Quản trị Doanh nghiệp Sản xuất Kinh doanh Thiết bị điện dân dụng

SIS ERP được thiết kế tùy chỉnh dành cho các doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực THIẾT BỊ ĐIỆN DÂN DỤNG, giúp quản lý sản xuất kinh doanh thiết bị Điện dân dụng hiệu quả.

SIS ERP không chỉ quản lý các nghiệp vụ cơ bản mà còn cung cấp các công cụ hỗ trợ quản lý đấu thầu, quản lý chất lượng, quản lý bảo hành sản phẩm, quản lý thiết bị đo lường… Đặc biệt, hệ thống cho phép liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận, từ đó cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng giữa các bộ phận để cải thiện hiệu quả sản xuất kinh doanh. 

Ngoài các chức năng quản lý các công việc cơ bản, hệ thống còn cung cấp các công cụ hỗ trợ theo dõi các công việc chuyên sâu, đặc thù cho mỗi ngành như quản lý đấu thầu, chất lượng sản phẩm, bảo hành sản phẩm, và thiết bị đo lường...

Các bộ phận trên cùng một hệ thống phần mềm theo một quy trình khép kín, cho phép liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận (dữ liệu đầu ra của bộ phận này là dữ liệu đầu vào của một bộ phận khác) để giúp việc quản lý và hỗ trợ nghiệp vụ cho từng bộ phận được nhanh chóng và chính xác, và từ đó cải thiện hiệu quả sản xuất kinh doanh tối đa. 

SIS ERP cung cấp giải pháp công nghệ phù hợp cho các bài toán đặc thù tại doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh thiết bị điện dân dụng.

1. Đối với quản lý sản xuất

Hệ thống giúp quản lý các bước tiến độ, năng suất sản xuất và số lượng sản phẩm trong thời gian thực, từ đó tối ưu hóa quá trình sản xuất.

2. Đối với quản lý chuỗi cung ứng

Phần mềm giúp quản lý, theo dõi hàng tồn kho, giao nhận hàng hóa và quản lý thời gian giao nhận hàng, từ đó giúp đảm bảo quy trình cung ứng hiệu quả.

3. Quản lý phát triển sản phẩm

Lưu trữ thông tin sản phẩm phát triển, hồ sơ thiết kế… Có thể tra cứu hồ sơ theo nhiều chỉ tiêu.

4. Theo dõi quá trình bảo trì thiết bị

Định kỳ bảo trì và kiểm tra thường xuyên, từ đó hạn chế các chi phí bảo trì vô lý và nâng cao tuổi thọ các thiết bị. 

1. Giải pháp sử dụng liên phòng ban

Một giải pháp để quản lý tổng thể doanh nghiệp được thiết kế, sử dụng các tính năng riêng cho từng phòng ban hoặc vị trí người sử dụng phần mềm. Bằng cách này, người dùng có thể thuận tiện trong việc vận hành phần mềm và đảm bảo tính bảo mật giữa các phòng ban.

Mỗi tính năng sẽ có các quy trình quản lý riêng biết, các tính năng, nghiệp vụ, dữ liệu, báo cáo phù hợp với từng vị trí người sử dụng. Dữ liệu giữa các bộ phận phòng ban sẽ được liên kết và kế thừa với nhau trên một cơ sở dữ liệu chung. Các tính năng quản lý sẽ chuyên biệt các bộ phận, phòng ban:

• Ban Giám Đốc
• Bộ phận Bán hàng sỉ/lẻ
• Bộ phận Đấu thầu
• Bộ phận Mua hàng
• Bộ phận Kho hàng
• Bộ phận Tài chính – Kế toán
• Kế toán trưởng
• Quản lý Nhân sự - Tiền lương

2. Một số quy trình nghiệp vụ quản lý trên SIS ERP

2.1. Quy trình Quản lý nghiệp vụ Bán hàng

• Phần mềm hỗ trợ khai báo kế hoạch doanh số bán hàng dựa trên nhiều chỉ tiêu nh kỳ (tháng/quý/năm), vùng kinh doanh/nhóm/nhân viên kinh doanh, loại hàng/mặt hàng, kênh bán, loại khách hàng/khách hàng, số lượng và giá trị. Sau đó, chương trình sẽ cung cấp báo cáo để so sánh giữa kế hoạch và thực hiện theo nhiều dạng báo cáo biểu đồ khác nhau.
• Tổ chức áp dụng chính sách bảng giá bán, bảng giá được phê duyệt của cấp lãnh đạo sẽ được cập nhật vào chương trình. Giá bán sẽ tự động áp dụng vào báo giá, đơn hàng bán để giúp chính sách giá được áp dụng đồng nhất, tăng tính kiểm soát và giảm thiểu sai sót.
• Chương trình hỗ trợ khai báo hạn mức nợ cho từng loại khách hàng/mã khách hàng cụ thể và cảnh báo thông tin khiyệt đơn hàng bán để quản lý hạn mức nợ đối với kênh bán sỉ.
• Các quy trình đấu thầu và theo dõi thực hiện hợp đồng trúng thầu cũng được quản lý bởi chương trình. 

