Quản trị Doanh nghiệp Sản xuất Ván gỗ MDF

Việc thực hiện giải pháp này tại các doanh nghiệp sản xuất ván gỗ MDF sẽ phụ thuộc vào khả năng tư vấn, khảo sát, và tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với từng công ty.

Hệ thống phần mềm SIS ERP có khả năng quản lý đặc thù ngành và đáp ứng đầy đủ các tính năng về nhập liệu của đối tượng tác nghiệp trực tiếp. Điều đó được thiết kế với các modules xử lý nghiệp vụ cho từng bộ phận và phòng ban, hỗ trợ kết nối nghiệp vụ giữa các bộ phận, liên kết, kế thừa và kiểm soát dữ liệu phát sinh, cải thiện hiệu quả công việc và nâng cao khả năng quản lý của doanh nghiệp.

Giải pháp SIS ERP được thiết kế để có tính mở, khả năng tùy chỉnh và mở rộng các modules, tính năng, nghiệp vụ quản lý trên hệ thống phần mềm trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển và có nhu cầu thay đổi. 

1. Đặc thù của các doanh nghiệp sản xuất ván gỗ MDF

Doanh nghiệp sản xuất ván gỗ MDF có sự tham gia của nhiều bộ phận, phòng ban trong quy trình kinh doanh, nhập mua nguyên liệu, kiểm soát sản phẩm và quản lý nội bộ. Quy trình sản xuất ván MDF có hai phương thức là khô và ướt, trong đó phương thức khô có quy trình đặc trưng

Quy trình sản xuất ván MDF khô

Gồm các bước:

• Nghiền gỗ nguyên liệu
• Trộn với keo và phụ gia
• Ép dưới áp suất cao
• Chà nhám, chà bóng
• Hoàn thiện và đóng gói sản phẩm

Các chất phụ gia như Formalin và keo được sử dụng trong quá trình sản xuất ván MDF, và việc thống kê và tính giá thành sản xuất đòi hỏi phải thực hiện chi tiết cho từng loại, từng công đoạn.
Sản xuất ván MDF được thực hiện chủ yếu theo “Đơn đặt hàng bán”/ “Hợp đồng bán”, do đó mọi khâu sản xuất và theo dõi nhập kho thành phẩm đều phải được theo dõi và thống kê gắn liền với “Đơn đặt hàng bán”/ “Hợp đồng bán”. 
Sản phẩm đầu ra phải đáp ứng tiêu chuẩn nghiêm ngặt để có thể xuất khẩu, do đó phần hành KCS cần phải được thực hiện tốt từ khâu thu mua đầu vào phải đánh giá phế phẩm, giảm trừ, chính phẩm để có gỗ/dăm gỗ đạt chất lượng theo yêu cầu.

2. Một số quy trình nghiệp vụ đặc thù

Phạm vi và quy trình vận hành hệ thống phần mềm

2.1. Quy trình Quản lý Mua hàng

Để quản lý hoạt động mua hàng trong Doanh nghiệp diễn ra một cách hiệu quả, cần thực hiện các bước sau đây:

• Cân đối, xét duyệt và nhập mua các vật tư, CCDC và nguyên liệu phục vụ cho hoạt động kinh doanh sản xuất hằng ngày.
• Sử dụng phần mềm SIS ERP để hỗ trợ cho tính linh động trong việc xét duyệt các đề nghị về cấp vật tư và mua hàng.
• Đặt nhiều cấp duyệt và phản hồi "Đồng ý" hoặc "Từ chối" kèm theo lý do cụ thể để quản lý mua hàng được chặt chẽ và rõ ràng.
• Phải xử lý được các nghiệp vụ và theo dõi các hồ sơ theo yêu cầu của công ty.
• Các hình thức mua hàng phải được quản lý theo từng phạm vi như hồ sơ đấu thầu, mua sắm nhỏ lẻ, báo giá cạnh tranh, mua sắm trực tiếp, chỉ định thầu hay đấu thầu vận chuyển.
• Tổ chức và quản lý lịch sử mua sắm và giá nhập mua của một mặt hàng cho từng Nhà cung cấp khác nhau.
• Cập nhật và phân tích, đánh giá nhiều chỉ tiêu đã đặt ra theo từng yêu cầu mua hàng cụ thể để lựa chọn Nhà cung cấp phù hợp.

