Quản trị Doanh nghiệp Sản xuất Bia - Rượu - Nước giải khát

Giải pháp phần mềm SIS ERP được thiết kế và khảo sát đặc thù cho lĩnh vực sản xuất bia, rượu, nước giải khát với mục đích chia sẻ thông tin một cách hiệu quả thông qua quy trình xử lý công việc chuẩn hóa. Đặc điểm đáng chú ý của giải pháp này là các bộ phận trong doanh nghiệp cùng sử dụng trên một hệ thống phần mềm theo quy trình khép kín. Hơn nữa, giải pháp cũng cho phép liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận để phục vụ cho công tác quản lý và hỗ trợ nghiệp vụ cho từng bộ phận một cách nhanh chóng chính xác. Vì vậy, SIS ERP có thể cải thiện tối đa hiệu quả sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Thực trạng tại các Doanh nghiệp Sản xuất Bia - Rượu - Nước giải khát

Cùng với sự mở cửa và chính sách đổi mới của Nhà nước, ngành sản xuất thực phẩm – đồ uống (Bia – Rượu – NGK) ở Việt Nam đã phát triển nhanh trong hơn một thập kỷ qua. Nhu cầu và mức sống của người dân đã được cải thiện một cách đáng kể, trong khi du lịch quốc tế và FDI cũng tăng mạnh.

Nhờ vào việc xây dựng nhiều cơ sở sản xuất mới và sử dụng trang thiết bị, công nghệ hiện đại, ngành Bia - Rượu - NGK đã sản xuất ra nhiều sản phẩm phong phú, có chất lượng cao. Đồng thời, ngành đã đóng góp lớn cho ngân sách Nhà nước và đạt được bước tiến mới trong việc đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.

1. Vận hành phần mềm tại các Doanh nghiệp Sản xuất Bia - Rượu - NGK

Phạm vi và quy trình vận hành hệ thống phần mềm

Các hoạt động thực hiện bao gồm:

• Bộ phận Sản xuất tiếp nhận đặt hàng từ khách hàng từ phòng Kinh doanh và điều phối với Nhà máy để sản xuất đảm bảo kịp tiến độ giao hàng đã thực hiện.
• Nhà máy đề xuất sử dụng nguyên liệu và tiếp nhận nguyên liệu từ KHO sau khi sản xuất hoàn tất và thống kê các chỉ tiêu sản xuất như nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, giờ công, hiệu quả và năng suất.
• Bộ phận Mua hàng tiến hành mua hàng và nhập KHO để đảm bảo nhu cầu cho từng bộ phận, nhu cầu tồn kho tối ưu và nhu cầu sản xuất.
• Bộ phận Quản lý chất lượng cùng với Bộ phận Mua hàng kiểm tra và giám sát nguyên liệu nhập kho và sản phẩm hoàn thành để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Doanh số bán hàng được ghi nhận bởi phòng Kinh doanh và công suất sản xuất được tập hợp bởi các công nhân tại Nhà máy, sau đó chuyển tới Bộ phận Hành chính – Nhân sự để tính lương.
• Dữ liệu từ các bộ phận được chia sẻ và thừa kế tại Bộ phận Tài chính – Kế toán để thực hiện và quản lý các công tác liên quan đến doanh thu, công nợ, chi phí và các chỉ tiêu tài chính khác.
• Bộ phận Quản lý máy móc thiết bị theo dõi hoạt động của các thiết bị phục vụ sản xuất và kinh doanh, lập kế hoạch bảo trì định kỳ để duy trì hiệu quả hoạt động của các tài sản. 

2. Một số quy trình quản lý nghiệp vụ đặc thù ngành sản xuất Bia - Rượu - NGK

2.1. Bộ phận CSKH và bán hàng

• Theo dõi và lưu trữ thông tin khách hàng
• Theo dõi bảng giá bán hàng theo mặt hàng, đơn vị áp dụng và thời gian
• Lập đơn hàng bán và lệnh bán hàng để chuyển xuống Bộ phận Kho tiến hành xuất hàng
• Theo dõi chi tiết tình trạng giao hàng, bao gồm mã xe, biển số xe, tài xế đi giao, lệnh bán hàng, mặt hàng và số lượng
• Quản lý chính sách bán hàng cho các đơn vị và nhà phân phối
• Theo dõi thực hiện bán hàng và thanh toán
• Thực hiện các chiến dịch chăm sóc khách hàng định kỳ, ghi nhận và đánh giá các giao dịch của khách hàng
• Gửi tin nhắn hoặc email marketing thông tin về các chương trình bán hàng với khách hàng