Quy trình hồ sơ đấu thầu

Các thông tin trong hồ sơ có: mã hồ sơ, file scan kết quả hồ sơ, xác nhận vận hành, phê duyệt mẫu, type test, firmware và phần cứng.

Quy trình theo dõi hợp đồng đấu thầu bao gồm việc thương thảo hợp đồng, ký hợp đồng, thanh toán tạm ứng hợp đồng, theo dõi sản xuất và kiểm định với sự phối hợp của phòng quản lý chất lượng và kho vật tư, xác định lịch hoàn thành lô hàng và liên hệ với hãng vận chuyển để lên lịch giao hàng.

Sau đó, xuất phiếu yêu cầu xuất kho, thông báo giao hàng, đưa ra bảng kê số lượng đóng gói hàng hóa và báo giá. Quy trình cũng bao gồm liên hệ kết quả thử nghiệm mẫu, xuất các loại chứng nhận và đơn hàng bán lẻ. Ngoài ra, trong trường hợp yêu cầu liên danh để đáp ứng các yêu cầu đặc biệt, hợp đồng liên danh sẽ được sử dụng. Nếu giá trị đơn hàng lớn hoặc khách hàng yêu cầu, hợp đồng theo lô hoặc dự án sẽ được thực hiện. Cuối cùng, quy trình theo dõi hợp đồng bảo trì cũng được thực hiện để đảm bảo sự hoạt động liên tục và hiệu quả. 

Quy trình hồ sơ trúng thầu

• Quản lý quy trình bán hàng kênh bán sỉ và bán lẻ: Theo dõi và xử lý các báo giá, lập và theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng.

Theo dõi Quy trình Bán hàng

• Quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại của khách hàng gồm có: Lập phiếu tiếp nhận thông tin, sổ theo dõi phản hồi từ khách hàng, phiếu chuyển thông tin và giải quyết các vấn đề phát sinh từ khách hàng.

Quy trình tiếp nhận và theo dõi các khiếu nại khách hàng

2.2. Quản lý Chất lượng

• Quy trình kiểm tra đánh giá nguyên vật liệu/bán thành phẩm đầu vào bao gồm: tiếp nhận yêu cầu kiểm nghiệm từ bộ phận mua hàng, thực hiện kiểm nghiệm theo các tiêu chuẩn và theo dõi kết quả kiểm nghiệm.

• Quy trình kiểm tra mẫu trong sản xuất: tiếp nhận yêu cầu kiểm nghiệm trong quá trình sản xuất, thực hiện kiểm nghiệm theo các tiêu chuẩn và theo dõi kết quả kiểm nghiệm.

• Quy trình kiểm tra trước khi xuất: tiếp nhận yêu cầu kiểm nghiệm từ bộ phận bán hàng, kiểm tra toàn bộ hàng hoá trước khi xuất và xử lý kết quả kiểm nghiệm.

• Quy trình kiểm định công tơ điện theo ĐLVN 39:2012 chi tiết chức năng gồm: tiếp nhận yêu cầu và lập phiếu yêu cầu kiểm định, cung cấp kết xuất file phiếu yêu cầu kiểm định và kết nối thông tin từ phần mềm kiểm định.
• Quản lý thiết bị đo lường sẽ có: thống kê các thiết bị đo lường cùng thông tin như chu kỳ kiểm định, ngày đến hạn kiểm định và chức năng thông báo thiết bị sắp hết hạn kiểm định để lập kế hoạch kiểm định và hiệu chuẩn. 

2.3. Bảo hành sản phẩm

Quy trình bảo hành sản phẩm bao gồm:

• Xây dựng danh sách lỗi và danh sách nguyên nhân lỗi
• Cung cấp chương trình hỗ trợ quét mã vạch sản phẩm để kiểm tra thông tin lịch sử sản phẩm, thông tin bán hàng và thông tin bảo hành (bao gồm số ID, tên sản phẩm, lô sản xuất, số hợp đồng, ngày xuất bán và ngày bảo hành).
• Truy xuất nguồn gốc
• Quản lý tiến độ bảo hành và hoàn trả sản phẩm
• Cung cấp thông tin báo cáo
• Thống kê về quy trình bảo hành sản phẩm. 

Quy trình bảo hành sản phẩm

2.4. Quản lý phát triển sản phẩm

Thông tin sản phẩm phát triển, hồ sơ thiết kế (bao gồm model, phiên bản phần cứng, phiên bản Firmware, mô tả tính năng...) và thông tin kỹ thuật linh kiện cần được lưu trữ trong việc mua hàng và sản xuất sản phẩm. Dựa trên thông tin này, chương trình hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ theo nhiều chỉ tiêu khác nhau. 