2.2. Quy trình Quản lý Trạm cân

• Trong việc quản lý Trạm cân, đặc thù là quản lý mua nguyên liệu đầu vào (gỗ, dăm gỗ), công tác được giám sát chặt chẽ để tránh thất thoát sản lượng thu mua.
• Công nghệ kết nối cân điện tử và Camera được sử dụng để liên kết dữ liệu cân và ảnh chụp của xe chở hàng, bao gồm cả biển số xe, được nhận dạng tự động và lưu trữ trực tiếp vào cơ sở dữ liệu phần mềm SIS ERP.
• Xe được cân vào và cân ra khi vào và ra khỏi bãi chứa nguyên vật liệu. Nếu biển số xe không khớp khi vào và ra khỏi bãi, phần mềm sẽ cảnh báo. Phiếu cân sau khi được lưu trên phần mềm sẽ không cho phép chỉnh sửa dữ liệu.
• Dữ liệu cân được chia sẻ cho bộ phận Kế toán để cập nhật thanh toán vào phiếu cân. Dữ liệu này được sử dụng để thừa kế vào phiếu nhập mua và định khoản nghiệp vụ kế toán, ghi nhận công nợ.
• Dữ liệu cân cũng được chia sẻ cho kho vật tư, nguyên liệu để nhân viên cập nhật chứng từ nhập kho dựa vào phiếu cân của Trạm cân trên phần mềm SIS. 

2.3. Quy trình Quản lý Kinh doanh

Trong lĩnh vực kinh doanh, công tác quản lý bán hàng được thực hiện từ khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng đến khi phòng kinh doanh của công ty hoàn tất việc giao hàng và cập nhật lệnh xuất hàng đối với đơn hàng nội địa hoặc lệnh điều chuyển đối với đơn hàng xuất khẩu. Quá trình này liên quan đến nhiều bộ phận/phòng ban, chẳng hạn như bộ phận điều độ sản xuất phải quan tâm đến thời hạn giao hàng để điều chỉnh kế hoạch sản xuất phù hợp, kho vật tư và nguyên liệu phải đảm bảo cân đối vật tư để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Bộ phận kinh doanh cũng phải theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng/hợp đồng và tiến độ giao hàng từng đơn hàng/hợp đồng để đảm bảo khách hàng sẽ được đáp ứng theo nội dung đã ký kết trước đó.

Ngoài ra, nếu hàng bán bị trả lại, bộ phận kinh doanh phải chịu trách nhiệm xử lý và theo dõi thông tin trên phần mềm SIS ERP. Kinh doanh phải cập nhật biên bản xử lý hàng trả lại và đính kèm các biên bản xử lý, chẳng hạn như công văn nhập kho ký gửi hoặc biên bản bán hàng cho khách hàng khác, đồng thời chia sẻ dữ liệu cho các bộ phận có liên quan như kho và kế toán để thực hiện các nghiệp vụ liên quan. Thông tin này còn được sử dụng để tạo báo cáo thống kê và phân tích hàng bán bị trả lại, phục vụ cho công tác quản trị của ban lãnh đạo công ty. 

2.4. Quy trình Quản lý Thống kê Sản xuất

Trong quá trình thống kê sản xuất, đặc tính đáng chú ý là "khối lượng sản xuất" được cập nhật hàng ngày và chi tiết cho mỗi nhà máy sản xuất. Dữ liệu này được sử dụng để tạo báo cáo và thống kê về tình trạng sản xuất và để so sánh sự tiêu hao nguyên vật liệu giữa định mức và thực tế. Phần mềm dựa trên "định mức theo yếu tố chi phí" được Bộ phận Kế toán khai báo để tổng hợp nguyên liệu cần sử dụng theo định mức, cũng như dựa trên số liệu thống kê nguyên liệu thực tế để so sánh với định mức. Nếu thực tế sử dụng nguyên vật liệu vượt quá nhiều so với định mức, hệ thống sẽ cảnh báo. Ngoài ra, việc thống kê tổng hợp và theo dõi chi tiết tổng số lượng thành phẩm, số lượng đạt, số lượng loại và số lượng bóng khí, cũng như phân tích tỷ lệ % đạt và % không đạt, cung cấp cái nhìn tổng quan cho Ban Lãnh đạo Công ty về tình hình sản xuất hàng ngày/tuần/tháng của từng nhà máy.