2.2. Bộ phận mua hàng

• Quản lý và lưu trữ thông tin nhà cung cấp
• Quản lý mua hàng nội địa và nhập khẩu các loại nguyên phụ liệu, hóa chất, dầu, mực in...
• Lập kế hoạch mua hàng chi tiết theo từng vật tư
• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
• Theo dõi ký quỹ để mở L/C phục vụ việc mua hàng
• Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng mua
• Theo dõi hợp đồng, đơn hàng với nhà cung cấp
• Theo dõi tiến độ giao hàng và công nợ
• Quản lý hạn sử dụ của l hàng
• Cân đối nhu cầu vật tư theo tồn kho khả dụng dựa trên đơn hàng mua vật tư đang trên đường về nhà máy, nhu cầu sản lượng bán, định mức nguyên vật liệu và tồn kho thực tế

2.3. Bộ phận kho

• Quản lý vật tư và thành phẩm theo mã và kho
• Quản lý vị trí lưu trữ hàng theo sơ đồ kho trên phần mềm
• Tạo mã vạch cho thành phẩm trên phần mềm và kết nối với thiết bị quét để xuất nhập kho
• Quản lý chi tiết lô và hạn sử dụng của từng vật tư và thành phẩm
• Quản lý bao bì của thành phẩm theo kho xuất hoặc kho nhập, theo thông báo lệnh số, mã xe và biển số xe
• Quản lý ký gửi vỏ chai hoặc của khách hàng, xử lý các trường hợp hư hỏng. 

2.4. Bộ phận sản xuất

• Phân loại dữ liệu theo từng công đoạn của xưởng chiết, xưởng pha chế và luân chuyển theo quy trình sản xuất.
• Quản lý BOM nguyên sinh và BOM sản xuất.Lập kế hoạch sản xuất chi tiết theo tuần, máy sản xuất và ca sản xuất.
• Tạo xuất công đoạn.
• Xử lý các trợp chèn đơnu tiên và điềunh k hoạch sản xuất.
• Thống kê số lượngán sản phẩm, sản phẩm trong kỳ và theo dõi nguyên liệu sản xuất

2.5. Bộ phận quản lý chất lượng

• Xây dựng danh mục về đánh giá chất lượng nguyên vật liệu và sản phẩm.
• Kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào, sản xuất trên chuyền và sản phẩm đầu ra.
• Thống kê sản phẩm bị lỗi.

2.6. Bộ phận điều vận

• Tiếp nhận thông tin lệnh bán hàng từ bộ phận kinh doanh.
• Xây dựng bảng giá cho xe tự vận chuyển và xe thuê ngoài.
• Quản lý hàng hóa đi giao theo yêu cầu.
• Kiểm tra và điều phối các xe giao hàng.
• Quản lý tiêu hao nhiên liệu.

2.7. Bộ phận quản lý máy móc thiết bị

• Theo dõi hồ sơ máy móc thiết bị và chứng chỉ kiểm định.
• Lập kế hoạch bảo dưỡng và bảo trì máy móc thiết bị theo kỳ.
• Thống kê lịch sử sửa chữa, bảo trì và bảo dưỡng máy móc thiết bị.
• Thu hồi tài sản.

2.8. Bộ phận tài chính - kế toán

• Lập và theo dõi kế hoạch doanh thu và chi phí.
• Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
• Quản lý công nợ phải trả và phải thu.
• Kế toán hàng tồn kho.
• Quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ.
• Tính giá thành sản phẩm.

2.9. Bộ phận hành chính - nhân sự

• Quản lý hồ sơ nhân sự đội ngũ sales và tiếp thị.
• Xây dựng công thức tính lương theo cấp bậc vị trí. 