2.5. Quản lý sản xuất

Các hoạt động của quy trình sản xuất bao gồm:

• Theo dõi kế hoạch sản xuất
• Kiểm soát kế hoạch vật tư (nhu cầu nguyên liệu cho sản xuất)
• Giám sát quá trình xuất nguyên vật liệu (cảnh báo trường hợp xuất vượt quy định)
• Theo dõi tiến độ từng công đoạn
• Cảnh báo lệnh quá hạn chưa hoàn thành.
• Thống kê số lượng sản phẩm đạt chất lượng và số lượng hàng hư hỏng
• Cung cấp báo cáo và phân tích quy trình sản xuất

Quy trình chứng từ sản xuất

1. Bộ phận Tư vấn Bán hàng

Phần mềm SIS ERP cung cấp công cụ hỗ trợ quy trình nghiệp vụ bán hàng và kết nối các bộ phận khác, giúp hỗ trợ thông tin và cảnh báo chính sách giá, hạn mức nợ và tồn kho. SIS ERP cũng giúp nắm bắt nhanh chóng những cơ hội bán hàng đến từ các khách hàng lớn.

2. Bộ phận Đấu thầu

Phần mềm SIS ERP cung cấp công cụ để thực hiện đầy đủ quy trình đấu thầu và kiểm soát tiến độ đấu thầu, giúp kiểm soát và đáp ứng nhanh chóng những yêu cầu khắt khe của hồ sơ thầu.

3. Bộ phận Mua hàng

Giúp Doanh nghiệp kiểm soát thời gian các đơn hàng mua và hợp đồng đã ký kết để đáp ứng hoạt động sản xuất, kiểm soát vòng quay hàng tồn kho, chu kỳ nhập hàng và tính toán nhu cầu vật tư phù hợp với từng giai đoạn sản xuất. SIS ERP cung cấp công cụ để đánh giá nhà cung cấp bằng cách tra cứu lịch sử giá, gian giao hàng.

4. Bộ phận Kho

Phần mềm SIS ERP giúp bộ phận Kho chủ động nắm bắt nhanh chóng các lệnh nhập, xuất kho từ các bộ phận khác để giảm thiểu thời gian nhập liệu và tăng tính chính xác, đồng thời quản trị tồn kho hiệu quả và chính xác.

5. Bộ phận Sản xuất

Hỗ trợ bộ phận Sản xuất nắm bắt và quản trị tốt tình hình thực hiện các lệnh sản xuất, cảnh báo lệnh quá hạn chưa hoàn thành. SIS ERP cũng liên kết thông tin nhanh chóng từ các bộ phận kho, bán hàng, mua hàng và hỗ trợ quản lí lệnh sản xuất một cách hiệu quả.

6. Bộ phận Tài chính – Kế toán

Phần mềm SIS ERP giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận khác, giúp nâng cao vai trò kiểm soát của bộ phận Kế toán và hỗ trợ tối đa các nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao, như tính giá vốn và tính giá thành sản phẩm. SIS ERP cũng hỗ trợ phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống và quản trị dòng tiền, đảm bảo tính cân đối của dòng tiền trong doanh nghiệp.

7. Bộ phận Hành chính – Nhân sự

• Hỗ trợ quản lý thời gian làm việc, tăng tính chính xác và minh bạch dữ liệu chấm công.
• Cung cấp thông tin nhanh về nhân sự khi cần, giúp quản lý và thực hiện chính sách nhân sự hiệu quả.
• Cung cấp thông tin, tra cứu nhanh về lương và giúp giải quyết các khiếu nại của nhân viên.

8. Ban Giám đốc

• Cung cấp công cụ hỗ trợ phê duyệt và giao việc để quản lý và điều hành doanh nghiệp từ xa.
• Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính và nhân sự để lãnh đạo có thể ra quyết định đúng đắn.
• Sử dụng các công cụ báo cáo và phân tích để đánh giá các chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp. 

1. Công ty CP Thương Mại Dịch Vụ & Xây Lắp Điện Thiên Trường
2. Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Minh Hồng
3. Công ty TNHH Đại Thanh
4. Công ty TNHH Xây Lắp Điện Nam Định
5. Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Bắc Giang
6. Công ty TNHH Trung Lợi
7. Công ty CP Công Nghệ và Thương Mại TDT Việt Nam
8. Công ty Cổ phần Thiết Bị Y Tế Việt Hàn
9. Chi nhánh Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Sỹ Linh tại Hà Tĩnh
10. Công ty TNHH Kỹ Thuật và Công Nghệ Trung Kiên
11. Công ty Cổ phần Điện tử LED Bách Khoa Hà Nội
12. Công ty TNHH Đầu tư Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Minh Tâm
13. Công ty Cổ phần Kinh Doanh Thương Mại và Xây Dựng Thành Nam
14. Công ty TNHH điện tử Kalefu
15. Công ty Cổ phần Minh Việt Toàn Cầu
16. Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Đại Phát