẩm thay vì chỉ dựa vào số liệu tổng hợp.

Quy trình rà soát khi chi phí sản xuất tăng bất thường

Để xác định đúng nguyên nhân và có phương án xử lý phù hợp, kế toán có thể triển khai rà soát theo quy trình gồm 5 bước:

Bước 1: So sánh chi phí giữa các kỳ

Trước tiên, kế toán cần tổng hợp chi phí sản xuất của kỳ hiện tại, kỳ trước và số liệu kế hoạch. Việc so sánh nên được thực hiện theo từng khoản mục TK 621, TK 622 và TK 627 để xác định nhóm chi phí có mức tăng lớn nhất.

Có thể sử dụng công thức:

Tỷ lệ biến động chi phí = (Chi phí kỳ này – Chi phí kỳ trước) / Chi phí kỳ trước × 100%

Khi tính toán, cần bảo đảm số liệu giữa các kỳ có cùng phạm vi và cách phân loại để kết quả so sánh phản ánh đúng biến động thực tế.

Bước 2: Đối chiếu với sản lượng thực tế

Sau khi xác định khoản mục có biến động lớn, kế toán cần kiểm tra sản lượng hoàn thành, sản lượng dở dang và cơ cấu sản phẩm trong kỳ.

Nếu tổng chi phí tăng do sản lượng tăng, cần tiếp tục phân tích chi phí bình quân trên mỗi đơn vị sản phẩm. Đây là cơ sở để xác định mức tăng có tương ứng với quy mô sản xuất hay còn xuất phát từ việc sử dụng nguồn lực chưa hiệu quả.

Bước 3: Phân tích biến động từng khoản mục

Tiếp theo, kế toán cần đi sâu vào từng nhóm chi phí để tìm nguyên nhân cụ thể:

• Đối với nguyên vật liệu: Kiểm tra giá mua, lượng xuất dùng và mức tiêu hao thực tế.
• Đối với nhân công: Phân tích tiền lương, số giờ công, thời gian tăng ca và năng suất lao động.
• Đối với chi phí sản xuất chung: Rà soát khấu hao, điện nước, chi phí sửa chữa và dịch vụ mua ngoài.

Việc phân tích cần kết hợp dữ liệu kế toán với thông tin thực tế từ bộ phận kho, sản xuất và quản lý phân xưởng.

Bước 4: Đối chiếu chứng từ

Khi đã xác định được nhóm chi phí có dấu hiệu bất thường, kế toán cần kiểm tra chứng từ liên quan để xác nhận tính chính xác của số liệu.

Các tài liệu cần rà soát bao gồm:

• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
• Lệnh sản xuất và bảng định mức nguyên vật liệu.
• Bảng chấm công, bảng lương và bảng phân bổ tiền lương.
• Hóa đơn dịch vụ mua ngoài.
• Bảng tính khấu hao tài sản cố định.
• Biên bản kiểm kê và các chứng từ liên quan đến sản phẩm dở dang, phế phẩm.

Đối chiếu chứng từ giúp phát hiện những trường hợp ghi nhận sai số lượng, sai đơn giá, hạch toán nhầm khoản mục hoặc phân bổ chi phí chưa phù hợp.

Bước 5: Xác định nguyên nhân và xử lý

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, kế toán cần phân loại biến động chi phí thành ba nhóm chính:

• Tăng chi phí hợp lý: Phát sinh do thay đổi giá đầu vào, mở rộng quy mô hoặc điều chỉnh hoạt động sản xuất.
• Tăng do hoạt động sản xuất chưa hiệu quả: Có thể liên quan đến tiêu hao nguyên vật liệu vượt định mức, năng suất lao động giảm, tỷ lệ phế phẩm tăng hoặc thời gian ngừng sản xuất kéo dài.
• Tăng do sai sót kế toán và kiểm soát: Phát sinh từ việc hạch toán sai, phân bổ chưa phù hợp hoặc chứng từ chưa được kiểm tra đầy đủ.

Dựa trên kết quả phân tích, doanh nghiệp có thể điều chỉnh nghiệp vụ kế toán, hoàn thiện quy trình kiểm soát hoặc đề xuất biện pháp cải thiện hoạt động sản xuất.

Những sai sót cần tránh khi kiểm soát chi phí sản xuất

Trong quá trình theo dõi và phân tích chi phí, kế toán cần tránh một số sai sót phổ biến có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của giá thành:

• Chỉ so sánh tổng chi phí giữa các kỳ mà không xem xét sản lượng và cơ cấu sản phẩm.
• Không theo dõi chi phí theo từng mã sản phẩm, phân xưởng hoặc công đoạn sản xuất.
• Không cập nhật định mức nguyên vật liệu và nhân công khi quy trình sản xuất thay đổi.
• Ghi nhận chi phí vượt mức bình thường vào giá thành sản phẩm.
• Phân bổ chi phí sản xuất chung cố định không phù hợp với công suất bình thường.
• Không đối chiếu số lượng và giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ.
• Không kiểm tra tỷ lệ phế phẩm, hàng lỗi và chi phí gia công lại.

Những sai sót này có thể khiến giá thành sản phẩm không phản ánh đúng chi phí thực tế. Hệ quả không chỉ dừng lại ở việc sai lệch số liệu kế toán mà còn ảnh hưởng đến quyết định xác định giá bán, đánh giá lợi nhuận và hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Ứng dụng phần mềm kế toán trong kiểm soát chi phí sản xuất

Khi quy mô sản xuất mở rộng, số lượng nguyên vật liệu, công đoạn và giao dịch phát sinh cũng tăng lên. Nếu kế toán vẫn tổng hợp chi phí bằng nhiều bảng tính riêng lẻ, quá trình đối chiếu sẽ tốn thời gian, khó truy xuất nguyên nhân biến động và dễ phát hiện sai lệch chậm.

Để nâng cao hiệu quả kiểm soát, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP có khả năng hỗ trợ các nghiệp vụ:

• Theo dõi chi phí theo từng khoản mục, đối tượng tập hợp và bộ phận sản xuất.
• Quản lý dữ liệu nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung.
• Hỗ trợ tập hợp chi phí vào TK 154 và tính giá thành sản phẩm.
• Cung cấp báo cáo chi phí để so sánh, phân tích biến động giữa các kỳ.
• Kết nối dữ liệu mua hàng, kho, sản xuất và kế toán nhằm hạn chế nhập liệu trùng lặp.

Đối với doanh nghiệp sản xuất SME, SIS ERP SME có thể được xem xét như một giải pháp quản lý tổng thể các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng, kho, kế toán và hoạt động doanh nghiệp. Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần khảo sát phạm vi chức năng thực tế để xác định mức độ đáp ứng đối với các yêu cầu quản lý định mức, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.

Chi phí sản xuất tăng bất thường không nhất thiết đồng nghĩa với việc hoạt động sản xuất kém hiệu quả. Điều quan trọng là kế toán cần xác định được mức tăng xuất phát từ giá đầu vào, lượng tiêu hao, năng suất lao động, chi phí sản xuất chung hay công suất hoạt động.

Việc rà soát đồng thời TK 621, TK 622, TK 627 và giá trị sản phẩm dở dang giúp doanh nghiệp phát hiện sai lệch trong quá trình tập hợp, phân bổ chi phí, kiểm soát giá thành chính xác hơn và tạo cơ sở để nhà quản lý đưa ra quyết định phù hợp.