1. Mô hình hệ thống phần mềm

SIS ERP được thiết lập dựa trên mô hình cài đặt dữ liệu tập trung (Online - kết nối trực tuyến) và có khả năng hoạt động trên nền tảng hệ điều hành Windows, trình duyệt Web và ứng dụng di động (Mobile App) để quản lý các tính năng quản trị. Dựa trên kinh nghiệm thực tiễn, doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm như Bia, Rượu, Nước giải khát thường hoạt động tại nhiều văn phòng và các nhà máy đóng gói khác nhau, và mỗi vị trí sẽ có các chức năng hoạt động khác nhau. Để đảm bảo tối ưu việc phân luồng dữ liệu phù hợp với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, S.I.S Việt Nam đã thiết lập hệ thống dữ liệu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý vận hành nghiệp vụ và kiểm soát công việc cho mỗi địa điểm, từ đó quyết định triển khai mô hình cài đặt dữ liệu tập trung (Online). 

2. Giải pháp sử dụng liên phòng ban

• Trụ sở chính hoặc nơi đặt máy chủ (có thể là các trung tâm dữ liệu) với phần mềm SIS được cài đặt trên máy chủ, bao gồm cả chương trình phần mềm và cơ sở dữ liệu.
• Dữ liệu sẽ được phân vùng thành các đơn vị cơ sở (ĐVCS) như trụ sở chính, nhà máy và công ty con.
• Phần mềm hỗ trợ tạo báo cáo tài chính và báo cáo thuế cho từng đơn vị cơ sở, cũng như chức năng điều chỉnh loại trừ tài khoản nội bộ và hợp nhất dữ liệu giúp nhà quản trị xem được báo cáo tài chính hợp nhất của toàn công ty.
• Máy tính được phép truy cập vào phần mềm với danh mục sử dụng chung cho cả hệ thống, không giới hạn số lượng máy con trong hệ thống mạng LAN.
• Chức năng phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan với thiết kế giao diện riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý.
• Cho phép kết nối các địa điểm từ xa thông qua hệ thống đường truyền Internet với yêu cầu cơ bản về đường truyền.
• Dữ liệu sẽ được lưu tập trung trên Server và được backup định kỳ hoặc liên tục thông qua cơ chế backup tự động của phần mềm.
• Để đảm bảo tính ổn định và an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm, doanh nghiệp nên trang bị thêm 01 máy chủ dự phòng (máy chủ backup) phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế Server chính vận hành hệ thống và backup dữ liệu của phần mềm.
• Phần mềm SIS ERP được thiết kế và sử dụng cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp sản xuất Bia, Rượu, Nước giải khát. Mỗi bộ phận hoặc vị trí người sử dụng sẽ có một giao diện cụ thể, nhằm đảm bảo tính bảo mật giữa các phòng ban với bố cục giao diện, tính năng, nghiệp vụ, dữ liệu và báo cáo phù hợp với vị trí người sử dụng. Tất cả sẽ dùng chung một cơ sở dữ liệu để đảm bảo tính liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận phòng ban. 

3. Quy trình áp dụng cụ thể

3.1. Quy trình Bán hàng

• Lập bảng giá bán hàng: Trong trường hợp chính sách giá thay đổi, người dùng có thể tạo bảng giá mới. Chương trình cho phép kế thừ thông từ bảng giá cũ để nhập dữ liệu nhanh hơn. Thêm vào đó, hỗ trợ tính toán giá thể hiện % so với giá hiện tại và đánh giá tỷ suất lợi nhuận.
• Lập đơn đặt hàng bán và lệnh bán hàng: Số lượng và giá bán với khách hàng được xác nhận, đơn đặt hàng bán và lệnh bán hàng sẽ được lập và chuyển xuống bộ phận kho tiến hành xuất hàng. Quy trình này được duyệt qua các trạng thái để xác nhận giữa các cấp quản lý.
• Lập hóa đơn bán hàng: Trên cơ sở của lệnh bán hàng, bộ phận kho sẽ hoàn thiện và tạo thành phiếu xuất kho giao hàng. Bộ phận kếán bổ sung thông tin kế toán và xuất hóa đơn cho khách hàng. Chương trình hỗ trợ phân quyền theo từng thông tin trên phiếu với từng đối tượng người sử dụng.
• Theo dõi thực hiện bán hàng: Hệ thống báo cáo cho phép theo dõi thực hiện đơn đặt hàng bán, tồn kho khả dụng, phân tích bán hàng, doanh số bán hàng của sales theo thời gian và công nợ phải thu theo đơn hàng, khách hàng, hạn thanh toán. 

3.2. Quy trình mua hàng

• Lập kế hoạch mua hàng theo định kỳ: Quản lý lập kế hoạch mua hàng theo tháng, quý hay năm và chi tiết theo từng loại hàng hóa. Điều này giúp cho việc lên kế hoạch và khai thác lợi ích từ các chương trình khuyến mãi, ưu đãi của nhà cung cấp dễ dàng hơn.
• Lập đề nghị mua hàng và tổng hợp phiếu đề nghị mua hàng: Mỗi phòng ban có nhu cầu mua hàng, sẽ lập đề nghị mua hàng và Bộ phận Mua hàng tổng hợp thành phiếu đề nghị mua hàng tổng. Hệ thống giúp tính toán số lượng cần mua dựa trên các dữ liệu số lượng tồn kho, số lượng đã yêu cầu mua nhưng chưa hoàn thành, số lượng đơn hàng chưa hoàn thành và số lượng tồn kho tối thiểu. Người lập phiếu ghi nhận số lượng mua chính xác và chương trình phân quyền người dùng được phép điều chỉnh số lượng mua thực tế theo biên độ quy định so với số lượng cần mua.
• Lập báo giá của các nhà cung cấp: Chương trình hỗ trợ kế thừa dữ liệu hàng hóa từ đề nghị mua hàng để nhập liệu nhanh và giảm sai sót. Người dùng lưu trữ thông tin của các nhà cung cấp như số lượng, đơn giá, chiết khấu, dịch vụ, thời gian bảo hành… để lập bảng so sánh hoặc biên bản/tờ trình duyệt giá.
• Lập hợp đồng mua/ đơn đặt hàng mua: Sau khi Ban Giám Đốc phê duyệt bảng giá, bộ phận Mua hàng sẽ lập hợp đồng mua/đơn đặt hàng mua theo số lượng và giá đã được phê duyệt trên biên bản/tờ trình duyệt giá.
• Lập phiếu nhập mua hàng: Hệ thống hỗ trợ kế thừa dữ liệu hàng hóa từ đơn đặt hàng mua để nhập liệu nhanh và giảm sai sốt. Phiếu nhập mua hàng từ các nhà cung cấp được lập kèm theo phiếu nhập kho hàng hóa.
• Theo dõi thực hiện mua hàng thông qua hệ thống báo cáo: Quản lý có thể theo dõi quy trình mua hàng thông qua các báo cáo như báo cáo nhu cầu vật tư, so sánh giá giữa các nhà cung cấp, theo dõi thực hiện đơn đặt hàng mua, theo dõi công nợ phải trả theo hợp đồng, nhà cung cấp, hạn thanh toán, và nhiều loại báo cáo khác. 

3.3. Quy trình vận chuyển

• Tạo bảng giá vận chuyển bao gồm cả xe của công ty và xe thuê ngoài. Khi có sự thay đổi về chính sách giá, người sử dụng sẽ lập bảng giá mới. Hệ thống hỗ trợ kế thừa thông tin hàng hóa từ bảng giá cũ để tiết kiệm thời gian cho việc nhập liệu.
• Kiểm tra trạng thái của các xe và điều phối chúng để giao hàng trên các tuyến đường, quận và huyện (với các xe thuộc công ty). Tạo phiếu giao hàng nhằm giám sát tình trạng hàng hóa. Một số thông tin được theo dõi gồm Mã xe, Biển số xe, Tài xế điều khiển, Tuyến đường, Lệnh bán hàng, Mặt hàng và số lượng.
• Kiểm tra GPS để quản lý các xe đi đúng địa điểm và sử dụng kết rỗng để phục hồi hàng kho.
• Theo dõi và quản lý dịch vụ sửa chữa thông qua hệ thống báo cáo: Báo cáo tình trạng vận chuyển hàng hóa; Báo cáo tình trạng việc phục hồi hàng hóa.

Giải pháp SIS ERP giúp các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng theo quy trình khép kín, liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các phòng ban. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, việc nhập xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác, SIS ERP đảm bảo hệ thống có quy trình rõ ràng và công việc được phân bổ cho từng phòng ban một cách hợp lý. Đặc biệt còn cho phép phòng ban tự quản lý lại cơ chế hoạt động, giúp Ban Quản trị luôn chủ động và tránh được các rủi ro trong quá trình hoạt động. Ngoài ra, giải pháp phần mềm SIS ERP còn có khả năng phân quyền linh hoạt, thiết kế mở, linh hoạt, dễ dàng trong việc mở rộng phạm vi quản lý và thiết kế thêm các tính năng mới.