2.5. Quy trình quản lý kho vật tư, nguyên liệu

Trong việc quản lý kho vật tư và nguyên liệu, có một số đặc điểm như sau:

• Đối với nguyên liệu gỗ được mua về để sử dụng trong sản xuất, Kho vật tư sẽ sử dụng dữ liệu từ Phiếu cân để xác định trọng lượng của nguyên liệu. Đồng thời, Kho vật tư cũng thực hiện Kiểm soát chất lượng nguyên liệu để đảm bảo chi phí mua nguyên vật liệu được kiểm soát tốt nhất.
• Đối với việc nhập kho các vật tư, thiết bị và phụ tùng, Kho vật tư sẽ sử dụng dữ liệu từ Phiếu nghiệm thu để xác định số lượng hàng hóa nhập kho.
• Quản lý kho vật tư và nguyên liệu theo từng vị trí để tối ưu hóa việc theo dõi nhập – xuất – tồn kho trong quá trình hoạt động của kho.
• Công việc theo dõi nhập – xuất – tồn kho được thực hiện thông qua sơ đồ kho trên phần mềm SIS ERP, được thiết kế đồ họa trực quan và dễ sử dụng.
• Khi người dùng chọn một vị trí trên sơ đồ kho, sẽ hiển thị sơ đồ trực quan của kho tại vị trí đó. Ngoài ra, báo cáo nhập – xuất – tồn của vật tư trong kho cũng sẽ được hiển thị tại vị trí tương ứng khi người dùng click vào vị trí đó.
• Thực hiện kiểm kê tồn kho bằng máy PDA để quét mã vạch của vật tư, giảm thiểu thời gian kiểm đếm, tăng độ chính xác và đạt hiệu quả cao trong việc kiểm kê kho. 

2.6. Quy trình quản lý kho thành phẩm

Trong việc quản lý kho thành phẩm, có những đặc điểm đặc thù như sau:

• Khởi tạo mã vạch sản xuất và quản lý sản phẩm theo mã vạch sản xuất.
• Sau khi sản xuất xong, kho thành phẩm sẽ khai báo thông tin "kiện hàng" được gán mã vạch trước khi dán tem và nhập kho thành phẩm. Thông tin kiện hàng gồm ngày sản xuất, số kiện, lệnh sản xuất, mã vạch, tên thành phẩm, thông tin mô tả, kch thước của kiện hàng và thông tin chi tiết về chất lượng của sản phẩm.
• Kho thành phẩm theo dõi lệnh xuất hàng (trong trường hợp bán hàng nội địa) hoặc lệnh điều chuyển (trong trường hợp bán hàng xuất khẩu) để thực hiện xuất sản phẩm.
• Khi thực hiện xuất sản phẩm, kho thành phẩm cập nhật chứng từ xuất vào từng chứng từ để xác định chính xác xuất theo lệnh xuất hàng/lệnh điều chuyển tương ứng.
• Kho thành phẩm theo dõi tiến độ thực hiện theo các lệnh xuất hàng/lệnh điều chuyển để đảm bảo tiến độ thực hiện đơn hàng/hợp đồng bán được theo dõi. 

Phần mềm SIS ERP cung cấp hai mô hình cài đặt phần mềm cho doanh nghiệp sản xuất ván MDF. Mô hình thứ nhất là mô hình cài đặt dữ liệu tập trung trực tuyến cho các doanh nghiệp có các nhà máy và văn phòng tại nhiều địa điểm, trong khi đó mô hình thứ hai là dữ liệu phân tán - đồng bộ hóa định kỳ.

Hầu hết các doanh nghiệp sản xuất ván MDF có hạ tầng kết nối Internet được đồng bộ tại các nhà máy và văn phòng. Do đó, để đảm bảo dữ liệu được cập nhật đồng bộ và kiểm soát tức thời, SIS ERP sử dụng mô hình cài đặt dữ liệu tập trung trực tuyến. Mỗi user sẽ được quản lý và phân quyền chi tiết theo từng vai trò người dùng trong các phòng ban liên quan.

Mô hình quản lý trạm cân được sử dụng tại mỗi trạm cân sẽ bao gồm chương trình chạy và dữ liệu cân độc lập của mỗi trạm cân. Dữ liệu cân sẽ được lưu tại máy chủ ở mỗi trạm cân và chuyển về Server tại Văn phòng Công ty định kỳ thông qua đường truyền Internet.

S.I.S Việt Nam cung cấp giải pháp phần mềm cho phép kết nối các địa điểm từ xa thông qua hệ thống đường truyền Internet với yêu cầu cơ bản về đường truyền (mạng ADSL thông dụng). Dữ liệu được lưu trữ tập trung trên Server sẽ được backup định kỳ hoặc liên tục thông qua cơ chế backup tự động của phần mềm. Khuyến cáo Quý Doanh nghiệp nên trang bị thêm một máy chủ dự phòng để đảm bảo tính ổn định và an toàn dữ liệu.

Giải pháp phần mềm SIS ERP được thiết kế để sử dụng cho tất cả các bộ phận/phòng ban trong doanh nghiệp, cho phép sự liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận/phòng ban, hỗ trợ quản lý và thao tác nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác. Mỗi bộ phận/vị trí người sử dụng sẽ được thiết kế riêng các giao diện và dữ liệu phù hợp với ví và nghiệp vụ của mỗi người sử dụng.

1. Bộ phận mua hàng

Phần mềm SIS ERP giúp kiểm soát và tối ưu hoạt động mua hàng đáp ứng các yêu cầu biến động của hoạt động sản xuất. Nó cũng giúp kiểm soát thất thoát sản lượng và chi phí thu mua gỗ/ dăm gỗ nguyên liệu đầu vào. Nhờ công cụ tra cứu giá và lịch sử giao dịch theo vật tư/ hàng hóa, theo nhà cung cấp, quyết định mua của bộ phận trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Phần mềm cũng giảm tải công tác thiết lập và lưu trữ các Hồ sơ Mua hàng.

2. Trạm cân

Phần mềm SIS ERP kết nối trực tiếp dữ liệu cân và dữ liệu Camera vào để kiểm soát thu mua qua cân một cách chặt chẽ. Nó cũng chia sẻ dữ liệu sản lượng thu mua để Kho nguyên vật giảm tải công tác nhập liệu đồng thời tăng tính chính xác của dữ liệu.

3. Bộ phận Kinh doanh

Phần mềm SIS ERP cung cấp công cụ để cập nhật và quản lý nghiệp vụ phát sinh của quy trình bán hàng với khách hàng và các bộ phận nghiệp vụ khác trong Doanh nghiệp. Nó kế thừa và xem dữ liệu tồn kho thành phẩm để hỗ trợ tối ưu cho quá trình thực hiện nghiệp vụ bán hàng. Nó cũng kế thừa thông tin về quá trình đóng hàng, xuất hàng và theo dõi quá trình thực hiện giao hàng và thanh toán của khách hàng.

4. Bộ phận Thống kê – Sản xuất

Phần mềm SIS ERP giúp thống kê tình hình sản xuất hằng ngày và cung cấp cho Ban lãnh đạo Công ty các thông tin tổng quan và kịp thời nhất về tình hình sản xuất tại từng Nhà máy.

5. Bộ phận Kho

Phần mềm SIS ERP giúp bộ phận Kho chủ động trong công tác nhập/ xuất kho do sự liên kết và kế thừa dữ liệu trực tiếp trên phần mềm. Nó hỗ trợ tốt cho công tác quản trị và đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận kho và giảm thiểu thời gian thao tác để nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng.

6. Bộ phận Kế toán

Phần mềm SIS ERP giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận do tính chất kế thừa dữ liệu và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán. Nó hỗ trợ tối đa các công tác nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao như tính giá vốn, tính giá thành sản phẩm và phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toệ thống.

7. Ban Lãnh đạo Công ty

Phần mềm SIS ERP cung cấp công cụ hỗ trợ phê duyệt và giao việc trong quản lý và vận hành hoạt động của Doanh nghiệp.