Quản lý hàng tồn kho nằm ngoài kiểm soát của doanh nghiệp sản xuất dược

Đối với doanh nghiệp sản xuất dược vấn đề quản lý hàng tồn kho vẫn luôn là vấn đề quan trọng. Bởi nó được cho là khoản đầu tư lớn có thể thu về lợi nhuận khủng nhưng cũng có thể khiến doanh nghiệp đứng bên bờ vực phá sản. Vậy làm thế nào để quản lý thật tốt hàng tồn kho? Bạn hãy cùng SIS tìm hiểu trong nội dung này.

1. Thực trạng việc quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất dược

Sản xuất dược trong những năm trở lại đây bắt đầu có xu hướng mở rộng quy mô, đa dạng sản phẩm, thương hiệu hơn. Có thể nói điều này xuất phát từ nhu cầu tăng cao của con người trong và sau đại dịch Covid 19. Với một lượng hàng hóa khổng lồ như vậy chắc chắn khâu quản lý kho cũng sẽ gặp nhiều vấn đề.

Kiểm soát nhiệt độ trong kho hàng

Dược là một loại hàng hóa khá đặc biệt, việc bảo quản không tốt, không đúng cách cũng sẽ dẫn đến hư hỏng, biến chất. Một số yếu tố như: Môi trường, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,… cần được quan tâm khi bảo quản hàng hóa trong kho. Bởi nếu không cung cấp nhiệt độ thích hợp, không có thùng chứa lạnh hoặc phòng lạnh bảo quản sẽ khiến cho hàng hóa hỏng.

Quản lý đơn hàng

Các thông tin, dữ liệu về nhu cầu, sự sẵn có của nguyên liệu thô của các chuỗi cung ứng là yếu tố quyết định đến quản lý đơn hàng. Đặc biệt, với doanh nghiệp sản xuất dược thì vấn đề then chốt ở đây là tích hợp sản xuất. Nó liên quan chặt chẽ đến vấn đề cung cấp nguyên liệu thô cho sản xuất và chuyển thành phẩm sang quản lý tại kho.

Trường hợp thiếu các thông tin về quản lý đơn hàng sẽ khiến cho doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên phán đoán. Các quyết định này không có căn cứ chính xác, vì vậy rất dễ sai lầm.

Khả năng hiển thị lô hàng

Khả năng hiển thị lô hàng nhanh, kịp thời, theo thời gian thực sẽ giúp cho doanh nghiệp sản xuất dược theo dõi chính xác lô hàng đang ở đâu, thời gian nào sẽ đến tay khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề xảy ra trong khâu vận chuyển thì cũng xử lý kịp thời được.

Ghi nhãn sản phẩm

Có thể thấy, việc ghi nhãn sản phẩm thực sự là một rào cản với quản lý kho dược. Các quy định về việc ghi nhãn thuốc, nguyên liệu, hướng dẫn sử dụng đều phải thực hiện theo các quy định của pháp luật. Đặc biệt, với số lượng hàng hóa khổng lồ, thực hiện thủ công sẽ khiến cho thời gian kéo dài, sai sót là điều khó tránh khỏi.

2. Nguyên nhân gây ra lỗi quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất dược

Để điều trị dứt điểm “bệnh” thì bạn cần phải biết được nguyên nhân gây ra. Trong vấn đề hàng tồn kho, có rất nhiều nguyên nhân, cụ thể như sau:

• Do lỗi của con người khiến cho các thông tin bị sai lệch khi nhập liệu vào hệ thống.
• Việc bảo quản thành phẩm, nguyên liệu thô không đúng.
• Làm lãng phí, hao hụt dẫn đến số lượng hàng tồn kho không chuẩn, mất doanh thu không được ghi nhận.
• Việc đo lường không chính xác, sử dụng thiết bị sai cách.
• Sự chênh lệch giữa số lượng hàng sản xuất, hàng nhập kho và hàng xuất kho.
• Không hạch toán chính xác mặt hàng hết hạn sử dụng, hư hỏng hoặc bị tiêu hủy.

3. Doanh nghiệp sản xuất dược phải đối mặt với những hậu quả nào từ khâu quản lý kho

Như đã nói ngay ở phần đầu, việc quản lý kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất và chiến lược kinh doanh của các đơn vị. Nếu kho được quản lý tốt sẽ giúp tăng doanh thu, còn nếu ngược lại sẽ phải đối mặt với nhiều hậu quả.