1. Bộ phận Kinh doanh

• Cung cấp thông tin kỹ thuật chính xác, nhanh chóng để hỗ trợ cho quá trình đàm phán với khách hàng.
• Đồng bộ tên gọi và quy cách sản phẩm trong toàn hệ thống để đảm bảo tính chính xác trong giao dịch.

2. Bộ phận Mua hàng

• Cập nhật và theo dõi tiến độ mua hàng, nhập hàng một cách liên tục.
• Giảm thiểu các giao dịch nội bộ và hỗ trợ kiểm soát chất lượng nhà cung cấp trong quá trình mua và nhập hàng.
• Theo dõi tiến độ giao hàng, nguyên liệu và chuẩn bị cho quá trình sản xuất.
• Lưu trữ thông tin nhà cung cấp và lịch sử giao dịch.

3. Bộ phận Kho

• Quản lý và điều hành việc nhập xuất các vật tư, NPL, và thành phẩm trong kho.
• Giảm thiểu thời gian nhập liệu và nâng cao tính hiệu quả của kho hàng.
• Tạo báo cáo tồn kho nguyên phụ liệu theo từng loại hàng, hợp đồng, và PO.

4. Bộ phận Sản xuất

• Cung cấp thông tin thống kê về sản xuất một cách chính xác và nhanh chóng để hỗ trợ cho quá trình điều độ và giám sát sản xuất.
• Thống kê chi tiết về nguyên vật liệu sử dụng, bán thành phẩm, và thành phẩm thu được để cung cấp cho các bộ phận liên quan. 

5. Bộ phận Quản lý chất lượng

• Đánh giá chất lượng nhà cung cấp bằng kết quả kiểm tra vật tư đầu vào định kì.
• Hiệu quả sản xuất được đánh giá dựa trên kết quả kiểm tra sản phẩm chuẩn để chuẩn bị nhập kho.

6. Bộ phận Quản lý máy móc thiết bị

• Theo dõi thường xuyên tình trạng sử dụng thiết bị tài sản.
• Xử lý kịp thời sự cố thiết bị.
• Có kế hoạch bảo dưỡng và mua sắm vật tư, phụ tùng sửa chữa dựa trên kế hoạch.

7. Bộ phận Tài chính - Kế toán

• Giảm thiểu công việc nhập lại dữ liệu và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán.
• Kiểm soát tốt các khoản chi phí và doanh thu liên quan đến cơ sở dữ liệu tức thời của toàn hệ thống, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác về tài chính.
• Hỗ trợ nhiệm vụ chính xác như tính giá vốn, tính giá thành sản phẩm và hạch toán lương nhân viên.
• Tổng hợp kết quả sảnất kinh doanh theo hợp đồng và mã hàng.

8. Bộ phận Hành chính - Nhân sự

• Lưu trữ và truy xuất nhanh chóng hồ sơ nhân viên.
• Theo dõi chi tiết lịch sử làm việc của nhân viên.
• Tính lương đúng, nhanh chóng và phù hợp quy định của từng bộ phận.
• Hỗ trợ báo cáo theo quy định và b thống kê nhân sự, đánh giá hiệu quả nhân sự.

9. Ban Giám đốc

• Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho Ban Giám đốc về tất cả các vấn đề liên quan đến sản xuất và kinh doanh của công ty.
• Tổng hợp báo cáo, so sánh và đánh giá dựa trên các chỉ tiêu phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. 

• Công ty TNHH Chiến Nga
• Công ty TNHH Phước An
• Công ty CP Thương Mại Bia Hà Nội - Hưng Yên 89
• Công ty Cổ phần Diamond Food Việt Nam
• Công ty CP Thương Mại Đầu Tư Công Nghệ Việt Nam - GERMANY
• Công ty TNHH Phước An
• Công ty CP Thương Mại Bia Hà Nội - Hưng Yên 89
• Hộ sản xuất Trần Thị Đạo
• Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ và Giáo Dục Minh Đăng