Quản lý khách hàng

Quản lý dữ liệu khách hàng không chính xác

Thông tin khách hàng được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau, với mỗi nhân viên kinh doanh sẽ được giao một tệp khách hàng riêng và quản lý ở những kênh khác nhau, chẳng hạn như file Excel, hệ thống chăm sóc khách hàng, kênh điện tử,...

Chính vì thế, dữ liệu thông tin khách hàng bị phân tán, thiếu tập trung, dẫn đến người quản lý không thể nắm bắt được tất cả mọi hoạt động chăm sóc khách hàng, xảy ra tình trạng sai sót như chăm sóc không đúng đối tượng, chưa chăm sóc tối đa khách hàng tiềm năng, có thể bị bỏ lỡ một số khách hàng,...

Thiếu sự tương tác và cá nhân hóa

Trong quá trình phân tích insight khách hàng, doanh nghiệp không hiểu rõ nhu cầu, mong muốn và hành vi của khách hàng, dẫn đến việc cung cấp dịch vụ và sản phẩm không phù hợp.

Khó khăn trong việc xử lý yêu cầu và khiếu nại khách hàng

Khi khách hàng có phản hồi không tốt về sản phẩm/dịch vụ hoặc có những yêu cầu hỗ trợ sau bán, mà doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng rời rạc, thì việc giải quyết,  xử lý yêu cầu, khiếu nại khách hàng trở nên chưa triệt để, khó nắm bắt được khách hàng đang gặp phải tình trạng nào, đã giải quyết hay chưa.

Việc giữ chân khách hàng

Dịch vụ chăm sóc khách hàng luôn được các doanh nghiệp đặt lên đầu tiên, bởi khách hàng chính là trung tâm của doanh nghiệp, là người trực tiếp tạo ra doanh thu và lợi nhuận.

Một doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tốt sẽ tăng tỉ lệ chuyển đổi từ khách hàng sang khách hàng trung thành. Khi khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ, điều mà họ quay lại không chỉ nằm ở chất lượng, uy tín của sản phẩm, mà còn ở chế độ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp đó.

Nên nếu doanh nghiệp muốn giữ chân khách hàng, thì cần có những chiến lược chăm sóc khách hàng đặc biệt.

Thiếu khả năng thống kê, phân tích

Để đánh giá được chiến dịch marketing có thành công hay không hay sản phẩm đó có bán chạy, hoặc trong kỳ vừa qua có thu thập được bao nhiêu khách hàng tiềm năng, tỉ lệ mất đi khách hàng có cao không thì doanh nghiệp sẽ dựa vào số liệu báo cáo thống kê.

Tuy nhiên, với dữ liệu bị phân tán thì khả năng thống kê, phân tích trong cùng kỳ vừa qua có thể chưa được chính xác, khó theo dõi được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

=> Những vấn đề thường gặp trong quá trình quản lý khách hàng bên trên dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp như:

• Mất đi khách hàng tiềm năng;
• Chưa sát sao trong việc cung ứng sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng;
• Tốn quá nhiều chi phí trong quá trình thu thập dữ liệu khách hàng, thu hút khách hàng mới;
• Không mang lại tỉ lệ chuyển đổi giữa khách hàng sang khách hàng trung thành;
• Gây tổn hại đến danh tiếng thương hiệu.

Nắm bắt được tâm lý của doanh nghiệp, SIS Việt Nam đã cho ra mắt sản phẩm phần mềm quản lý khách hàng (CRM) với các tính năng như lưu trữ thông tin khách hàng tự động, quản lý tương tác cá nhân, xây dựng và theo dõi chiến lược tiếp thị và cung cấp báo cáo thống kê chi tiết. 

Việc thống kê được các thông tin chi tiết về khách hàng, chính là chìa khóa chủ chốt để cải thiện trải nghiệm khách hàng và đem đến dịch vụ được cá nhân hóa tốt hơn. Để làm được điều này, các doanh nghiệp đang dần áp dụng giải pháp CRM nhằm mục tiêu “lấy khách hàng làm trung tâm”. Chính vì vậy, SIS Việt Nam muốn giới thiệu cho các bạn phần mềm giải pháp phân hệ quản lý khách hàng - phần mềm SISERPsme với những tính năng nổi bật sau:

