May mặc

Doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh với sự tham gia của nhiều bộ phận (Kế hoạch Kinh doanh, Kỹ thuật, Xuất nhập khẩu, Kho, Thống kê sản xuất, Kế toán, Nhân sự)… cùng phối hợp thực hiện một chuỗi các công việc từ lúc phát sinh đơn hàng, xử lý đơn hàng, thực hiện sản xuất và kết thúc đơn hàng, thực hiện quyết toán nguyên phụ liệu. Có 2 hình thức đơn hàng là đơn hàng CM và đơn hàng FOB.

Hoạt động sản xuất được thực hiện theo PO nên các quá trình lập định mức báo giá, định mức sản xuất, cân đối nguyên phụ liệu, cấp phát nguyên phụ liệu, lên kế hoạch sản xuất, thống kê sản xuất, nhập kho thành phẩm,… đều được gắn kết với các PO với mục đích tại bất cứ thời điểm nào, đều nắm được lượng thừa thiếu nguyên phụ liệu cho từng hợp đồng/ Style/ PO để thực hiện quyết toán với hải quan.

Các bước vận hành chính

3.1. BỘ PHẬN KẾ HOẠCH - KINH DOANH

• Cập nhật và theo dõi báo giá (Báo giá được lập dựa trên định mức báo giá từ Bp. Kỹ thuật cung cấp);
• Cập nhật và theo dõi Purchase Order(Hỗ trợ import thông tin đặt hàng khách hàng gửi theo mẫu excel SIS.VN quy định, tự động tạo Purchase Order trên hệ thống);
• Cập nhật kế hoạch sản xuất tổng quát thể hiện thông tin: Số hợp đồng, Purchase Order, Style, Màu, Size, Số lượng;
• Thực hiện cân đối nguyên phụ liệu theo Purchase Order;
• Cập nhật đề nghị mua hàng và xét duyệt đề nghị mua hàng;
• Cập nhật và theo dõi báo giá nhà cung cấp, so sánh báo giá nhà cung cấp;
• Lựa chọn nhà cung cấp và tạo đơn đặt hàng mua theo Purchase Order;
• Theo dõi thông tin packing list nguyên phụ liệu và cập nhật lệnh nhập nguyên phụ liệu (đối với trường hợp mua nội địa) và lệnh nhập nguyên phụ liệu theo packing list (đối với trường hợp mua nhập khẩu);
• Cập nhật lệnh cấp phát nguyên phụ liệu dựa theo bảng cân đối nguyên phụ liệu;
• Theo dõi tiến độ sản xuất thực hiện đơn hàng, lập packing list hàng xuất và lập lệnh xuất hàng.

3.2. BỘ PHẬN KỸ THUẬT

• Cập nhật định mức báo giá theo Purchase Order (phục vụ cho Bp. Kế hoạch kinh doanh làm việc với khách hàng) bao gồm các thông tin: Style, Mã NPL, Tên NPL, ĐVT, Trọng lượng;
• Nhận kế hoạch sản xuất tổng quát từ Bp. Kế hoạch kinh doanh và cập nhật định mức sản xuất (Thừa kế từ dữ liệu định mức báo giá và chỉnh sửa);
• Lập sơ đồ tỷ lệ theo bàn cắt từ Nhà Máy, xác định phối size như thế nào bao gồm các thông tin: Style, Purchase Order, tên sơ đồ, ĐVT, Size, Số lượng.

3.3. BỘ PHẬN XUẤT NHẬP KHẨU

• Kiểm tra lệnh nhập NPL đối chiếu với thông tin trên tờ khai hải quan. Bổ sung thông tin số tờ khai trên lệnh nhập NPL;
• Theo dõi thông tin thừa thiếu nguyên phụ liệu theo từng Purchase Order và thực hiện quyết toán nguyên phụ liệu, báo cáo hải quan;
• Thừa kế lệnh xuất hàng và bổ sung thông tin số tờ khai hải quan trên lệnh xuất.