Bỏ lỡ doanh số bán hàng

Nếu phương pháp quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp không hiệu quả sẽ khiến cho đơn vị sản xuất không thể thực hiện các đơn đặt hàng. Đặc biệt, doanh nghiệp còn thiếu thông tin nhu cầu khách hàng, dự báo doanh số, thời gian thực hiện chuỗi cung ứng,… Hàng tồn kho từ đó không đảm bảo duy trì ổn định, thiếu hàng hóa, đương nhiên nó sẽ dẫn đến sụt giảm doanh thu.

Mất khách hàng

Cơ hội bán hàng của bạn có thể mất đi khi không đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Không chỉ “dâng” khách cho đối thủ mà còn có nguy cơ tổn hại đến thương hiệu, danh tiếng. Khách hàng thường sẽ không có xu hướng quay lại với đơn vị đã làm họ thất vọng, bởi họ có quá nhiều lựa chọn trong thị trường rộng lớn. Chỉ vì khâu quản lý kho hàng không tốt sẽ khiến bạn mất dần khách hàng tiềm năng. Điều này thật tồi tệ!

Làm tăng các chi phí liên quan

Hàng hóa trong kho đứng yên sẽ khiến cho tiền bị “chết” một chỗ. Bạn không thể sử dụng số hàng hóa để đi đầu tư hay chi trả cho bất kỳ khoản nào. Không chỉ vậy, nó còn khiến cho các chi phí thuê kho, bảo quản, nhân công tăng lên. Tệ hơn, hàng hóa để quá lâu hết hạn sử dụng và phải bù lỗ.

SIS cho rằng, việc quản lý hàng tồn kho kém hiệu quả không chỉ chiến cho doanh nghiệp sản xuất tốn kém chi phí, thời gian mà nó còn tạo ra sự khác biệt giữa thành công và thất bại.

4. Giải pháp quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm SIS ERP

Phần mềm SIS ERP ngành sản xuất dược cung cấp tính năng quản lý hàng tồn to. Nó cho phép các đơn vị sản xuất nắm giữ các thông tin quản lý hàng tồn kho tốt, kiểm soát lãng phí nguyên vật liệu và giám sát mức tồn kho vừa đủ.

Thông qua tính năng này, nhà quản lý sẽ dễ dàng đảm bảo được các nguyên vật liệu cần thiết để phục vụ sản xuất, đặt mục tiêu cho tồn kho, theo dõi và cảnh báo bổ sung. Hệ thống ERP cũng cho phép nhân viên có quyền truy cập tức thì vào cơ sở dữ liệu kiểm kê được cập nhật theo thời gian thực.

Phần mềm SIS ERP còn có thể:

• Quản lý hàng tồn kho với nhiều nhà kho khác nhau.
• Điều chuyển các kho dễ dàng, nhanh gọn.
• Lưu trữ hàng hóa bằng QR code, thông qua RFID.
• API có sẵn để tích hợp với các giải pháp quản trị kho khác nhau.
• Xác định kích thước sản phẩm, hàng hóa để tính toán dung lượng.
• Theo dõi lô hàng, số seri, hạn sử dụng của từng loại sản phẩm.
• In nhãn, lô, mã vạch và quét.
• Quản lý hàng tồn kho theo nhiều nhà cung cấp.
• Đưa ra cảnh báo hàng tồn kho thấp hơn ngưỡng cho phép.
• Giúp điều chỉnh hàng tồn kho nhanh.
• Có mô tả mặt hàng chi tiết và gắn tệp đính kèm.
• Điều chỉnh tùy ý các mặt hàng, nhà cung cấp, tài liệu.
• Làm và tổng hợp báo cáo chi tiết về tình hình hàng tồn kho.

Kết luận

Với sự hỗ trợ của phần mềm SIS ERP đã giúp cho doanh nghiệp sản xuất dược quản lý tốt vấn đề tồn kho. Các công đoạn được tối ưu hóa về quy trình, đem đến sự tinh gọn, nhanh chóng và hiệu quả. Đặc biệt số liệu được cập nhật liên tục theo thời gian thực sẽ giúp cho nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác.