ERP là một phần mềm lớn bao quát tất cả các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa vào quy mô và loại hình kinh doanh, giải pháp ERP của bạn có thể tác động đến mọi bộ phận từ kế toán đến nhân sự tới phân phối sản phẩm và quản lý kho.

Một vài giải pháp mang tính tổng quát và được hướng tới quy mô của khách hàng còn các giải pháp khác được mài dũa để phù hợp với từng ngành công nghiệp cụ thể hoặc loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là ngành sản xuất. Nhưng mọi giải pháp đều có những phân hệ cốt lõi là nhóm những tính năng hỗ trợ tập hợp các chức năng kinh doanh.

Các phân hệ trong hệ thống ERP của các công ty đa quốc gia có nhiều tính năng hơn và phức tạp hơn các tính năng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ; các phân hệ được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ được đơn giản hóa để phù hợp với yêu cầu của họ.

Tóm lại, có 3 phân hệ sẽ đem lại lợi ích cơ bản khi sử dụng ERP cho bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô hay ngành công nghiệp.

1. Phân hệ tài chính kế toán quản trị - trái tim của phần mềm ERP

Phân hệ này có thể tập hợp các dữ liệu tài chính từ mọi bộ phận trong tổ chức của bạn để giúp bạn có cái nhìn tổng thể về hoạt động của tổ chức. Phân hệ tài chính xử lý tổng thể việc quản trị kế toán (bao gồm sổ cái và các khoản phải thu, phải trả), mua hàng, và thanh toán.

Một vài phân hệ cũng bao gồm cả hoạch định ngân sách, dự báo và quản lý tài sản. Một số nhà cung cấp gộp chung việc trả lương vào phân hệ tài chính của họ, trong khi số khác thì lại gộp vào phân hệ nhân sự. Mỗi phân hệ quản lý tài chính đều có chút khác biệt, vì vậy việc tìm ra cái nào hợp với chức năng tài chính trong doanh nghiệp của bạn là vô cùng quan trọng.

Để sử dụng nó một cách hiệu quả, bạn cần có khả năng tạo những báo cáo sử dụng dữ liệu thời gian thực. Những báo cáo này cũng nên dễ hiểu và thể hiện dữ liệu cho các nhân viên khác nhau trong doanh nghiệp của bạn; Giám đốc tài chính (CFO) cần một cái nhìn chắc chắn về dữ liệu tài chính và điều này không nhất thiết giống với cái nhìn mà Kế toán trưởng yêu cầu.

2. Các chức năng còn lại giúp quản lý doanh nghiệp tốt hơn

2.1. Phân hệ nhân sự giúp bạn quản lý mọi mặt về nguồn nhân lực

Phân hệ nhân sự thường được gọi là quản trị nguồn nhân lực (Human Resource Management - HRM). Phân hệ này được thiết kế để đơn giản hóa các giấy tờ HR và các công việc hành chính như quản lý thời gian, chấm công và phúc lợi cũng như cung cấp cho nhân viên những công cụ tự sử dụng, như một cổng thông tin để nhân viên tự quản lý thông tin cá nhân của mình.

Một vài phân hệ HR cũng có các ứng dụng để quản lý việc tính lương, quản trị tài năng, đào tạo và tuyển dụng, đảm bảo tuân thủ luật lao động và phân tích nguồn nhân lực.

Để sử dụng phân hệ HR hiệu quả, bạn phải chọn cái có thể hỗ trợ các tính năng mà bộ phận nhân sự của bạn phải thực hiện và phù hợp với nguồn lực của bộ phận. Ví dụ, nếu tất cả nhân viên của bạn đều làm việc hưởng lương tháng, bạn không cần các công cụ để theo dõi thẻ chấm công.

 SIS ERP là giải pháp có mẫu sẵn để các nhân viên nhân sự có thể điều chỉnh theo nhu cầu của họ và có giao diện dễ sử dụng.

2.2. Phân tích kinh doanh thông minh (BI) giúp bạn đưa ra những quyết định tốt hơn nhanh hơn

Phân hệ phân tích kinh doanh thông minh (BI) cung cấp các phân tích giúp các dữ liệu của bạn trở nên có ý nghĩa. BI có thể đem lại cho bạn cái nhìn sâu sắc về hoạt động của doanh nghiệp qua tất cả các bộ phận và tích hợp với những ứng dụng kinh doanh khác của doanh nghiệp như quản trị quan hệ khách hàng (CRM).

Điều này sẽ đem lại cho bạn cái nhìn thống nhất về tài chính, nhân sự, bán hàng, marketing và nhiều hơn nữa, tùy thuộc vào ứng dụng mà bạn đang sử dụng. Một phân hệ BI cần hoạt động theo thời gian thực và nó nên cung cấp những cách nhìn được cá nhân hóa dựa trên vai trò của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp.

Các báo cáo nên linh hoạt để bạn có thể thêm những trường mới khi bạn cần và tạo ra các công thức tùy chỉnh. Bạn cũng cần có khả năng sử dụng đồ thị và biểu đồ, đào sâu (drill-down) vào các báo cáo, sắp xếp, lọc và định dạng dữ liệu.

Phân hệ này cũng nên có khả năng tìm kiếm và hỗ trợ kết xuất ra các loại tài liệu đa dạng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Adobe PDF. Để đạt hiệu quả nhất, bạn nên tích hợp phân hệ BI với công cụ BI của nhà cung cấp thứ ba.

Phân hệ phân tích kinh doanh thông minh (BI) cung cấp các phân tích giúp các dữ liệu của bạn trở nên có ý nghĩa.