Tìm hiểu chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP

Để ứng dụng một hệ thống ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư cả về tài chính và nhân lực. Do đó, chi phí để triển khai phần mềm ERP luôn là vấn đề quan tâm đối với nhiều nhà quản trị. Bài viết sau đây S.I.S sẽ cung cấp cho bạn những thông tin về chi phí bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP.

Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP

1. Phân biệt chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP

Có không ít các doanh nghiệp nhầm lẫn khi triển khai phần mềm ERP đó là mặc định rằng trách nhiệm của nhà cung cấp giải pháp bao gồm cả việc đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và cập nhật các tính năng, công nghệ mới. 

Tuy nhiên, thực tế, bảo trì và nâng cấp hệ thống là hai khoản mục khác nhau và cần tách biệt rõ với chi phí đầu tư triển khai ban đầu. Trong đó:

• Chi phí bảo trì là dành cho việc sửa lỗi phát sinh của phần mềm, khắc phục các lỗi của hệ thống (nguyên nhân khách quan hay chủ quan). 
• Chi phí nâng cấp là chi phí gắn với các yêu cầu phát sinh của doanh nghiệp như  thay đổi mô hình hoặc quy trình hoạt động. Do đó, cần thay đổi hệ thống hoặc nâng cấp phiên bản mới để phù hợp với sự phát triển.

Để triển khai hệ thống ERP hiệu quả và vận hành trơn tru thì không thể thiếu sự đầu tư về chi phí cho bảo trì và nâng cấp hệ thống.

» Làm sao để tiết kiệm chi phí khi triển khai ERP

2. Tìm hiểu bản chất của chi phí bảo trì hệ thống ERP

Chi phí bảo trì bao gồm tất cả các khoản phí gắn với công việc sửa lỗi phát sinh cho phần mềm ERP trong khoảng thời gian bảo hành phần mềm (PM) kết thúc.

Đối với doanh nghiệp mua phần mềm ERP của nước ngoài, nhưng do một đơn vị thứ ba triển khai, phần chi phí bảo trì cũng tách làm hai phần:

• Bảo trì cho sản phẩm: Thường gắn vào giá bản quyền PM và được quy định trước. 
• Bảo trì dịch vụ triển khai: Bao gồm phần sản phẩm đã được thiết lập theo các quy trình dành cho doanh nghiệp. Dĩ nhiên, lỗi phát sinh thuộc về nhà cung cấp/ triển khai nào thì họ sẽ có trách nhiệm khắc phục.

Tùy chính sách của nhà cung cấp mà việc sửa lỗi có tính phí hay không. Một số phần mềm lớn của nước ngoài thường sẽ tính phí sửa lỗi (trừ một số lỗi nghiêm trọng mà hãng đưa ra chính sách cập nhật bản sửa lỗi miễn phí), còn tại Việt Nam, một số đơn vị cung cấp họ vừa là nhà phát triển phần mềm, vừa là nhà triển khai, thì chi phí bảo trì sẽ chung vào một gói bảo trì. 

3. Bản chất của chi phí nâng cấp phần mềm ERP

Tương tự như bảo trì, việc nâng cấp cũng tách làm hai phần:

• Nâng cấp phần mềm là việc thêm chức năng, tiện ích, nâng phiên bản...
• Phát sinh trong triển khai là việc thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới...

Như vậy, khi doanh nghiệp đưa yêu cầu mới nào thì cần phân biệt nó thuộc đối tượng nào xử lý. Thực tế, doanh nghiệp vẫn thường nhầm lẫn rằng việc nâng cấp phiên bản là trách nhiệm bảo hành, bảo trì của phía đơn vị cung cấp.

4. Một số lưu ý

Điều đầu tiên doanh nghiệp cần lưu ý là phần sửa lỗi không bao gồm lỗi phát sinh do người nhập liệu gây ra. Việc xác định nguyên nhân lỗi sinh ra trong quá trình vận hành sẽ do đơn vị bảo hành thực hiện. 

Thông thường, đơn vị bảo hành sẽ không chịu trách nhiệm về các lỗi do các nguyên nhân khách quan như hệ điều hành, cơ sở dữ liệu, virus, thiết bị phần cứng.... Tuy nhiên, tùy theo chính sách của nhà cung cấp, những đơn vị uy tín vẫn sẵn sàng hỗ trợ bảo hành khắc phục cả những lỗi này.

Có hai hình thức hỗ trợ: Tại chỗ và từ xa.

Hỗ trợ từ xa: Phần lớn nhà cung cấp đều cung cấp dịch vụ hỗ trợ từ xa qua điện thoại hoặc các phương thức kết nối qua Internet, ultraview,...Hình thức hỗ trợ này khá phổ biến khi các lỗi phát sinh có thể xử lý được nhanh chóng.

Hỗ trợ tại chỗ: Một vài trường hợp không thể khắc phục lỗi được từ xa, thì bắt buộc đơn vị triển khai phải hỗ trợ tại chỗ. Khi đó, cũng tùy vào chính sách từ nhà cung cấp mà doanh nghiệp có thể phải chịu chi phí cho các khoản phát sinh đi kèm như chi phí ăn, ở, đi lại trong trường hợp khoảng cách địa lý xa nhất định.