• Phần mềm tự động thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng đồng bộ trên một hệ thống duy nhất.
• Phân hệ CRM của SISERPsme hoạt động như một phễu bán hàng, theo dõi và chăm sóc khách hàng từng giai đoạn, từ khi biết đến sản phẩm, cho đến khi mua hàng và trở thành khách hàng trung thành.
• Tất cả mọi vấn đề của khách hàng, từ hài lòng đến chưa hài lòng đều được hệ thống tự động thu thập và cập nhật, doanh nghiệp có thể nắm bắt và dễ dàng xử lý triệt để mọi thông tin, đem đến sự hài lòng cho khách hàng.
• Phần mềm tự động lọc dữ liệu theo các tiêu chí được cài đặt sẵn, sau đó hệ thống tự động gửi email, SMS, tin nhắn zalo, nhắc khách hàng đến hạn sử dụng dịch vụ, chúc mừng sinh nhật, thông báo giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới, giảm giá, khuyến mãi,... nâng cao hiệu quả hoạt động chăm sóc khách hàng.
• Hệ thống báo cáo chi tiết, từ báo cáo chăm sóc khách hàng, báo cáo doanh thu theo bộ phận, báo cáo doanh thu theo bộ phận,báo cáo doanh thu chi tiết theo hợp đồng,  báo cáo trạng thái nhân viên thực hiện công việc.

Đối với doanh nghiệp

• Lưu trữ thông tin khách hàng

CRM cho phép lưu trữ mọi thông tin về khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các thông tin cá nhân (như tên, địa chỉ, số điện thoại, email,..), lịch sử mua hàng, tương tác với doanh nghiệp qua website, email, điện thoại,... 

Sau khi thu thập dữ liệu, doanh nghiệp có thể phân loại khách hàng thành nhiều nhóm khác nhau để dễ dàng quản lý và đưa ra những chính sách phù hợp với từng đối tượng.

• Quản lý nhân viên kinh doanh tập trung, hiệu quả

Phần mềm cung cấp báo cáo chi tiết về các hoạt động của nhân viên kinh doanh từ trạng thái thực hiện công việc hoàn thành trong bao lâu đến báo cáo chăm sóc khách hàng. Tất cả các hoạt động của nhân viên Sales sẽ được quản lý tập trung và đồng bộ trên một phần mềm duy nhất, điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về hiệu quả kinh doanh trong thời gian qua.

• Giảm chi phí, tăng lợi nhuận

SISERPsme ra đời như một giải pháp khắc phục hoàn toàn những nhược điểm của việc quản lý thủ công hoặc quản lý phần mềm rời rạc. CRM giúp tự động hóa mọi quy trình thủ công tốn thời gian, loại bỏ các bước không cần thiết, tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận, giúp giảm chi phí tối ưu về nguồn lực doanh nghiệp.

Đồng thời, ERP có khả năng tích hợp, điều này giúp doanh nghiệp giảm được tương đối chi phí khi muốn mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh mà không cần phải mua rời rạc một phần mềm riêng lẻ nào khác.

Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp có hệ thống báo cáo chi tiết về sở thích, hành vi khách hàng, điều này giúp doanh nghiệp cung ứng sản phẩm phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng, từ đó gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

• Dữ liệu tập trung và thừa kế

SISERPsme đồng nhất các tính năng như: quản lý khách hàng; quản lý cơ hội kinh doanh; quản lý sản phẩm, dịch vụ; quản lý hệ thống, nhân viên; quản lý công việc, lịch hẹn; quản lý báo giá; quản lý hợp đồng; công cụ Marketing; thống kê báo cáo; tích hợp thẻ thành viên, thẻ tích điểm trên phần mềm. Tất cả các dữ liệu này được sử dụng tập trung và đồng nhất trên một phần mềm, không tách lẻ ra riêng từng phần khác nhau, giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng, nhanh chóng, hiệu quả.

Đối với ban quản lý

• Đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự

CRM cho phép quản lý danh sách nhân viên, phân quyền chi tiết từng phòng ban. Đồng thời, hệ thống ghi lại tất cả các hoạt động bán hàng của nhân viên, bao gồm số lượng cuộc gọi điện thoại, email đã gửi, cuộc họp đã tổ chức, cơ hội bán hàng đã tạo và deals đã chốt. Dữ liệu này giúp quản lý dễ dàng theo dõi hiệu suất bán hàng của từng nhân viên và nhóm bán hàng.

• Tránh rủi ro khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc

Với tất cả các thông tin về khách hàng, lịch sử chăm sóc khách hàng đều được lưu trữ và bảo mật trên hệ thống. Khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc, nhân viên mới hoặc các thành viên khác có thể tiếp tục việc chăm sóc khách hàng mà không bị ảnh hưởng hay gián đoạn.

• Thiết lập, quản lý và theo dõi tất cả các thông tin về chiến dịch

Trong quá trình thiết lập và thực hiện các chiến dịch phục vụ cho hoạt động chăm sóc khách hàng, phần mềm CRM cho phép người quản lý có thể theo dõi xuyên suốt toàn bộ chiến dịch, từ đó đánh giá về độ hiệu quả của nó thông qua tỷ lệ chuyển đổi, phản hồi khách hàng,...

Đối với bộ phận kinh doanh

• Dễ dàng chia sẻ dữ liệu thông tin khách hàng đã lưu trữ

Doanh nghiệp có thể dễ dàng kết xuất dữ liệu khách hàng đã lưu trữ trong SISERPsme sang một file khác. Việc chia sẻ thông tin được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản, giúp cải thiện khả năng phối hợp và cộng tác giữa các bộ phận trong việc chăm sóc khách hàng.

• Quản lý thông tin của từng khách hàng tiềm năng và khách hàng mục tiêu

Nếu bạn tốn thời gian khi phân chia từng nhóm khách hàng khác nhau, quản lý từng nhóm một, thì giờ đây SISERPsme cho phép phân loại khách hàng tiềm năng theo mức độ tiềm năng, gán nhãn cho khách hàng theo tiêu chí cụ thể, từ đó giúp dễ dàng tìm kiếm, chọn lọc thông tin và tập trung nguồn lực vào khách hàng có tiềm năng cao nhất.

• Tăng uy tín, giảm giờ làm, tăng hiệu quả

Nếu dữ liệu về thông tin khách hàng sai sót, dẫn đến việc quản lý khách hàng trở nên nhầm lẫn, điều này làm cho hình ảnh doanh nghiệp bị mất uy tín trong mắt khách hàng vì không giải quyết được nhu cầu của họ. Nên hiện nay, mọi người thường sử dụng CRM vừa giúp quản lý thông tin dễ dàng, độ chính xác cao, giảm những việc không cần thiết, tiết kiệm thời gian.

Đối với bộ phận Marketing

• Có thể gửi email marketing và SMS hàng loạt

Nhằm giúp giảm giải phóng thời gian, nâng cao sự hài lòng của khách hàng, giảm thiểu công sức, SISERPsme cho phép nhân viên Marketing tạo Email Marketing và SMS và gửi hàng loạt từng nhóm đối tượng mục tiêu khác nhau.

• Hỗ trợ thực hiện quảng bá, PR thương hiệu sản phẩm / dịch vụ, chương trình khuyến mãi, giảm giá đến tệp đối tượng đích

Khi thiết lập Email Marketing và SMS đối với từng chiến dịch như Quảng bá, PR thương hiệu sản phẩm/dịch vụ, Chương trình khuyến mãi, giảm giá,... Hệ thống tự động gửi với từng tệp khách hàng khác nhau, đảm bảo thông điệp được gửi đến đúng đối tượng vào đúng thời điểm.

Ghi đơn bán hàng

Đối với tính năng ghi đơn bán hàng, nhân viên có thể nhập các số liệu như mã khách, địa chỉ, người mua hàng, thông tin chi tiết về sản phẩm và các khoản phải thanh toán. Thay vì ghi chép thủ công trên giấy tờ thì nhân viên bán hàng có thể ghi đơn bán hàng trực tiếp trên hệ thống CRM.

Hỗ trợ đa kênh (nhập đơn hàng đặt từ các kênh bán hàng khác nhau)

Thay vì quản lý đơn hàng từ các kênh khác nhau dẫn đến dữ liệu không đồng nhất, thông tin đơn hàng rời rạc, thì CRM tích hợp các kênh bán hàng khác như Zalo, Facebook,... các dữ liệu về đơn hàng sẽ được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý tất cả các đơn hàng.

Phễu bán hàng - thực hiện đơn hàng từ báo giá đến giao hàng

Quy trình của phân hệ Quản lý khách hàng hoạt động như một phễu bán hàng, ghi lại hành trình của khách hàng từ tìm hiểu sản phẩm, đến thực hiện báo giá rồi tới giao hàng. 

Sau khi báo giá tự động cho khách hàng xong, phần mềm sẽ giúp người sử dụng lập phiếu giao hàng nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Phiếu giao hàng còn là phương tiện giúp xác thực việc giao hàng của doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng. Khi nhận đơn hàng, khách hàng của bạn đồng thời sẽ nhận được phiếu này, trong đó cung cấp các thông tin liên quan đến địa chỉ, người nhận và nội dung của sản phẩm.

Quy trình này giúp cho doanh nghiệp tối ưu hóa được thời gian, báo giá cho khách hàng một cách nhanh chóng, tránh để khách hàng chờ lâu dẫn tới mất khách hoặc có hình ảnh thương hiệu không tốt đối với phía khách hàng.

Tạo đơn hàng tự động dựa trên doanh số, KPI

Phân hệ cho phép người quản lý phân quyền cho từng nhân viên kinh doanh với những doanh số, KPI cụ thể áp dụng cho đơn hàng đó. Điều này giúp kiểm soát được độ hiệu quả cũng như đánh giá kết quả của nhân viên Sales.

Kết nối trực tiếp và quản lý đặt hàng từ các sàn thương mại điện tử

SISERPsme tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử khác nhau như Shopee, Tiki, Lazada,... để đồng bộ hóa các đơn đặt hàng và cho phép thực hiện đơn hàng tự động.