3.4. BỘ PHẬN KHO

• Thực hiện KCS Nguyên phụ liệu trước khi nhập kho;
• Nhập kho nguyên phụ liệu theo lệnh nhập. Phiếu nhập kho có các thông tin chính: Purchase Order khách hàng, số hợp đồng, thông tin vật tư, thông tin cây vải: màu, size, art, lô, chi tiết theo mã số cây tự sinh ra theo định dạng ngày về/ mã số cây – mã số cây là duy nhất để quản lý, chỉ cập nhật số lượng thực tế hàng về, không cho phép sửa thông tin của các mặt hàng theo tờ khai.
• Xuất kho nguyên phụ liệu theo lệnh cấp phát;
• Nhập kho thành phẩm theo packing list;
• Xuất kho thành phẩm theo lệnh xuất hàng;
• Xuất kho điều chuyển yếu tố (Purchase Order/ Style/ Màu/ Lot);
• Xuất hủy xử lý số dư nguyên vật liệu;
• Thực hiện Kiểm kê kho định kỳ;
• Tổng hợp Nhập - Xuất – Tồn kho theo yếu tố.

3.5. BỘ PHẬN THỐNG KÊ SẢN XUẤT

• Theo dõi kế hoạch sản xuất tổng quát và lập lệnh sản xuất: phân chuyền nào thực hiện;
• Lần lượt tại mỗi công đoạn sản xuất, ghi nhận phiếu thống kê tại từng công đoạn:

• Phiếu theo dõi bàn cắt: theo dõi các thông tin chính Style, PO, Màu, Sơ đồ, Số bàn cắt, Cây vải số. Cập nhật thông tin vải thực nhận, chương trình tự động tính toán được số lớp dự kiến cắt được (dựa trên sơ đồ tỷ lệ). Sau khi cắt thực tế, cập nhật số lớp thực tế cắt được, số đầu cây, chương trình tính được vải thực tế tiêu hao. Cuối ngày, chương trình tự động sinh ra phiếu xả vải (thể hiện thông tin số lượng vải nhập về, số lượng hao hụt, số lượng thực tế sử dụng);
• Phiếu thống kê rải chuyền: theo dõi các thông tin chính Style, Purchase Order, Màu, Tổ may, Thống kê rải chuyền theo từng size;
• Phiếu thống kê thành phẩm.

• Cung cấp báo cáo tiến độ sản xuất thực hiện đơn hàng.

3.6. BỘ PHẬN KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:

• Lập phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi theo mẫu của các ngân hàng ngay trên phần mềm. Có thể in trực tiếp các phiếu này từ phần mềm;
• Các hạch toán về tiền sẽ được tự động lên các bảng kê, sổ sách, sổ cái và báo cáo có liên quan.

Kế toán mua hàng & công nợ phải trả:

• Theo dõi dữ liệu đơn đặt hàng/ hợp đồng mua từ BP Kinh doanh - Kế hoạch, hạch toán phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuế nhập khẩu, VAT vào phần mềm;
• Theo dõi công nợ hạn thanh toán, báo cáo hạn thanh toán, nhắc nhở thanh toán trên phần mềm;
• Theo dõi bù trừ công nợ.

Kế toán bán hàng & công nợ phải thu

• Theo dõi dữ liệu đơn đặt hàng/ hợp đồng bán (Purchase Order) từ BP Kinh doanh - Kế hoạch, hạch toán hóa đơn bán hàng, hàng bán trả lại, thuế xuất khẩu, VAT vào phần mềm;
• Theo dõi công nợ, hạn thanh toán;
• Theo dõi giá trị chiết khấu trong trường hợp chính sách bán hàng áp dụng là chính sách chiết khấu.

Kế toán hàng tồn kho

• Hạch toán nhập mua, phiếu nhập thành phẩm, phiếu xuất kho, phiếu xuất CCDC, xuất điều chuyển kho vào phần mềm;
• Tính giá vốn tự động theo nhiều phương pháp;
• Theo dõi dữ liệu hàng tồn kho thông qua các báo cáo nhập - xuất - tồn từ Kho.