Chuyển đổi báo giá thành hợp đồng

Sau khi thực hiện phiếu báo giá, hệ thống tự động chuyển thông tin đơn hàng sang hợp đồng. Với tính năng này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian nhập số liệu, tránh nhầm lẫn, sai sót.

Quản lý liên hệ khách hàng

CRM giúp theo dõi và quản lý các tương tác của khách hàng với doanh nghiệp thông qua cuộc điện thoại, email, tin nhắn,...Đồng thời giúp doanh nghiệp có thể quản lý được những khách hàng nào đã được chăm sóc, chưa chăm sóc thông qua báo cáo chi tiết về lịch sử gửi Email, SMS.

Ước tính chi phí và thời gian giao hàng

Tại tính năng đơn hàng bán, doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được thời hạn giao hàng vào thời gian cụ thể. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đưa ra cam kết giao hàng tin cậy hơn với khách hàng và giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Kiểm soát tình trạng đang chuyển hàng

Trong suốt quá trình giao sản phẩm tới khách hàng, phần mềm theo dõi và cập nhật tình trạng đơn hàng đang ở trạng thái nào (chưa vận chuyển, đang vận chuyển, đã vận chuyển), từ đó kiểm soát được tình trạng đơn hàng tránh bị thất lạc.

Hóa đơn bán hàng

Hệ thống tự động tạo hóa đơn bán hàng khi thiết lập đơn hàng. Điều này giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, đảm bảo độ chính xác và tính chuyên nghiệp của hóa đơn.

Quản lý đơn hàng xuất khẩu

Cũng như quản lý đơn hàng trong nước, sau khi tạo và xác nhận đơn hàng quốc tế. Phần mềm sẽ theo dõi tiến độ từng giai đoạn đơn hàng bao gồm xác nhận đơn hàng, sản xuất hàng hóa, chuẩn bị giấy tờ xuất khẩu, vận chuyển hàng hóa. Đồng thời sẽ tạo và quản lý các chứng từ cần thiết như hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, chứng nhận xuất xứ hàng hóa,...

Quản lý chính sách giá bán khác nhau, giá theo cấp

Doanh nghiệp có thể tạo và quản lý nhiều bảng giá khác nhau cho từng nhóm khách hàng, kênh bán hàng, sản phẩm, khu vực địa lý,... Sau khi tạo đơn bán hàng, hệ thống SISERPsme sẽ tự động áp dụng mức giá phù hợp dựa trên các thông tin của khách hàng.

Quản lý bán hàng bị trả lại

Đối với những đơn hàng được hoàn lại, doanh nghiệp có thể quản lý và kiểm soát thông tin đơn hàng như mã vật tư, tên vật tư, số lượng, giá vốn, giá bán và khách hàng. Thông tin được hệ thống thống kê chi tiết, nhằm các đơn hàng được trả lại đúng và đủ.

Báo cáo khách hàng và bán hàng

SISERPsme cung cấp báo cáo chi tiết từ báo cáo khách hàng theo nhân viên phụ trách vùng, báo cáo chăm sóc khách hàng, báo cáo điểm số khách hàng đến báo cáo cơ hội bán hàng, báo cáo doanh thu theo bộ phận, báo cáo doanh thu theo sản phẩm. Với dữ liệu thống kê từ báo cáo giúp doanh nghiệp nắm bắt được tổng quan hiệu quả hoạt động kinh doanh trong thời gian qua, từ đó đưa ra chiến lược mới, nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng.

Giá bán của phân hệ quản lý khách hàng SISERPsme phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng.

Hiện nay, SISERPsme đang có chương trình ưu đãi đặc biệt dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bao gồm:

• Miễn phí demo 30 ngày.
• Miễn phí khảo sát tư vấn quy trình.
• Miễn phí dùng SIS ERP SME 2024 full - 3 tháng.
• Miễn phí bảo hành 18-24 tháng sau triển khai.
• Tặng kèm các khóa học về quản trị doanh nghiệp hoặc quản trị bán hàng.

Nhìn chung, phần mềm quản lý khách hàng là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh. Doanh nghiệp hãy đầu tư vào phần mềm CRM để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tránh được những sai sót trong quá trình đưa sản phẩm, dịch vụ tới tay khách hàng.

Còn chần chừ gì nữa, click vào đây để nhận được ưu đãi sử dụng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí trong vòng 30 ngày!

Mọi thông tin chi tiết, quý khách liên hệ chúng tôi qua thông tin sau:

• Hotline: 0912  210  210
• Website: https://sis.vn/
• Email: phanmem@sis.vn

Đến với SIS Việt Nam - Chìa khóa mở ra cánh cửa thành công cho doanh nghiệp bạn!