Kế toán TSCĐ, CCDC

• Thiết lập thông tin quản lý tài sản trên phần mềm: số lượng, giá trị, bộ phận sử dụng, tình trạng sử dụng…;
• Tự động tính và hạch toán khấu hao tài sản, phân bổ công cụ dụng cụ;
• Quản lý tăng giảm, biến động tài sản cố định qua các thời kỳ như nâng cấp, đình chỉ khấu hao, tiếp tục khấu hao, thanh lý…

Kế toán giá thành

• Chương trình tự động tập hợp chi phí thông qua các chứng từ được lập;
• Cập nhật phiếu nhập kho thành phẩm;
• Đánh giá sản phẩm dở dang;
• Khai báo phương thức tính giá thành với tiêu thức đa dạng, phù hợp theo mô hình sản xuất của doanh nghiệp (khai báo ngay trên phần mềm);
• Kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phẩm, đơn hàng.

Kế toán thuế, hạch toán lương

• Theo dõi dữ liệu tiền lương từ Bp. Nhân sự - Tiền lương, tiến hành hạch toán lương, hạch toán BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và thuế TNCN vào phiếu kế toán trên phần mềm.

Kế toán tổng hợp

• Chương trình lập các phiếu bổ sung nghiệp vụ hạch toán khác và các nghiệp vụ kế toán ngoài bảng;
• Tự động tạo bút toán khóa sổ, kết chuyển và phân bổ, tạo bút toán định kỳ;
• Khai thác hệ thống báo cáo: Sổ sách kế toán; Báo cáo thuế; Báo cáo quyết toán tài chính; Báo cáo quản trị, Phân tích tài chính… Một số báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của doanh nghiệp

3.7. BỘ PHẬN NHÂN SỰ

Cập nhật, theo dõi Hồ sơ CBNV:

• Cập nhật các thông tin liên quan về nhân viên để quản lý danh sách CBNV (mã nhân viên, mã hồ sơ lưu, tên CBNV, bộ phận, địa chỉ, ngày sinh, bộ phận công tác, chức vụ…);
• Tương ứng với từng hồ sơ CBNV, cán bộ Bp. Nhân sự - Tiền lương sẽ truy vết các thông tin liên quan: thông tin cá nhân, chi tiết đào tạo, phát sinh tạm ứng, công cụ dụng cụ đang dùng, quan hệ gia đình, các quyết định trong suốt quá trình làm việc (QĐ tăng/ giảm lương, QĐ thuyên chuyển/ bổ nhiệm, QĐ nghỉ việc…).

Cập nhật, theo dõi Hợp đồng lao động:

• Cập nhật, theo dõi các thông tin về hợp đồng của từng CBNV (mã hợp đồng, ngày hợp đồng, loại hợp đồng, lương cơ bản, mức lương hưởng BHXH…);
• Đối với các hợp đồng có thời hạn, phần mềm SIS.VN sẽ cảnh báo trước khi đến hạn một khoảng thời gian (khoảng thời gian do người sử dụng chủ động lựa chọn khai báo) để cán bộ phụ trách xem xét vấn đề ký kết tiếp tục.

Quản lý chấm công, phân ca làm việc:

• Phần mềm SIS.VN kết nối trực tiếp với máy chấm công, liên kết để lấy thời gian vào - ra thực tế của từng nhân viên, làm cơ sở để xác định việc đi muộn/ về sớm/ tăng ca;
• Đồng thời với các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ không lương, công tác… sẽ thực hiện chấm công bổ sung;
• Xử lý các tình huống điều chuyển ca, nghỉ bù sau tăng ca, nghỉ các ngày lễ trong năm…

Tính lương:

• Phần mềm cho phép khai báo và thực hiện tính lương theo nhiều phương thức khác nhau: tính lương theo thời gian, tính lương theo đơn giá sản phẩm từng công đoạn;
• Khai báo các tham số tính lương, tham số tính phụ cấp, tham số tính phụ cấp… trên phần mềm;
• Cập nhật đơn giá lương sản phẩm từng công đoạn, thừa kế sản lượng từ Bp. Thống kê - Sản xuất để tính lương theo sản phẩm cho công nhân;
• Tính các khoản trích theo lương, tính thuế TNCN.
• Chuyển dữ liệu cho Bp. Kế toán hạch toán lương.

• Công cụ hỗ trợ phê duyệt, giao việc trong quản lý và vận hành hoạt động của doanh nghiệp từ xa;

• Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến tình hình sản xuất, kinh doanh, tình hình tài chính, nhân sự… của công ty;

• Các công cụ báo cáo, phân tích về các chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp.